Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia mới nhất

Với sự phát triển của công nghệ, bạn hoàn toàn có thể tự mình đăng ký doanh nghiệp trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện. Bài viết này, Luật và Kế toán An Khang sẽ “mổ xẻ” chi tiết quy trình nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời phân tích sâu các quy định pháp lý liên quan, giúp bạn tránh những sai sót thường gặp.

Những sai lầm thường gặp khi nộp hồ sơ Đăng ký doanh nghiệp online

Trong quá trình hỗ trợ khách hàng nộp hồ sơ Đăng ký kinh doanh lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Luật và Kế toán An Khang nhận thấy khách hàng hay mắc phải những sai lầm sau:

Thứ nhất, tài khoản đăng ký kinh doanh chưa được kích hoạt. Nhiều khách hàng sau khi đăng ký tài khoản thì không vào email để kích hoạt tài khoản theo đúng hướng dẫn nên dù có đăng nhập chính xác tên đăng nhập và mật khẩu thì cũng không thể vào được tài khoản để tiến hành nộp hồ sơ. 

Thứ hai, tài liệu khách hàng tải lên có dung lượng quá lớn. Thông thường, những tài liệu khi up lên hệ thống của Cổng thông tin chỉ được định dạng bằng file DPF hoặc word và dung lượng dưới 15Mb. Bởi vậy, đôi khi, Điều lệ công ty quá dài và quá nặng khiến bạn không thể up được tài liệu lên. Khi đó, bạn cần nén tài liệu lại để nó chỉ có dung lượng dưới 15Mb.

Thứ ba, nộp lại hồ sơ mới trong khi hồ sơ cũ đang được xử lý. An Khang đã gặp nhiều trường hợp, hồ sơ của công ty này đang được xử lý tại một tài khoản nhưng khách hàng lại nộp lại hồ sơ này sang một tài khoản khác. Với những trường hợp thông tin trùng lặp tại 2 tài khoản đăng ký kinh doanh khác nhau như thế này, chuyên viên họ sẽ từ chối xử lý hồ sơ được nộp sau.

Nhìn chung, nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online cũng không hề dễ dàng như bạn vẫn tưởng. Nếu chỉ copy paste thì ai cũng làm được, nhưng nộp thế nào cho chuẩn để hồ sơ không bị trả lại thì không phải ai cũng biết. 

Vậy nộp hồ sơ thế nào là chuẩn nhất, hãy đọc hết bài viết này để Luật và Kế toán An Khang hướng dẫn bạn nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp mới nhất nhé!

Hướng dẫn nộp hồ sơ Đăng ký kinh doanh trực tuyến

Chuẩn bị hồ sơ

Trước tiên, để có thể nộp hồ sơ, bạn cần phải chuẩn bị sẵn các tài liệu cần thiết để nộp lên hệ thống của Cổng thông tin. Tùy vào loại hình công ty mà bạn đăng ký, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ giấy tờ cần thiết. 

Tuy nhiên, để hồ sơ có thể nộp lên, bạn cần lưu ý các yêu cầu sau:

• Hồ sơ phải đúng định dạng, thường sẽ là định dạng có đuôi .doc, .docx hoặc .pdf.
• Dung lượng mỗi loại tài liệu chỉ được phép dưới 15Mb.
• Hình ảnh của tài liệu phải rõ ràng thông tin, không cắt ghép/không có dấu hiệu cắt ghép, rõ màu chữ ký và dấu (nếu có),…
• Các văn bản phải được soạn thảo đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật.

Các bước nộp hồ sơ

Bước 1: Đăng ký tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Hiện nay, Cổng thông tin cho phép đăng tài khoản đăng ký doanh nghiệp thông qua ứng dụng VNeID. Theo đó, bạn bấm Đăng ký và chọn Đăng ký bằng VNeID. 

Sau đó, hệ thống sẽ hướng dẫn bạn đăng ký tài khoản mới, hoặc nếu bạn đã có tài khoản, hãy chọn “liên kết tài khoản”.

Sau khi đăng ký, hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra email để kích hoạt tài khoản đăng ký kinh doanh của mình.

Bước 2: Lựa chọn phương thức nộp hồ sơ

Tại trang chủ của Cổng thông tin, bạn chọn mục Đăng ký doanh nghiệp. Sau đó bấm chọn phương thức “Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh” rồi chọn “Tiếp theo”.

Bước 3: Chọn loại đăng ký trực tuyến

Trong trường hợp này, hãy chọn “Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc” để thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 4: Chọn loại hình doanh nghiệp

Dựa theo loại hình doanh nghiệp bạn đăng ký ở hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hãy chọn loại hình phù hợp với doanh nghiệp. 

Nếu bạn là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hãy chọn thêm mục “Doanh nghiệp có GPĐT/GCNĐKĐT” để tiếp tục. Các trường hợp khác cũng lựa chọn tương tự.

Sau khi bấm Tiếp theo, kiểm tra thông tin hiển thị trên hệ thống và bấm Bắt đầu.

Xem thêm: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp: Chìa khóa để khởi nghiệp thành công

Bước 5: Nhập liệu 

Sau đó, bạn tiến hành nhập liệu thông tin vào hệ thống. Bạn cần lưu ý phải kiểm tra thật kỹ từng thông tin, chỉ những thông tin nào được đánh dấu tích V màu xanh phía sau mới tính là hợp lệ. Bạn lần lượt điền thông tin vào các trường thông tin sau:

• Hình thức đăng ký: Kiểm tra thật kỹ thông tin được hiển thị, sau đó bấm Lưu. Hệ thống sẽ hiện lên dấu tích xanh ở bên cạnh tên mục.

• Địa chỉ: Điền đầy đủ các trường thông tin được hiển thị. Thông tin về địa chỉ được điền lên hệ thống phải nhất quán và giống như trên giấy tờ bản cứng. Điền đầy đủ 5 cấp địa chỉ và bắt buộc phải có email và số điện thoại. Bấm lưu, hệ thống sẽ hiện lên dấu tích xanh, nếu hệ thống không hiện dấu tích xanh, bạn nên kiểm tra lại thật kỹ thông tin đã điền xem còn thiếu sót gì không.

Xem thêm: Có được thuê địa chỉ để thành lập công ty không? Quy định mới nhất và những lưu ý quan trọng

• Ngành nghề kinh doanh: Bạn nhập mã số ô vào thanh tìm kiếm bên cạnh cụm từ “Mã số ngành nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam”, bấm vào ngành nghề mình muốn đăng ký và bấm chọn. 

• • • Thực hiện lần lượt với các mã ngành khác (nếu có).
    • Sau khi chọn đủ ngành nghề, hãy thêm chi tiết vào ngành nghề tương ứng như thông tin bạn đã điền vào hồ sơ bản cứng. Lưu ý: điền thông tin chính xác và giống như hồ sơ bản cứng, không thừa thiếu một từ nào.
    • Bạn có thể điền thứ tự các mã không giống như bản cứng, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên điền đúng thứ tự trong bản cứng, vì như vậy chuyên viên có thể dễ dàng kiểm tra và hồ sơ của bạn sẽ được duyệt nhanh hơn. 
    • Sau khi điền đầy đủ thông tin chi tiết của mã ngành, hãy chọn ngành nghề chính. Tick vào hàng có ngành nghề chính mà bạn muốn đăng ký.
    • Sau đó bấm Cập nhật chính rồi bấm lưu. Hệ thống sẽ hiện lên dấu tích xanh.

• Tên doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc: Điền chính xác thông tin về tên doanh nghiệp, bao gồm tên tiếng Việt, tên tiếng Anh và tên viết tắt (nếu có). Lưu ý, kiểm tra chính tả thật kỹ để không bị sai lệch so với tên trên bản hồ sơ cứng. Bấm lưu và chuyển sang mục tiếp theo.

Xem thêm: Cách đặt tên công ty HAY – ĐÚNG LUẬT mà không bị trùng

• Thông tin về chủ sở hữu: Thông thường, khách hàng thành lập doanh nghiệp mới của Luật và Kế toán An Khang đều là cá nhân. Ở bài viết này, chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn cho những chủ thể là cá nhân, do đó, bạn bấm tick chọn Cá nhân để tiếp tục điền thông tin ở dưới.

• • • Điền đầy đủ thông tin về họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, dân tộc, địa chỉ và thông tin trên giấy tờ pháp lý của người làm đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Giấy tờ pháp lý ở đây có thể là Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu, tùy vào loại giấy tờ bạn sử dụng để điền thông tin trên bản cứng mà lựa chọn loại Giấy tờ phù hợp. 
    • Lưu ý: 
      • Hãy cẩn trọng và kiểm tra thật kỹ các con số: số căn cước, số hộ chiếu, ngày tháng năm sinh hay ngày cấp, ngày hết hạn của giấy tờ. Những lỗi này tuy nhỏ khó phát hiện nhưng sẽ làm mất rất nhiều thời gian nếu có xảy ra sai sót.
      • Địa chỉ thường trú và địa chỉ liên lạc có thể giống hoặc khác nhau. Nếu giống, bạn chọn Trùng địa chỉ thường trú, nếu khác, chọn Khác và nhập chính xác địa chỉ thông tin liên lạc.
    • Thông tin về số điện thoại và email là bắt buộc phải có.
    • Chọn Lưu, hệ thống sẽ hiển thị tích xanh bên cạnh tên mục. 

• Thông tin về vốn: Bạn điền chính xác số vốn điều lệ, trong đó có vốn điều lệ bằng tiền Việt và vốn điều lệ bằng ngoại tệ, hệ thống sẽ tự động quy ra số vốn bằng chữ. 

• • • Loại nguồn vốn cũng phải được điền chính xác, bạn có thể lựa chọn điền tỷ lệ nguồn vốn hoặc số tiền vốn, hệ thống sẽ tự động tính cho bạn số liệu ở cột còn lại. 
    • Điền tương tự với tài sản góp vốn.
    • Bấm Lưu.

Xem thêm: Vốn điều lệ của doanh nghiệp – chứng minh thế nào?

• Chủ sở hữu: Bạn chọn Tạo danh sách rồi điền thông tin tương tự như cách điền thông tin về Chủ sở hữu. Quan trọng là thông tin được điền vào phải chính xác, trùng khớp với thông tin trên hồ sơ bản cứng. Sau khi điền đầy đủ thông tin, bấm Lưu.

• Thông tin về thuế: 

• • • Ở mục Giám đốc/Tổng giám đốc và Kế toán trưởng, bấm chọn tạo mới (nếu có) và điền thông tin tương tự như mục Chủ sở hữu và chủ sở hữu.
    • Trong mục Thông tin thuế, lựa chọn địa chỉ chính xác. Tick chọn mục địa chỉ chính xác, trùng khớp với mục địa chỉ bạn ghi trong hồ sơ bản cứng. Nếu bạn chọn Địa chỉ khác, hãy điền đầy đủ thông tin địa chỉ mới và thông tin về Số điện thoại, Email. 
    • Lựa chọn Hình thức hạch toán, năm tài chính và số lượng lao động dự kiến của doanh nghiệp.
    • Ở mục Ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh, để trống nếu công ty bạn bắt đầu hoạt động từ khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu là ngày khác thì điền chính xác ngày hoạt động vào. 
    • Tương tự với phương pháp tính thuế, trên hồ sơ bạn lựa chọn phương pháp nào thì ở hệ thống bạn lựa chọn phương pháp đấy.
    • Sau đó bấm Lưu.

• Ở mục Thông tin về bảo hiểm xã hội và Đăng ký sử dụng hóa đơn, bạn lựa chọn hình thức trùng khớp với hồ sơ bản giấy.

Có thể bạn muốn biết: Giám đốc công ty có phải đóng bảo hiểm xã hội không? Giải đáp thắc mắc từ chuyên gia năm 2024

• Người nộp hồ sơ: 

• • Nếu bạn là Người được ủy quyền, bạn phải điền thêm thông tin ở trường Thông tin ủy quyền. Trong trường thông tin này, bạn phải điền đầy đủ thông tin của Người được ủy quyền và Người làm giấy đề nghị Đăng ký doanh nghiệp.
  • Nếu bạn là người trực tiếp làm giấy đề nghị và nộp hồ sơ, bạn chỉ cần điền đủ thông tin Người làm giấy đề nghị Đăng ký doanh nghiệp là được.

• Ở mục Người ký, bạn điền thông email bạn dùng để Đăng ký tài khoản vào và ký xác thực hồ sơ.

• Riêng mục Thông tin về người đại diện theo ủy quyền, nếu doanh nghiệp của bạn có người đại diện theo ủy quyền thì bạn điền đầy đủ thông tin, còn không bạn có thể bỏ qua vì đây là mục không bắt buộc. 

Bước 6: Tải danh mục hồ sơ

• Đầu tiên, bấm vào dấu cộng bên cạnh tên danh mục Văn bản đính kèm. Tại đó, chọn hạng mục tài liệu và điền số lượng tài liệu của hạng mục đó. Ví dụ: Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân: 2; Điều lệ công ty: 1.
• Bấm Lưu sau từng lựa chọn.
• Sau đó, bạn tải lên tất cả các văn bản cần có. Lưu ý hồ sơ phải đúng định dạng và dung lượng mà chúng tôi đã nhắc ở trên.
  • Bấm Chọn tệp, chọn tệp bạn cần tải, chọn Tải lên. Làm lần lượt với các loại giấy tờ còn lại.
  • Sau khi tải lên đủ giấy tờ, hệ thống sẽ hiện lên danh sách giấy tờ, bạn lựa chọn loại danh mục phù hợp với mỗi loại giấy tờ và bấm lưu.

Xem thêm: [2024] Mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – Công ty cổ phần 2024

Bước 7: Kiểm tra thông tin và nộp hồ sơ

Sau khi hoàn thành mọi bước, bạn tiến hành kiểm tra lại tất cả thông tin đã điền. 

Bấm vào mục Xem trước để có thể xem trước thông tin hồ sơ bạn đã nộp.

Sau khi chắc chắn mọi thông tin, bạn bấm Chuẩn bị và bấm Xác nhận. Đối với những tài khoản lần đầu nộp hồ sơ, bạn sẽ phải thực hiện thêm bước bấm Ký hồ sơ. 

Sau khi hoàn thành các thủ tục trên, bạn thanh toán bằng các phương thức đã cho để hoàn thiện hồ sơ.

Sau đó, bạn sẽ nhận được Giấy biên nhận.

Xem thêm: Hoạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp: hướng dẫn từ chuyên gia

Trên đây là đầy đủ các bước nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ điều gì thắc mắc, đừng ngần ngại liên hệ với Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn miễn phí. Còn nếu quy trình nộp hồ sơ này vẫn còn quá khó, vậy hãy để chúng tôi hỗ trợ bạn! Liên hệ ngay hotline 0936 149 833.