Ngày nay chữ ký số doanh nghiệp là một trong những công cụ thiết yếu phục vụ việc ký số trên các giao dịch điện tử, dịch vụ công trực tuyến thay cho chữ ký tươi. Vậy chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải đăng ký chữ ký số? Đăng ký chữ ký số cần chú ý những gì? Luật An Khang sẽ giải đáp trong bài viết dưới đây!
Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải đăng ký chữ ký số?
Chữ ký số dành cho doanh nghiệp là chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương con dấu, được sử dụng để xác thực giao dịch trực tuyến, kê khai thuế, nộp bảo hiểm và ký hợp đồng điện tử. Luật doanh nghiệp 2020 đã công nhận chữ ký số là một dạng con dấu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp mới thành lập sử dụng chữ ký số sẽ có rất nhiều lợi ích như:
- Đảm bảo an toàn thông tin nhờ công nghệ mã hóa công khai.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn cho doanh nghiệp.
- Hạn chế làm giả chữ ký nhờ công nghệ mã hóa.
- Đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Luật Doanh Nghiệp 2020 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Ứng dụng của chữ ký số:
- Kê khai và nộp thuế, bảo hiểm xã hội điện tử: Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai thuế hải quan điện tử, lĩnh vực ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử… mà không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty.
- Xác thực hóa đơn điện tử: nội dung hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số/chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có) thì mới đảm bảo được tính hợp lệ.
- Ký hợp đồng với đối tác trực tuyến: doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để ký hợp đồng với các đối tác để làm ăn trực tuyến, tất cả mọi việc được rút gọn vào việc ký vào file văn bản hợp đồng và gửi qua email.
Quy định về chữ ký số, việc sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp mới thành lập
Các thông tin có trong chữ ký số
Về phần thông tin có trong chữ ký số dành cho doanh nghiệp sẽ bao gồm:
- Thông tin của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
- Số hiệu của chứng thư số (số seri)
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
- Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số (Ví du: VNPT-CA)
- Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số
- Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số
- Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.
Quy định về việc sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp mới thành lập
Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp:
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Điều 9 Nghị định trên quy định, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số
Một bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau:
- 01 Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.
- 01 Bản sao CMND/Căn cước hoặc hộ chiếu người đại diện pháp lý của doanh nghiệp.
- Nếu trong trường hợp uỷ quyền cho người khác thực hiện đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm giấy uỷ quyền và CMND/Căn cước hoặc hộ chiếu của người được uỷ quyền đăng ký.
- Đơn đề nghị cấp chứng thư số – mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Nộp hồ sơ tại đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký số
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần tìm một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng uy tín để nộp đăng ký chữ ký số.
Có thể nộp hồ sơ theo hai hình thức: trực tiếp tại quầy hoặc nộp trực tuyến.
Nhận kết quả, hoàn thành đăng ký chữ ký số
Nhận kết quả, hoàn thành đăng ký chữ ký số
Sau khi được cấp chứng thư số, doanh nghiệp sẽ được nhận USB token từ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Nhà cung cấp sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện cài đặt và sử dụng chữ ký số. Doanh nghiệp thực hiện kiểm tra lại các thông tin và ký biên bản hợp đồng thanh toán để hoàn tất đăng ký chữ ký số
Chứng thư số là phần mã hóa bên trong chữ ký số chứa đựng các thông tin định danh nhằm xác nhận cá nhân, doanh nghiệp nào là người sử dụng chữ ký số.
Lưu ý khi đăng ký sử dụng chữ ký số
Chi phí đăng ký sử dụng chữ ký số
Tùy vào từng công ty cung cấp dịch vụ mà giá đăng ký chữ ký số là khác nhau. Dưới đây là một vài yếu tố cần xem xét và tìm hiểu kỹ trước khi mua:
- Báo giá đã bao gồm thuế VAT hay chưa?
- Báo giá đã bao gồm chi phí kích hoạt, cài đặt hay hướng dẫn sử dụng?
- Báo giá đó đã là giá cuối cùng để thanh toán hay chưa?
- Có phát sinh chi phí nào khác khi sử dụng chữ ký số hay không?
Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số
Một tổ chức uy tín đủ điều kiện cung cấp chữ ký số phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Tổ chức đó được cấp phép bởi Bộ Thông tin Truyền thông.
- Sở hữu nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất, trình độ nhân lực tốt. Đảm bảo về mặt triển khai và vận hành sản phẩm cho khách hàng.
- Sở hữu nền tảng công nghệ, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư 16/2019/TT-BTTTT.
- Có dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, có thể hỗ trợ kịp thời.
Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng chữ ký số hay không?
Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.
Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Nhưng căn cứ vào lợi ích của chữ ký số, mặc dù không bắt buộc, doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số để thuận tiện và an toàn hơn trong các giao dịch điện tử.
Kết luận
Khi quyết định đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng các vấn đề về giá, đơn vị cung cấp, giá trị pháp lý… để có một chữ ký số phù hợp với quy định pháp luật. Quý khách hàng muốn tìm hiểu thêm quy định pháp luật về thành lập doanh nghiệp hoặc cần tư vấn thêm về các vấn đề pháp lý khác, Luật An Khang luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline nhé!
