Tra cứu hóa đơn điện tử là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong các giao dịch. Bài viết này của Luật và Kế toán An Khang sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 một cách dễ dàng và hiệu quả, từ việc truy cập hệ thống cho đến việc kiểm tra thông tin chi tiết.
Giới thiệu
Việc tra cứu hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát các giao dịch thương mại điện tử. Căn cứ vào Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc này không chỉ giúp các tổ chức và cá nhân kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các hóa đơn phát sinh mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, từ đó tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Các cách tra cứu hóa đơn điện tử
Việc tra cứu hóa đơn điện tử là quy trình quan trọng giúp các tổ chức và cá nhân xác minh thông tin và tính hợp lệ của các giao dịch thương mại điện tử. Dưới đây là một số cách thường được sử dụng để tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Trực tiếp trên website của Tổng cục Thuế
Bước thực hiện:
Đối với những người lựa chọn tra cứu hóa đơn điện tử tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế thì làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Chọn mục Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn cần tra cứu, nhấn Tìm kiếm.
- Thông tin có đánh dấu sao (*) thì bắt buộc phải điền.
- Tại mục Loại hoá đơn thì phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử tương ứng đã đăng ký hoặc được cấp trước đó.
- Tại mục Ký hiệu hóa đơn chỉ điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã.
- Tại mục Số hóa đơn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số.
- Tại mục Tổng tiền thanh toán cần nhập thông tin số tiền thanh toán theo dạng số.
Bước 4: Sau khi nhấn tìm kiếm, thì kết quả sẽ hiển thị trên màn hình.
- Nếu nhận được kết quả “Đã cấp mã hóa đơn” thì hóa đơn đã hợp lệ
- Nếu kết quả trả về là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn không tồn tại. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại thông tin mà mình đã đăng xem đã đúng hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.
Ưu điểm:
- Tiện lợi và nhanh chóng: Người dùng có thể truy cập vào website của Tổng cục Thuế bất cứ lúc nào để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và thuận tiện.
- Miễn phí và truy cập công khai: Dịch vụ tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế thường là miễn phí và dễ dàng truy cập công khai cho tất cả người dùng.
- Đáng tin cậy: Website của Tổng cục Thuế thường được quản lý chặt chẽ và cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo tính đáng tin cậy của kết quả tra cứu.
- Cập nhật thông tin mới nhất: Các hóa đơn điện tử mới nhất thường được cập nhật ngay trên website của Tổng cục Thuế, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý.
Nhược điểm:
Cần nhiều thông tin để tra cứu, có thể gặp lỗi khi truy cập website vào giờ cao điểm
Qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Đăng nhập theo thông tin mà Cơ quan Thuế đã cấp trước đó.
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu” sau đó lựa chọn “Tra cứu hóa đơn”
Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào“. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên màn hình và tất cả thông tin về TT 78 và NĐ 123.
Để xem cụ thể các thông tin về hóa đơn, ấn “Tìm kiếm”. Ở vùng hiển thị kết quả, chọn hóa đơn muốn xem và thực hiện các chức năng như Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML.
Ưu điểm:
Các thông tin như ngày xuất hóa đơn, số hóa đơn, thông tin khách hàng, và các mục chi tiết đều được lưu trữ trong hệ thống điện tử, giúp việc tra cứu và kiểm tra thông tin trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Nhược điểm:
Chỉ áp dụng cho doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Điều này có nghĩa là không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể sử dụng hóa đơn điện tử, mà chỉ những doanh nghiệp đã đăng ký và được cấp mã của cơ quan thuế mới có thể sử dụng.
Thông qua phần mềm hóa đơn điện tử
Chỉ cần truy cập vào trang Web của MeInvoice, mọi thao tác kiểm tra hóa đơn điện tử sẽ trở nên đơn giản hơn. Bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng file có đuôi *.xml của bất kỳ nguồn cung cấp hóa đơn điện tử.
Các bước tra cứu hóa đơn điện tử tại website của MeInvoice được cụ thể hóa như sau:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/
Bước 2: Tải lên file có đuôi *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Bước 3: Kết quả sẽ hiển thị ngay trên màn hình lúc upload file cần tra cứu. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải xuống kết quả tra cứu hoặc gửi email thông báo về tài khoản đăng ký.
Lưu ý: Hiện nay trên website MeInvoice.vn đã cập nhật giao diện kiểm tra hóa đơn đầu vào. Bạn có thể tra cứu tại URL https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/ theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Truy cập vào đường link: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/
Bước 2: Tải file xml của hóa đơn cần kiểm tra
Bước 3: Kết quả kiểm tra sẽ được hiển thị ngay trên màn hình website, ví dụ như hình sau:
Đồng thời, bạn có thể tải về kết quả hoặc nhận kết quả kiểm tra hóa đơn qua email.
Ưu điểm:
- Tiện lợi
- Nhanh chóng
- Nhiều tính năng hỗ trợ
Nhược điểm: Tốn phí (nếu dùng phần mềm trả phí)
Tra cứu bằng ứng dụng di động
Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng ứng dụng di động. Có hai cách để bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng ứng dụng di động, như sau:
Cách 1:
Bạn có thể tải và sử dụng ứng dụng Tra cứu hóa đơn eTax Mobile do Tổng cục Thuế cung cấp. Ứng dụng này cho phép bạn tra cứu hóa đơn điện tử bằng cách nhập mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, hoặc quét mã QR trên hóa đơn. Bạn cũng có thể xem, in, tải, chia sẻ, ký hóa đơn bên mua, và kiểm tra trạng thái xử lý hóa đơn.
Bạn có thể tải ứng dụng Tra cứu hóa đơn tại Google Play (đối với thiết bị sử dụng hệ điều hành Android) và AppleStore (đối với thiết bị sử dụng hệ điều hành IOS).
Cơ quan thuế khuyến cáo, bạn tuyệt đối không tải hoặc cài đặt các ứng dụng của cơ quan Thuế qua các đường dẫn không phải do Tổng cục thuế cung cấp.
Bạn có thể xem chi tiết thông báo này của Tổng cục thuế về việc giả mạo ứng dụng ngành Thuế tại địa chỉ sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Cách 2:
Bạn có thể tải và sử dụng một ứng dụng quét mã QR bất kỳ. Ứng dụng này cho phép bạn quét mã QR trên hóa đơn điện tử và chuyển hướng đến trang web tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế. Bạn có thể xem thông tin chi tiết về hóa đơn, nhưng không thể thực hiện các thao tác khác như in, tải, chia sẻ, ký hóa đơn bên mua, v.v..
Bạn có thể tải một ứng dụng quét mã QR tại CH Play hoặc Appstore, nhập từ khóa mã QR và chọn ứng dụng quét mã QR.
Tra cứu qua tin nhắn SMS (nếu có):
Cú pháp tra cứu:
Căn cứ tại tiểu mục 3 Mục I Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 1464/QĐ-BTC năm 2022 hướng dẫn đăng ký sử dụng hình thức tra cứu thông tin hóa đơn điện tử bằng tin nhắn điện thoại như sau:
Bước 1: Đầu mối đăng ký của cơ quan kiểm tra gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động theo Mẫu số 01/CCTT-NT Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Bước 2: Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thực hiện việc đăng ký mới sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động và thông báo kết quả cho đầu mối đăng ký của cơ quan kiểm tra bằng văn bản;
Trường hợp không chấp nhận đăng ký sử dụng phải nêu rõ lý do.
Bước 3: Thời hạn sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động đối với cả trường hợp đăng ký mới sử dụng là 24 tháng hoặc do bên sử dụng thông tin đề nghị nhưng không quá 24 tháng tính từ ngày Tổng cục Thuế gửi văn bản thông báo kết quả đăng ký mới cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin;
Trước thời điểm hết thời hạn sử dụng 30 ngày, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chuẩn bị hết thời hạn sử dụng. Việc thông báo được thực hiện dưới hình thức thư điện tử hoặc tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức.
Ưu điểm: Đơn giản, nhanh chóng
Nhược điểm: Khi tra cứu hóa đơn điện tử bằng cách soạn tin nhắn SMS có thể bị thu phí từ nhà mạng
Các trường hợp không tra cứu được hóa đơn và cách xử lý:
Dưới đây là các trường hợp không tra cứu được hóa đơn:
Hóa đơn chưa được cập nhật lên hệ thống:
Hóa đơn có thể chưa được doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế cập nhật lên hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử.
Sai thông tin hóa đơn:
Thông tin nhập vào để tra cứu (mã số thuế, số hóa đơn, ngày hóa đơn) có thể không chính xác hoặc không khớp với dữ liệu đã lưu trên hệ thống.
Hệ thống tra cứu hóa đơn gặp sự cố:
Hệ thống của cơ quan thuế có thể đang gặp sự cố kỹ thuật hoặc đang trong quá trình bảo trì, dẫn đến việc không thể tra cứu hóa đơn.
Hóa đơn bị hủy hoặc bị thay thế:
Hóa đơn có thể đã bị hủy hoặc thay thế bằng hóa đơn khác mà thông tin này chưa được cập nhật kịp thời trên hệ thống.
Cách xử lý khi không tra cứu được hóa đơn:
Kiểm tra và nhập lại thông tin:
Đảm bảo rằng tất cả các thông tin nhập vào để tra cứu hóa đơn đều chính xác. Kiểm tra kỹ mã số thuế, số hóa đơn và ngày hóa đơn.
Liên hệ với bên phát hành hóa đơn:
Liên hệ với doanh nghiệp phát hành hóa đơn để xác nhận xem hóa đơn đã được cập nhật lên hệ thống chưa. Nếu chưa, yêu cầu họ cập nhật hoặc cung cấp thông tin cần thiết.
Kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế:
Truy cập vào website của cơ quan thuế để kiểm tra xem có thông báo về việc bảo trì hoặc sự cố hệ thống nào không. Nếu có, chờ cho đến khi hệ thống hoạt động trở lại bình thường.
Liên hệ với cơ quan thuế:
Nếu đã thử tất cả các cách trên mà vẫn không tra cứu được hóa đơn, liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hỗ trợ. Cơ quan thuế có thể cung cấp thông tin về lý do không tra cứu được và hướng dẫn cách khắc phục.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ:
Sử dụng các phần mềm hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử nếu có. Các phần mềm này thường có các tính năng giúp kiểm tra và khắc phục lỗi trong quá trình tra cứu.
Kết luận
Trên đây là nội dung hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mà công ty Luật An Khang muốn gửi tới quý khách hàng. Nếu quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc hay có câu hỏi pháp lý khác thì vui lòng liên hệ qua Hotline để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc kịp thời.
