Top 4 trường hợp hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị từ chối
Bạn nghĩ rằng mình đã chuẩn bị kỹ càng hồ sơ thành lập doanh nghiệp với tư thế nộp một phát ăn luôn nhưng hồ sơ vẫn bị từ chối? Không chỉ mình bạn, nhiều doanh nghiệp cũng đã bị từ chối hồ sơ dù đã chắc nịch hồ sơ mình soạn đúng. Vậy đâu là những sai lầm thường gặp khiến hồ sơ “rớt đài”? Hãy cùng Luật và Kế toán An Khang điểm qua Top 4 trường hợp hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị từ chối và cách khắc phục hiệu quả nhé!
Hậu quả của việc hồ sơ bị từ chối
Việc hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị từ chối không chỉ đơn thuần là một trở ngại hành chính, mà còn kéo theo nhiều hệ lụy ảnh hưởng đến kế hoạch và nguồn lực của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Mất thời gian, lỡ cơ hội: Quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ đã tiêu tốn thời gian và công sức của doanh nghiệp. Khi hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp phải mất thêm thời gian để sửa chữa, bổ sung và nộp lại, làm trì hoãn việc triển khai các hoạt động kinh doanh, thậm chí có thể lỡ những cơ hội thị trường quan trọng.
- Tốn kém chi phí: Ngoài chi phí chuẩn bị hồ sơ ban đầu, doanh nghiệp còn phải chịu thêm các khoản chi phí phát sinh khi hồ sơ bị từ chối, như chi phí in ấn, photo, công chứng giấy tờ, chi phí đi lại…
- Ảnh hưởng đến uy tín: Việc hồ sơ bị từ chối có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng, khiến họ nghi ngờ về năng lực và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
- Gây stress, ảnh hưởng đến tinh thần khởi nghiệp: Việc hồ sơ bị từ chối gây ra nhiều stress và áp lực cho người thành lập doanh nghiệp, ảnh hưởng đến tinh thần và động lực khởi nghiệp.
Xem thêm: Chi phí thành lập công ty cổ phần tại Việt Nam mới nhất!

Chính vì những lý do trên, việc hiểu rõ các nguyên nhân khiến hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị từ chối là vô cùng quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu, tránh những sai sót không đáng có và đảm bảo quá trình thành lập diễn ra thuận lợi.
Top 04 trường hợp hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị từ chối
Hồ sơ vi phạm lỗi về địa chỉ doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở chính là nơi doanh nghiệp đặt “đại bản doanh” và thực hiện các hoạt động kinh doanh chính. Đây không chỉ đơn thuần là một địa điểm trên bản đồ, mà còn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín và thậm chí là sự phát triển của doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật, địa chỉ trụ sở doanh nghiệp phải đáp ứng nhiều điều kiện khắt khe. Nếu không cẩn thận, bạn có thể gặp phải những lỗi sau khiến hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị từ chối:
Thứ nhất là địa chỉ “ảo” chỉ tồn tại trên giấy tờ. Nhiều doanh nghiệp do chưa tìm được địa điểm phù hợp hoặc muốn tiết kiệm chi phí nên đã khai báo địa chỉ trụ sở không có thật, không tồn tại hoặc không thuộc quyền sở hữu, sử dụng hợp pháp của mình. Việc này là vi phạm pháp luật và có thể dẫn đến nhiều rắc rối sau này.
Ví dụ như việc một khách hàng của chúng tôi khai báo địa chỉ trụ sở là một căn hộ nhưng thực tế không thuê hoặc sở hữu căn hộ đó.

Thứ hai là địa chỉ không đủ tiêu chuẩn về kích thước. Mỗi loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh sẽ có những quy định riêng về diện tích tối thiểu của trụ sở. Ngoài ra, địa chỉ trụ sở còn phải đảm bảo các điều kiện về an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường… Nếu không đạt được những tiêu chuẩn đó, hồ sơ sẽ bị trả về.
Đã từng có trường hợp, khách hàng của chúng tôi kinh doanh nhà hàng nhưng địa chỉ trụ sở lại quá nhỏ, không đủ diện tích bếp và khu vực chế biến thực phẩm theo quy định nên bị chuyên viên phòng Đăng ký kinh doanh trả hồ sơ.

Thứ ba, địa chỉ không phù hợp với ngành nghề. Vị trí địa chỉ trụ sở phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu kinh doanh ngành nghề gây ô nhiễm môi trường, bạn không thể đặt trụ sở trong khu dân cư. Nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất sơn nhưng lại đặt trụ sở trong khu dân cư, gây ảnh hưởng đến sức khỏe của người dân xung quanh thì tất nhiên sẽ không được phê duyệt hồ sơ.
Từ kinh nghiệm tư vấn cho khách hàng, An Khang khuyến nghị bạn nên khắc phục lỗi theo những cách sau:
- Thay đổi địa chỉ trụ sở: Bạn nên tìm kiếm một địa chỉ mới phù hợp với các quy định của pháp luật.
- Bổ sung giấy tờ chứng minh: Nếu địa chỉ hiện tại đủ điều kiện nhưng chưa có đầy đủ giấy tờ chứng minh, bạn cần bổ sung thêm như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…
- Thực hiện các biện pháp khắc phục: Nếu địa chỉ không đáp ứng yêu cầu về an toàn phòng cháy chữa cháy hoặc vệ sinh môi trường, bạn cần thực hiện các biện pháp khắc phục để đạt tiêu chuẩn.
Có thể bạn nên xem: Có được thuê địa chỉ để thành lập công ty không? Quy định mới nhất và những lưu ý quan trọng

Hồ sơ vi phạm lỗi về hồ sơ
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp chính thức bước vào hoạt động. Bởi vậy, nó cần phải được chuẩn chỉnh về mọi mặt, từ số lượng, chất lượng đến tính chính xác của thông tin. Bất kỳ lỗi nhỏ nào cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối, gây mất thời gian và công sức cho doanh nghiệp.

An Khang có thể chỉ ra cho bạn những lỗi mà khách hàng của chúng tôi thường hay gặp phải.
Thứ nhất, thiếu giấy tờ. Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ yêu cầu một bộ hồ sơ với những giấy tờ cụ thể. Việc thiếu bất kỳ giấy tờ nào cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Ví dụ như:
- Thiếu giấy tờ cơ bản: Có những sự thiếu sót hơi “ngớ ngẩn” nhưng thực tế vẫn xảy ra, đó là nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nhưng lại thiếu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Ngoài ra, hồ sơ của bạn có thể thiếu cả Điều lệ công ty, bản sao CMND/CCCD của chủ sở hữu…
- Thiếu giấy tờ đặc thù: Đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần phải có giấy phép con hoặc các giấy tờ chứng nhận đủ điều kiện khác… Việc thiếu những giấy tờ này cũng sẽ khiến hồ sơ bị từ chối.
Có thể bạn muốn xem: [2024] Mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – Công ty cổ phần 2024

Thứ hai, giấy tờ không hợp lệ. Không chỉ đầy đủ, các giấy tờ trong hồ sơ còn phải hợp lệ về mọi mặt. Những giấy tờ không được coi là giấy tờ hợp lệ khi:
- Giấy tờ hết hạn: Trong quá trình làm việc, chúng tôi gặp rất nhiều trường hợp khách hàng cung cấp CMND/CCCD hết hạn, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp góp vốn đã hết hạn…. Lỗi này ít ai để ý đến, nhưng lại là lỗi lớn khiến hồ sơ bị trả về.
- Giấy tờ giả mạo: An Khang khuyến cáo khách hàng không nên sử dụng bằng cấp giả, chứng minh nhân dân giả… vì khi đó, không chỉ hồ sơ bạn bị từ chối mà còn có khả năng phải chịu những hậu quả pháp lý khác.
- Giấy tờ không đúng quy cách: Bản sao không có công chứng, giấy tờ bị rách, nát, mờ nhạt…

Thứ ba, thông tin trên web không khớp với giấy tờ. Trong quá trình điền thông tin lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, mọi thông tin trong hồ sơ phải tuyệt đối chính xác và trùng khớp với các giấy tờ cung cấp. Có đôi khi, sự thiếu cẩn trọng khi điền thông tin lên hệ thống cũng khiến doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian để chờ đợi và bổ sung, đặc biệt là những lỗi nhỏ liên quan đến con số, sai chính tả:
- Sai tên, sai số CMND/CCCD: Đây là lỗi cơ bản nhưng rất thường gặp, chỉ cần sai một con số cũng khiến hồ sơ bị trả lại.
- Sai địa chỉ, sai ngành nghề kinh doanh: Việc khai báo sai thông tin này có thể ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế hoặc các quy định pháp luật áp dụng cho doanh nghiệp.
- Sai vốn điều lệ: Vốn điều lệ khai báo trong hồ sơ phải khớp với số vốn thực tế góp và giấy tờ chứng minh nguồn gốc vốn.

Để khắc phục những lỗi này, An Khang đề xuất những giải pháp sau:
- Kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ trước khi nộp: Bạn cần đảm bảo đầy đủ giấy tờ, giấy tờ hợp lệ và thông tin chính xác.
- Tham khảo ý kiến của chuyên gia: Nếu không chắc chắn về thủ tục hoặc quy định pháp luật, hãy nhờ đến sự tư vấn của các chuyên gia pháp lý. Tại đây, bạn có thể tham khảo ý kiến các chuyên viên pháp lý của Luật và Kế toán An Khang.
- Sử dụng dịch vụ thành lập doanh nghiệp: Các công ty dịch vụ như chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn chuẩn bị và nộp hồ sơ đầy đủ, chính xác, đảm bảo tính pháp lý.
Hồ sơ vi phạm lỗi về Chủ sở hữu
Vấn đề chủ sở hữu không đủ điều kiện là một trong những vướng mắc mà chúng tôi thường gặp khi tiến hành đăng ký doanh nghiệp. Vì nhân thân và thông tin về chủ sở hữu thường khó kiểm tra hơn so với các thông tin khác, nên không tránh khỏi trường hợp sau khi nộp hồ sơ mới biết chủ sở hữu không đủ điều kiện pháp lý.

Trong số những trường hợp bị trả lại, An Khang gặp nhiều nhất những trường hợp sau:
Thứ nhất, chủ sở hữu không đủ năng lực hành vi dân sự. Theo Bộ luật Dân sự 2015, người chưa thành niên (dưới 18 tuổi) hoặc người bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự không có khả năng tự mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ dân sự. Do đó, họ không đủ điều kiện để làm chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Trên thực tế, vấn đề về tuổi tác thì rất dễ xác định, nhưng vấn đề về năng lực dân sự thì rất khó để xác định dẫn đến hồ sơ bị từ chối dù mọi điều kiện khác đều đã đáp ứng đủ.

Thứ hai, chủ sở hữu đang bị cấm thành lập doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, những người đang bị cấm thành lập doanh nghiệp bao gồm:
- Người đang chấp hành hình phạt tù.
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Người bị Tòa án cấm thành lập doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể nắm bắt được những thông tin này nếu không có lý lịch tư pháp của chủ sở hữu. Ngay cả với những đơn vị thành lập doanh nghiệp như chúng tôi cũng khó có thể biết được người đó có đủ điều kiện hay không.

Thứ ba, chủ sở hữu cung cấp thông tin không chính xác. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu phải cung cấp thông tin trung thực, chính xác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Các hành vi có thể khiến hồ sơ của bạn bị trả về bao gồm:
- Giả mạo giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân).
- Khai man lý lịch (trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc).
- Sử dụng thông tin của người khác.
Với những hành vi này, hồ sơ của bạn không chỉ bị từ chối mà còn có khả năng cao bạn sẽ bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ vi phạm. Tuy nhiên, cũng như trường hợp trên, những lỗi như thế này cũng khó có thể xác định nếu bạn là người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thay cho chủ doanh nghiệp.

Chính vì lẽ đó, An Khang đề xuất những cách khắc phục lỗi như sau:
- Thay đổi chủ sở hữu: Bạn nên lựa chọn người khác đủ điều kiện theo quy định để làm chủ sở hữu cũng như là người đại diện theo pháp luật.
- Bổ sung giấy tờ chứng minh người đại diện đủ điều kiện: Trong trường hợp bạn tự tin chủ sở hữu đủ điều kiện, hãy cung cấp đầy đủ, chính xác các giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Rà soát kỹ hồ sơ trước khi nộp: Hãy đảm bảo mọi thông tin trong hồ sơ là chính xác, trung thực và đầy đủ.
Lưu ý: Việc lựa chọn chủ sở hữu là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Bạn cần tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật và lựa chọn người phù hợp, có đủ năng lực và uy tín để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Ngoài ra, nếu người thành lập doanh nghiệp từng là chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khác đã bị tuyên bố phá sản, họ có thể bị hạn chế quyền thành lập doanh nghiệp mới trong một thời gian nhất định. Chính vì vậy, hãy kiểm tra kỹ lịch sử kinh doanh của người thành lập và đảm bảo họ đủ điều kiện theo quy định.
Nếu người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp mà họ từng tham gia có nợ thuế hoặc vi phạm thuế chưa xử lý, hồ sơ thành lập doanh nghiệp mới có thể bị từ chối. Để hồ sơ có thể được chấp thuận, hãy xử lý dứt điểm các khoản nợ thuế hoặc vi phạm thuế tại doanh nghiệp cũ.
Hồ sơ vi phạm lỗi về vốn điều lệ
Vốn điều lệ không chỉ đơn thuần là con số khai báo trên giấy tờ mà nó còn phản ánh năng lực tài chính, quy mô hoạt động và mức độ cam kết của chủ sở hữu đối với doanh nghiệp. Do đó, pháp luật có những quy định chặt chẽ về vốn điều lệ để đảm bảo sự minh bạch, an toàn và ổn định cho thị trường mà bạn phải tuân thủ.

Những trường hợp đặt vốn điều lệ mà bạn nên xem xét thật kỹ như sau:
Thứ nhất, vốn điều lệ quá thấp. Hãy thử nghĩ xem, nếu bạn thành lập công ty cổ phần kinh doanh bất động sản với vốn điều lệ chỉ có 100 triệu đồng thì thực sự có khả thi hay không? Ngành nghề này đòi hỏi vốn đầu tư lớn để mua đất, xây dựng, phát triển dự án… mà vốn của bạn chỉ 100 triệu thì có thực sự đúng không?
Vốn điều lệ thấp cũng có thể là dấu hiệu của việc “thành lập doanh nghiệp ma”, nhằm mục đích lừa đảo, trốn thuế hoặc thực hiện các hoạt động phi pháp. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm ngăn chặn tình trạng này, do đó, hồ sơ của bạn có thể sẽ bị từ chối.
Bạn nên xem thêm: Sai lầm khi đăng ký vốn điều lệ: hướng dẫn tránh rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp

Thứ hai, không chứng minh được nguồn gốc vốn. Luật Phòng, chống rửa tiền 2012 yêu cầu các tổ chức, cá nhân phải chứng minh nguồn gốc hợp pháp của tài sản. Việc góp vốn vào doanh nghiệp cũng không ngoại lệ. Người góp vốn bằng tiền mặt nhưng không giải trình được nguồn gốc số tiền đó (không có giấy tờ chứng minh thu nhập hợp pháp, không có hợp đồng cho vay, tặng cho…) thì hồ sơ bị từ chối là điều có thể hiểu được.

Bởi vậy, An Khang mách nhỏ cho bạn những cách khắc phục sau:
- Bổ sung vốn điều lệ: Bạn nên đảm bảo vốn điều lệ đáp ứng mức tối thiểu của ngành nghề mà bạn muốn kinh doanh, phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
- Cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc vốn: Hãy chuẩn bị sẵn sàng đầy đủ, chính xác các giấy tờ theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2023/TT-BKHĐT phòng trường hợp chuyên viên yêu cầu.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu gặp khó khăn trong việc xác định vốn điều lệ hoặc chứng minh nguồn gốc vốn, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của luật sư, chuyên gia tư vấn pháp lý, mà tại đây có Luật và Kế toán An Khang sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Trên đây là 4 lý do thường gặp nhất khiến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của bạn bị từ chối. Từ những phân tích chi tiết về địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, chủ sở hữu,…chúng ta thấy rõ việc nắm vững quy định pháp luật là yếu tố then chốt để quá trình thành lập doanh nghiệp diễn ra thuận lợi.
Hãy trang bị cho mình kiến thức pháp lý đầy đủ, chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy định. Đừng để những sai sót không đáng có cản trở giấc mơ kinh doanh của bạn! Liên hệ ngay với Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ 24/7!