Công ty bắt buộc có con dấu hay không đang khiến nhiều doanh nghiệp hoang mang. Vậy con dấu công ty được pháp luật quy định như thế nào? Khi nào bắt buộc sử dụng con dấu và khi nào không? Bài viết dưới đây của Luật và kế toán An Khang sẽ giải đáp chi tiết vấn đề này.
Giới thiệu về con dấu công ty
Tầm quan trọng của con dấu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Con dấu công ty xuất hiện từ khá lâu đời và được dùng rất nhiều trong các giao dịch. Vì thế nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Sử dụng con dấu giúp xác nhận tính hợp pháp của các văn bản, hợp đồng, tài liệu của doanh nghiệp. Đồng thời, tạo niềm tin và uy tín đối với đối tác, khách hàng và các cơ quan nhà nước. Con dấu giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát các văn bản và tài liệu nội bộ một cách hiệu quả.
Bên cạnh đó, con dấu giúp bảo vệ tài liệu khỏi sự giả mạo và thay đổi tuỳ tiện, trái phép. Mặt khác, giúp tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Trong nhiều trường hợp, việc đóng dấu trên các chứng từ giao dịch là bắt buộc để hoàn tất giao dịch.
Khái niệm con dấu doanh nghiệp
Hiện nay pháp luật không đưa ra quy định thế nào là con dấu. Theo đó với cách hiểu thông thường thì con dấu là một hình thức kí hiệu đặc biệt, dùng để phân biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác hay cá nhân này với cá nhân khác một cách đơn giản, rõ ràng và đặc biệt là có độ chính xác cao.
Tại khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.
Như vậy, có thể hiểu con dấu doanh nghiệp là biểu tượng hoặc dấu hiệu được sử dụng bởi một doanh nghiệp để chứng nhận các tài liệu, văn bản trong các giao dịch.
Hiện nay, trong doanh nghiệp thường có các loại dấu như dấu tròn, dấu vuông, dấu tên, dấu chức danh…
Quy định pháp luật về con dấu doanh nghiệp
Hiện nay, quy định về con dấu doanh nghiệp được điều chỉnh tập trung bởi các văn bản quy phạm pháp luật, bao gồm:
- Luật Doanh nghiệp 2020
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP
- Thông tư 151/2014/TT-BTC
- Các văn bản pháp luật khác có liên quan
Các trường hợp bắt buộc sử dụng con dấu
Theo khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Theo đó, việc sử dụng con dấu chỉ bắt buộc khi pháp luật có quy định phải sử dụng con dấu. Tức là khi các văn bản theo quy định của pháp luật chuyên ngành có quy định.
Ngoài ra, đối với các hoá đơn, chứng từ kế toán, chứng từ ngân hàng cũng phải có đầy đủ con dấu của doanh nghiệp.
- Hóa đơn: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng phải có con dấu của doanh nghiệp để xác nhận tính chính xác và hợp pháp của giao dịch.
- Chứng từ kế toán: Các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê tài sản đều yêu cầu có con dấu để đảm bảo tính chính thức và hợp lệ.
- Chứng từ ngân hàng: Các tài liệu liên quan đến giao dịch ngân hàng như giấy nộp tiền, giấy rút tiền, giấy bảo lãnh ngân hàng cũng cần có con dấu của doanh nghiệp.
Như vậy, có 2 trường hợp bắt buộc phải sử dụng con dấu:
- Trong các hóa đơn, chứng từ kế toán, chứng từ ngân hàng
- Các văn bản theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Các trường hợp không bắt buộc sử dụng con dấu
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì con dấu công ty sẽ tồn tại dưới hai hình thức gồm dấu được làm tại các cơ sở khắc dấu và dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Theo đó, doanh nghiệp có quyền lựa chọn sử dụng dấu truyền thống hay dấu chữ ký số.
Tuy nhiên, chữ ký số chỉ được sử dụng đối với các văn bản điện tử, đối với các văn bản, hợp đồng bản giấy như hiện nay thì vẫn cần phải sử dụng đến con dấu truyền thống. Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng đồng thời cả hai loại con dấu này trong quá trình hoạt động.
Mặt khác, theo khoản 3 Điều 43 Luật này thì doanh nghiệp chỉ bắt buộc sử dụng dấu trong các trường hợp pháp luật quy định. Còn các trường hợp khác, nếu Điều lệ công ty hoặc quy chế quản lý sử dụng con dấu của công ty có quy định sử dụng con dấu trong những loại giao dịch và trên các văn bản giấy tờ nhất định nào thì phải tuân theo quy định đó.
Thông thường với các hợp đồng giao dịch như hợp đồng kinh tế hay giấy tờ nội bộ của doanh nghiệp không bắt buộc phải có dấu. Tuy nhiên, việc sử dụng dấu trong các nhóm giấy tờ này có thể sử dụng theo nhu cầu.
Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty nhanh nhất
Hồ sơ đăng ký mẫu dấu
Hồ sơ đăng ký mẫu dấu bao gồm:
- Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp;
- Thông báo về việc thay đổi mẫu dấu hoặc số lượng con dấu của doanh nghiệp;
- Trong trường hợp doanh nghiệp muốn đăng ký mẫu con dấu mới, cần phải có giấy thông báo về việc hủy mẫu dấu đã sử dụng trước đó của doanh nghiệp.
Quy trình đăng ký mẫu dấu
Trường hợp đăng ký trực tiếp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
Ở bước này, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu như đã nêu trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để tiến hành đăng tải thông báo về mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh. Nếu hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành nhận và xử lý hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi nhận thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện việc đăng tải mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu dấu mới thì thông báo của các lần trước đó sẽ không còn hiệu lực.
Trường hợp đăng ký qua mạng
Nếu thực hiện đăng ký sử dụng con dấu qua mạng online thì thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo đường link: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx của Bộ Kế hoạch và đầu tư.
Bước 2: Lập hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng
Các bước hoàn thiện hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng gồm:
- Chọn lựa phương thức nộp hồ sơ
- Chọn hình thức đăng ký online
- Tìm doanh nghiệp, đơn vị để đăng ký thay đổi
- Chọn “Thông báo mẫu dấu”
- Chọn giấy tờ cần nộp qua mạng điện tử
- Xác nhận thông tin vừa kê khai.
Bước 3: Kê khai thông tin thông báo mẫu dấu qua mạng
Người đăng ký cần kê khai thông tin đầy đủ trong hồ sơ thông báo mẫu dấu, cụ thể:
- Nhập thông tin về mẫu dấu: Loại thông báo, ngày có hiệu lực thực thi, số lượng, ghi chú…
- Thông tin về người ký: Cần chỉ định người ký trên hồ sơ doanh nghiệp, khi đó người ký phải sử dụng chữ ký công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp;
- Thông tin chức năng của cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ tại phần “Chức danh”;
- Thông tin của người liên hệ.
Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng.
Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
Sau khi hoàn thiện đầy đủ thông tin nêu trên, người dùng nhấn nút “Chuẩn bị”.
Nhập mã xác nhận trên màn hình;
Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ ở dưới mã xác nhận (hồ sơ ở dạng không chỉnh sửa được);
Trong trường hợp hồ sơ vẫn còn chưa đầy đủ theo quy định thì sẽ có cảnh báo đỏ hiển thị trên màn hình thì người dùng có thể tiếp tục bổ sung thông tin theo hướng dẫn.
Bước 6: Xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng ký số
Theo đó, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, nhấn nút “Ký số” và thực hiện theo các bước sau:
- Cắm USB token vào ổ USB của máy tính để bàn, laptop;
- Chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
- Chọn nút Xác nhận;
- Chọn nút Ký số;
- Nhập mã PIN;
- Khi có thông báo việc ký số thành công, chọn nút Đóng.
Bước 7: Hoàn thiện nộp hồ sơ và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” khi được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ.
Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn, người đăng ký có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.
Sau nộp, hồ sơ sẽ được lưu lại, người dùng có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất cứ thời điểm nào.
Trong trường hợp nhầm lẫn, sai sót, người đăng ký có thể sửa chữa, bổ sung thông tin mà không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Bước 8: Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đã hoàn thiện quy trình nộp, Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận xử lý hồ sơ và gửi email thông báo nếu hồ sơ hợp lệ.
Kết luận
Trên đây là những giải đáp của chúng tôi về vấn đề bắt buộc có con dấu của doanh nghiệp hay không. Qua bài viết giúp bạn hiểu rõ trường hợp nào bắt buộc và không bắt buộc đăng ký sử dụng con dấu công ty. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề này và các vấn đề có liên quan hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Luật và kế toán An Khang để được hỗ trợ nhanh nhất, vui lòng liên hệ đến hotline 0936.149.833 để hoặc truy cập vào website để nhận tư vấn hỗ trợ từ chúng tôi. Trân trọng!
