Con dấu doanh nghiệp có vai trò và ý nghĩa pháp lý rất quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy con dấu pháp lý doanh nghiệp là gì? Khi nào bắt buộc sử dụng? Trách nhiệm pháp lý liên quan đến dấu ra sao? Bài viết dưới đây của Luật và kế toán An Khang sẽ giải đáp các vấn đề trên.
Tổng quan về con dấu doanh nghiệp
Con dấu doanh nghiệp là phương tiện sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Nó là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
Theo khoản 1, 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Dựa theo chức năng của từng loại dấu, dấu bao gồm:
- Dấu tròn
- Dấu chức danh
- Dấu tên.
Vai trò của con dấu trong việc xác thực, chứng thực các văn bản, giao dịch
Vai trò con dấu doanh nghiệp trước hết phải kể tới là vai trò trong việc xác thực, chứng thực các văn bản, giao dịch. Con dấu là minh chứng giúp các chứng từ, văn bản pháp lý của doanh nghiệp được khẳng định, đảm bảo tính chính xác. Qua đó, giúp xác định và cụ thể hóa chủ thể có trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của văn bản đó.
Có thể thấy rằng, khi ký kết bất cứ một hợp đồng hay giao dịch dân sự nào hay hợp đồng giao dịch nào khác, các doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần có bước đóng dấu vào cuối mỗi trang hợp đồng và thường giáp lai với các hợp đồng từ 2 trang trở lên để xác định tính chính xác và có thực của hợp đồng đó. Mỗi một hợp đồng được người có thẩm quyền đóng dấu, thì khi đó mọi trách nhiệm của văn bản, hợp đồng đó sẽ được thực thi hoặc chịu trách nhiệm cho văn bản đó.
Ý nghĩa pháp lý của con dấu
Ý nghĩa pháp lý của con dấu doanh nghiệp thể hiện ở 3 yếu tố sau đây:
- Tạo niềm tin cho đối tác: Con dấu là biểu tượng chính thức của doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín. Khi một văn bản hay hợp đồng có dấu của doanh nghiệp, đối tác sẽ cảm thấy an tâm hơn về tính pháp lý và cam kết của doanh nghiệp đó.
- Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Con dấu giúp xác nhận các tài liệu, hợp đồng và giao dịch của doanh nghiệp. Khi có tranh chấp phát sinh, con dấu có thể được sử dụng như một bằng chứng pháp lý để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các vụ kiện tụng.
- Giúp cơ quan chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh: Con dấu là công cụ quan trọng để các cơ quan chức năng kiểm tra và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp đảm bảo rằng các giao dịch, hợp đồng và tài liệu của doanh nghiệp được thực hiện một cách minh bạch và hợp pháp.
Các trường hợp bắt buộc sử dụng con dấu theo quy định
Theo khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Theo đó, việc sử dụng con dấu chỉ bắt buộc khi pháp luật có quy định phải sử dụng con dấu. Tức là khi các văn bản theo quy định của pháp luật chuyên ngành có quy định.
Căn cứ theo quy định tại các Điều 24, 28, 36, 37, 40 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Phụ lục về hoá đơn kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thì đối với các hoá đơn (ví dụ hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng), chứng từ kế toán sẽ phải đóng dấu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, theo khoản 3 Điều 16 Nghị định 35/2007/NĐ-CP thì chứng từ ngân hàng cũng trong một số trường hợp cũng phải đóng dấu. Chứng từ ngân hàng là tất cả các tài liệu ghi dưới dạng giấy tờ, dạng điện tử hay các hình thức khác tương đương có giá trị ghi nhận lại tất cả thông tin giao dịch qua ngân hàng dưới mọi cách thức giao dịch trực tiếp, chuyển khoản,…
Chứng từ ngân hàng thể hiện, chứng minh việc bên này chuyển tiền cho bên kia theo hình thức thanh toán trong khuôn khổ quy định của pháp luật như séc, ủy nhiệm chi, lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử và các hình thức khác theo quy định pháp luật.
Trách nhiệm pháp lý liên quan đến con dấu
Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng con dấu
Theo khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì hiện có hai loại dấu được sử dụng: Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu và dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một trong hai loại hình dấu nêu trên cho phù hợp.
Còn tại khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của điều lệ công ty hoặc theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Do vậy, doanh nghiệp cần đề cao trách nhiệm của mình khi sử dụng cũng như quản lý và lưu trữ con dấu pháp lý.
Hậu quả của việc sử dụng con dấu không đúng quy định
Hiện nay nhiều chủ thể lợi dụng sử dụng con dấu không đúng quy định để thực hiện các hành vi trục lợi như giả mạo hoặc lạm dụng con dấu tuỳ tiện… Tất cả những hành vi vi phạm này đều bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Xử phạt hành chính
Theo Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP thì người có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu sẽ bị áp dụng hình thức phạt tiền và các biện pháp khắc phục hậu quả.
Mức phạt tiền thấp nhất là 500.000 đến cao nhất là 10.000.000 đồng. Mức phạt cụ thể tùy theo từng hành vi vi phạm.
Ví dụ:
- Mức phạt tiền từ 500 nghìn đồng đến 01 triệu đồng áp dụng với các hành vi như: Không thực hiện thủ tục cấp lại khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất; Không thực hiện thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng….
- Phạt tiền từ 05 triệu đồng đến 10 triệu đồng: Làm giả hồ sơ để làm thêm con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước; Làm giả con dấu hoặc sử dụng con dấu giả….
Hình thức xử phạt bổ sung về quản lý và sử dụng con dấu như: Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm. Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp lại con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu; Buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định; Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm….
Về xử lý hình sự
Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi, bổ sung 2017 quy định một số tội phạm liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu không đúng quy định như:
- Điều 341. Tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức; tội sử dụng con dấu hoặc tài liệu giả của cơ quan, tổ chức
- Điều 342. Tội chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức
Tuỳ vào từng tội phạm mà mức phạt tù sẽ khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần thận trọng trong việc sử dụng và quản lý con dấu của doanh nghiệp mình.
Kết luận
Trên đây là những giải đáp của chúng tôi về vai trò con dấu doanh nghiệp. Qua bài viết giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của con dấu doanh nghiệp cũng như hậu quả gánh chịu nếu có vi phạm liên quan đến sử dụng và quản lý con dấu. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề này và các vấn đề có liên quan hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Luật và kế toán An Khang để được hỗ trợ nhanh nhất, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063.686 để hoặc truy cập vào website để nhận tư vấn hỗ trợ từ chúng tôi. Trân trọng!
