Dịch vụ kế toán thuế

Hướng Dẫn Chi Tiết Về Lưu Trữ Hóa Đơn và Chứng Từ Kế Toán: Quy Định và Phương Pháp Hiệu Quả 2024

Lưu trữ hóa đơn và chứng từ kế toán các tài liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hoạt động tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Hãy cùng Luật An Khang tìm hiểu rõ hơn nhé!

Giới thiệu

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in (Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Hóa đơn đỏ là gì
Hóa đơn là gì

>>XEM THÊM: 

Hướng dẫn xuất hóa đơn VAT điện tử 2024: Đầy đủ, chính xác, dễ thực hiện

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ VÀ KHÔNG CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ – SỰ LỰA CHỌN NÀO CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP?

Thời hạn lưu trữ hóa đơn:

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hóa đơn điện tử đã trở thành một yếu tố thiết yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc lưu trữ hóa đơn không chỉ hỗ trợ công tác hạch toán mà còn cung cấp bằng chứng xác thực khi xảy ra rủi ro, giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề pháp lý có thể phát sinh trong tương lai.

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

“3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

  1. a) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
  2. b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;
  3. c) In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.”

Tiết kiệm thời gian và chi phí

→ Như vậy, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. Tại Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, pháp luật Việt Nam quy định cụ thể:

  • Hóa đơn phải được lưu trữ tối thiểu là 05 năm trong các trường hợp:
  • Chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho
  • Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành.
  • Đối với những trường hợp khác, được quy định cụ thể về thời hạn khác thì doanh nghiệp phải nghiêm túc chấp hành theo quy định đó.
  • Hóa đơn phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm trong các trường hợp sau:
  • Chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
  • Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
  • Báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán;
  • Báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán;
  • Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  • Hóa đơn lưu trữ vĩnh viễn với: Đối với hoạt động kinh doanh, các tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm những tài liệu có tính sử liệu và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu nào cần lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định, dựa trên tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu. Quyết định này được thực hiện cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận liên quan lưu trữ dưới dạng bản gốc hoặc các hình thức khác. (Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời gian lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên)

Các loại hóa đơn và chứng từ kế toán cần lưu trữ:

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn GTGT là tài liệu quan trọng ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ chịu thuế GTGT. Việc lưu trữ hóa đơn GTGT đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ không chịu thuế GTGT. Lưu trữ hóa đơn bán hàng đảm bảo tính chính xác và sẵn sàng cho việc kiểm toán và xử lý các vấn đề phát sinh.

Phiếu thu, phiếu chi

Phiếu thu và phiếu chi là các chứng từ ghi nhận các khoản thu và chi của doanh nghiệp. Việc lưu trữ chính xác phiếu thu, phiếu chi giúp quản lý hiệu quả dòng tiền và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Sổ kế toán

Sổ kế toán gồm sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản và các sổ kế toán khác. Đây là nơi quản lý và lưu trữ chi tiết các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và khả năng tra cứu nhanh chóng.

Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Đây là công cụ cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Đảm bảo lưu trữ hiệu quả

Việc lưu trữ hóa đơn và chứng từ kế toán cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật và áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật và sẵn sàng cho việc kiểm toán và xử lý các yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Phương pháp lưu trữ hóa đơn:

Lưu trữ hóa đơn giấy

  • Ưu điểm: Dễ dàng truy cập và kiểm tra khi cần thiết; Không phụ thuộc vào công nghệ hay hệ thống lưu trữ số.
  • Nhược điểm: Chiếm nhiều không gian lưu trữ; Dễ bị hư hỏng do các yếu tố môi trường như ẩm mốc, mối mọt; Khó khăn trong việc tìm kiếm và quản lý số lượng lớn tài liệu.
  • Cách bảo quản hóa đơn giấy: Lưu trữ ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp và ẩm ướt; Sử dụng bìa hồ sơ, tủ hồ sơ chống ẩm, chống cháy; Sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc loại hóa đơn để dễ dàng tìm kiếm.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

  • Ưu điểm: Tiết kiệm không gian lưu trữ; Dễ dàng quản lý, tìm kiếm và truy xuất thông tin; Bảo mật cao, giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng; Hỗ trợ xử lý nhanh chóng, hiệu quả trong công tác kế toán và kiểm toán.
  • Nhược điểm: Phụ thuộc vào hệ thống công nghệ thông tin và cơ sở hạ tầng lưu trữ; Có thể gặp rủi ro về bảo mật, hacker hoặc mất dữ liệu nếu không có biện pháp bảo vệ tốt; Đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cho hạ tầng công nghệ và phần mềm lưu trữ.
  • Các hình thức lưu trữ 
  • Lưu trữ trên máy tính: Lưu trữ hóa đơn điện tử trực tiếp trên ổ cứng máy tính hoặc server nội bộ của doanh nghiệp. Cần có biện pháp sao lưu dự phòng để tránh mất dữ liệu;
  • Lưu trữ đám mây: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây để lưu trữ hóa đơn điện tử. Đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao, dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường có các biện pháp bảo mật, sao lưu dữ liệu tự động, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.

Mức phạt vi phạm quy định về lưu trữ hóa đơn:

Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức phạt đối với từng trường hợp như sau:

1) Phạt cảnh cáo đối với trường hợp:

  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

2) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng:

Áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

3) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng:

Áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

4) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000

– Áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ (trừ trường hợp đã nêu trên).

→ Như vậy, việc lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử rất quan trọng, doanh nghiệp, đơn vị cần đảm bảo các dữ liệu về hóa đơn được lưu trữ theo thời gian quy định. trong quá trình lưu trữ phải đảm bảo an toàn, toàn vẹn về thông tin.

Trường hợp làm mất hỏng hóa đơn điện tử trong thời gian lưu trữ không khai báo kịp thời hoặc cố tình không khai báo sẽ bị phạt hành chính. Mức phạt sẽ căn cứ vào từng trường hợp cụ thế.

Kết luận

Để đảm bảo hiệu quả lưu trữ, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật và áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu hiệu quả.  Để biết những thông tin chi tiết khác về vốn điều lệ, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline ngay!

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Lê Khắc Dũng là thạc sĩ Luật Hà Nội với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Pháp lý Doanh nghiệp. Sứ mệnh của tôi và Luật An Khang là đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt trong mọi vấn đề Pháp lý

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *