Văn phòng đại diện được hiểu như nào? Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có đặc điểm thế nào? Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện doanh nghiệp? Quy định về tư cách pháp lý, các quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện doanh nghiệp mới nhất sẽ được Luật An Khang giải đáp trong bài viết sau đây!
1. Văn phòng đại diện là gì?
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Một số văn bản pháp luật liên quan đến văn phòng đại diện bao gồm:
- Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật DN)
- Nghị định 47/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
- Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài
- Công văn 15865/BTC-CST năm 2016 về lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện do Bộ Tài chính ban hành
- Công văn 658/TCT-CS năm 2017 về lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện do Tổng Cục thuế ban hành
2. Đặc điểm của văn phòng đại diện
Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện bao gồm các đặc điểm sau:
- Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân do nó là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Một trong những điều kiện để một tổ chức được coi là có tư cách pháp nhân là nhân danh mình tham gia quan hệ một cách độc lập nhưng mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phụ thuộc vào doanh nghiệp và thông qua việc ủy quyền, do đó, văn phòng đại diện không tham gia các quan hệ pháp luật với tư cách độc lập nên không được coi là có tư cách pháp nhân.
- Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà chỉ làm các nhiệm vụ theo sự ủy quyền của doanh nghiệp. Theo đó, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.
- Do bản chất là đơn vị phụ thuộc không có chức năng kinh doanh nên văn phòng đại diện không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập.
- Văn phòng đại diện vẫn có tên, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.
- Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào doanh nghiệp và do doanh nghiệp chi trả toàn bộ.
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp quyết định và hoạt động theo sự cho phép của doanh nghiệp.
3. Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện sẽ được chia thành 02 nhóm:
- (i) văn phòng đại diện cho công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam
- (ii) văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam).
Như vậy có thể thấy, chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản chỉ phục vụ mục đích chính là:
- Giữ vai trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng, giúp tăng cường khả năng giao tiếp và tương tác trực tiếp với khách hàng địa phương;
- Thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh;
- Tạo dựng một hình ảnh đáng tin cậy và gần gũi đối với khách hàng và đối tác địa phương. Bằng cách có một văn phòng đại diện, công ty có thể xây dựng một mặt trận vững chắc và tăng cường sự tín nhiệm từ phía đối tác kinh doanh.
Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện
Quyền của văn phòng đại diện
Quyền của Văn phòng đại diện quy định tại Điều 17 Luật thương mại 2005:
- Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
Nghĩa vụ của văn phòng đại diện
Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện quy định tại Điều 18 Luật thương mại 2005:
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.
- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
- Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Thủ tục đăng ký thành lập
Hồ sơ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/ thành phố nơi văn phòng đại diện đăng ký hoạt động hoặc qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
So sánh văn phòng đại diện và chi nhánh
| Tiêu chí | Chi nhánh | Văn phòng đại diện |
| Khái niệm | Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp
(Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020) |
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp
(Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020) |
| Ngành nghề kinh doanh | Được đăng ký tất cả các ngành nghề mà trụ sở chính đã đăng ký | Chỉ được đại diện theo ủy quyền |
| Phạm vi hoạt động | Được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo quyền | – Chỉ thực hiện nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó.
– Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh |
| Hình thức hạch toán | Có thể lựa chọn hình thức hạch toán phụ thuộc/hạch toán độc lập | Chỉ được hạch toán phụ thuộc |
| Nghĩa vụ thuế | – Chi nhánh nộp thuế môn bài tại Cơ quan thuế nơi có trụ sở chi nhánh.
– Trường hợp chi nhánh hạch toán phụ thuộc hoạt động tại địa bàn tỉnh, thành phố khác với địa bàn nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính thì thực hiện kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp tại nơi có trụ sở chính. – Chi nhánh vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với các khoản thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp theo quy định. |
– Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên không nộp thuế môn bài
– Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế đối với những sắc thuế văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế |
KẾT LUẬN
Trên đây là phần chia sẻ thông tin giải đáp thắc mắc về điều kiện, trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp của Luật An Khang. Quý khách hàng muốn tìm hiểu thêm quy định pháp luật về doanh nghiệp hoặc cần tư vấn thêm về các vấn đề pháp lý khác, Luật An Khang luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline nhé!
