Cuối năm là thời điểm cơ quan thuế liên tục đi kiểm tra, thanh tra thuế của các doanh nghiệp. Nếu bạn cũng lo lắng doanh nghiệp của mình có xảy ra sai sót trong quá trình thanh tra thì hãy bỏ túi ngay 07 loại hồ sơ này để tránh bị phạt. Cùng Luật và Kế toán An Khang tìm hiểu nhé!
Hậu quả khi không chuẩn bị đủ giấy tờ khi cơ quan thuế thanh tra
Thanh tra thuế là hoạt động của cơ quan quản lý thuế nhằm đánh giá việc chấp hành pháp luật về thuế của người nộp thuế, xác minh và thu thập, phân tích thông tin, dữ liệu liên quan đến người nộp thuế để xử lý vi phạm hành chính về thuế theo quy định của pháp luật.
Không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để sẵn sàng cho sự thanh tra của cơ quan thuế sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn gánh chịu hậu quả khôn lường, không chỉ phải chịu phạt hành chính mà còn có thể phải chịu hậu quả về mặt hình sự. Cụ thể:
Bị phạt tiền
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và các tài liệu cần thiết khác trong thời hạn quy định có thể bị phạt tiền từ 2 – 10 triệu đồng. Mức phạt tiền này là mức phạt chung áp dụng cho hành vi không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ.
Tuy nhiên, mức phạt cụ thể còn phụ thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và số tiền thuế bị truy thu.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp bạn cố tình che giấu, làm giả chứng từ để trốn thuế thì mức phạt sẽ cao hơn so với trường hợp doanh nghiệp chỉ vô ý làm mất chứng từ.
Trường hợp vô ý làm mất chứng từ, doanh nghiệp của bạn vẫn bị phạt tiền từ 2 – 10 triệu đồng. Tuy nhiên, cơ quan thuế có thể xem xét giảm nhẹ mức phạt nếu doanh nghiệp chứng minh được mình đã cố gắng khắc phục hậu quả, bổ sung chứng từ kịp thời và không gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước.
Trường hợp cố tình che giấu, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm và số tiền thuế bị truy thu để quyết định mức phạt cụ thể.
Có thể bạn muốn tìm hiểu: Kiểm toán thuế là gì?
Bị ấn định thuế
Ấn định thuế là gì? Ấn định thuế là việc cơ quan thuế xác định số tiền thuế phải nộp của người nộp thuế mà không dựa trên số liệu kê khai của người nộp thuế. Thay vào đó, cơ quan thuế sẽ sử dụng các phương pháp khác để tính toán số thuế phải nộp, ví dụ như:
- So sánh doanh nghiệp của bạn với doanh nghiệp cùng ngành: Cơ quan thuế sẽ xem xét doanh thu, lợi nhuận của các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành, có quy mô và điều kiện kinh doanh tương tự để ước tính số thuế phải nộp của doanh nghiệp bạn.
- Ước tính doanh thu: Cơ quan thuế có thể căn cứ vào các yếu tố như quy mô kinh doanh, số lượng nhân viên, lượng hàng hóa nhập xuất, điện nước tiêu thụ,… để ước tính doanh thu và tính toán số thuế phải nộp.
- Căn cứ vào các tài liệu, chứng cứ thu thập được: Cơ quan thuế sẽ thu thập các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ các nguồn khác nhau (như ngân hàng, đối tác, khách hàng…) để làm căn cứ ấn định thuế.
Việc ấn định thuế có thể để lại những hậu quả như: Bạn phải nộp số tiền thuế do cơ quan thuế ấn định, có thể cao hơn số thuế thực tế phải nộp, doanh nghiệp bạn có thể bị phạt tiền do vi phạm quy định về quản lý thuế và hơn cả là ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bạn nên đọc thêm: Những lỗi thường gặp khi báo cáo thuế
Bị truy thu thuế và phạt chậm nộp
Trường hợp bạn thiếu hồ sơ giấy tờ, cơ quan thuế hoàn toàn có căn cứ để liệt kê doanh nghiệp của bạn vào các trường hợp: kê khai sai, không kê khai hoặc có hành vi gian lận, trốn thuế để tiến hành truy thu thuế của bạn.
Truy thu thuế là việc cơ quan thuế yêu cầu người nộp thuế nộp thêm số tiền thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước. Nói một cách dễ hiểu, khi bạn kê khai và nộp thuế, nếu cơ quan thuế phát hiện bạn đã nộp thiếu do kê khai sai hoặc chưa nộp thì họ sẽ yêu cầu bạn nộp thêm phần thuế còn thiếu đó, và hành động này gọi là “truy thu thuế”.
Khi truy thu thuế, ngoài việc nộp đủ số tiền thuế còn thiếu, người nộp thuế còn có thể bị phạt tiền chậm nộp nếu nộp sau thời hạn quy định.
Lãi suất phạt chậm nộp thuế hiện hành là 0,03%/ngày. Tiền phạt chậm nộp sẽ được tính theo công thức: Số tiền thuế chậm nộp x 0,03% x Số ngày chậm nộp.
Ví dụ: Doanh nghiệp chậm nộp 100 triệu đồng tiền thuế trong 30 ngày. Tiền phạt chậm nộp sẽ là: 100.000.000 x 0,03% x 30 = 900.000 đồng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải nộp tổng cộng 100.900.000 đồng (gồm 100 triệu đồng tiền thuế và 900.000 đồng tiền phạt).
Xem thêm: Bị cưỡng chế hóa đơn có được xuất hóa đơn lẻ không? Tất tần tật những điều bạn cần biết
Ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh
Việc bị thanh tra thuế và xử phạt không chỉ gây thiệt hại về kinh tế mà còn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ nhất, đối tác sẽ nghi ngờ về tính minh bạch và sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Có thể họ sẽ e ngại hợp tác, làm giảm cơ hội kinh doanh.
Thứ hai, khách hàng có thể mất niềm tin vào doanh nghiệp. Họ lo ngại về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, thậm chí là sự ổn định của doanh nghiệp. Điều này có thể khiến họ quay sang đối thủ cạnh tranh.
Cuối cùng, cơ quan chức năng sẽ “gắn mác” doanh nghiệp là đơn vị vi phạm pháp luật. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong các thủ tục hành chính, xin giấy phép hoặc tham gia đấu thầu.
Chưa hết, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng không nhỏ.
Quá trình thanh tra thuế thường kéo dài, doanh nghiệp phải tập trung thời gian, nhân lực để giải quyết. Hoạt động sản xuất kinh doanh có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng đến hiệu quả.
Bên cạnh đó, chi phí hoạt động cũng tăng cao. Doanh nghiệp phải chi trả các khoản chi phí phát sinh như thuê luật sư, chuyên gia tư vấn, in ấn tài liệu…
Và khi uy tín bị ảnh hưởng, doanh nghiệp có thể mất đi các cơ hội kinh doanh quan trọng, khó khăn trong việc tiếp cận nguồn vốn hay mở rộng thị trường.
Khởi tố hình sự (trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng)
Khi doanh nghiệp thiếu giấy tờ cần thiết, cơ quan thuế có thể sẽ kết luận doanh nghiệp bạn cố tình thiếu giấy tờ để trốn thuế, hậu quả sẽ đặc biệt nghiêm trọng, nhất là khi số tiền trốn thuế lớn.
Cụ thể, doanh nghiệp của bạn có thể phải đối mặt với các hình phạt hình sự như:
Thứ nhất, phạt tiền. Mức phạt tiền trong trường hợp trốn thuế có thể rất cao, lên đến hàng tỷ đồng. Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào số tiền thuế bị trốn và các tình tiết tăng nặng (nếu có). Số tiền trốn thuế càng lớn, mức phạt tiền càng cao.
Ví dụ, trốn thuế 500 triệu đồng, mức phạt tiền có thể từ 100 triệu đến 500 triệu đồng; trốn thuế 1 tỷ đồng, mức phạt tiền có thể từ 200 triệu đến 1 tỷ đồng; trốn thuế 10 tỷ đồng, mức phạt tiền có thể từ 2 tỷ đến 10 tỷ đồng.
Thứ hai, phạt tù. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người trực tiếp thực hiện hành vi trốn thuế có thể bị phạt tù với mức phạt từ 02 năm đến 07 năm. Mức phạt tù cụ thể sẽ phụ thuộc vào số tiền thuế bị trốn và các tình tiết tăng nặng (nếu có).
Ví dụ, trốn thuế 500 triệu đồng, có thể bị phạt tù từ 02 năm đến 03 năm; trốn thuế 1 tỷ đồng, có thể bị phạt tù từ 03 năm đến 05 năm; trốn thuế 10 tỷ đồng, có thể bị phạt tù từ 05 năm đến 07 năm.
Thứ ba, hình phạt bổ sung. Ngoài phạt tiền và phạt tù, doanh nghiệp và người phạm tội còn có thể bị áp dụng các hình phạt bổ sung như: Cấm đảm nhiệm chức vụ; cấm hành nghề hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.
07 loại hồ sơ không thể thiếu khi thanh tra thuế
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp là tập hợp các tài liệu pháp lý quan trọng, xác định tư cách pháp lý và hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp. Nó giống như “giấy khai sinh” và “lý lịch” của doanh nghiệp, cung cấp thông tin về sự tồn tại, hoạt động và các quyền hạn của doanh nghiệp. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp có vai trò:
- Xác định tư cách pháp lý: Hồ sơ pháp lý là cơ sở để xác định tư cách pháp lý của doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tham gia vào các hoạt động kinh doanh, giao dịch dân sự, ký kết hợp đồng…
- Tuân thủ pháp luật: Hồ sơ pháp lý giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý.
- Bảo vệ quyền lợi: Hồ sơ pháp lý là công cụ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong các tranh chấp, khiếu nại.
- Tăng cường uy tín: Doanh nghiệp có hồ sơ pháp lý đầy đủ, chính xác sẽ tạo được sự tin tưởng cho đối tác, khách hàng, nâng cao uy tín trên thị trường.
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm:
- Đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)
- Căn cước công dân/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật
- Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của công ty
- Đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế
- Kết quả đăng ký tài khoản ngân hàng
Khi chuẩn bị loại hồ sơ này, bạn cần phải lưu ý thật kỹ 03 vấn đề, bao gồm:
Một là, kiểm tra kỹ ngày cấp và thời hạn hiệu lực của các giấy tờ như Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy phép con… để đảm bảo chúng còn giá trị pháp lý.
Hai là, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên các giấy tờ này, bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ…
Và nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin doanh nghiệp, bạn cần cập nhật và bổ sung kịp thời các giấy tờ pháp lý liên quan.
Hồ sơ sổ sách kế toán
Hồ sơ sổ sách kế toán của doanh nghiệp là tập hợp có hệ thống các sổ sách dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Đây là nơi tập trung mọi thông tin về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận… của doanh nghiệp, được sử dụng để theo dõi, quản lý và đánh giá tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh.
Hồ sơ sổ sách kế toán bao gồm:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ cái tài khoản: Tất cả các tài khoản phát sinh
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định
- Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
- Chi phí trả trước
- Bảng định mức nguyên vật liệu
- Bảng dự toán quyết toán công trình
- Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
- Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu
- Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải trả
- Sổ chi tiết tiền vay
Đối với loại hồ sơ này, bạn cần phải:
- Ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán theo đúng quy định.
- Chữ ký của người lập, người ghi sổ, kế toán trưởng phải rõ ràng, đầy đủ trên mỗi trang sổ và trên các báo cáo tài chính.
- Số liệu phải được ghi chép rõ ràng, chính xác, không tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sai sót, cần sửa chữa theo đúng quy định về sửa chữa sổ sách kế toán.
Và hơn hết, phải lưu trữ sổ sách kế toán theo đúng quy định, đảm bảo an toàn, bảo mật.
Có thể bạn muốn đọc: Hoạch toán chi phí doanh nghiệp
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là các tài liệu bằng văn bản có chứa thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nói cách khác, đây là bằng chứng xác thực các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính chính xác, trung thực và minh bạch của thông tin kế toán.
Chứng từ kế toán bao gồm:
- Hóa đơn mua vào, bán ra
- Tờ khai hải quan, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
- Phiếu thu, phiếu chi
- Phiếu nhập kho
- Phiếu kế toán khác
- Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN
- Sổ phụ tài khoản ngân hàng
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Chứng từ kế toán mà bạn trình lên cơ quan thuế phải đáp ứng được 03 yêu cầu cơ bản là:
- Một là, chứng từ được sử dụng một cách hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật.
- Hai là, chứng từ phải có đầy đủ nội dung, chữ ký, con dấu của các bên liên quan.
- Ba là doanh nghiệp của bạn đã lưu giữ chứng từ theo đúng quy định, phân loại, sắp xếp khoa học để dễ dàng tra cứu.
Hồ sơ khai thuế
Hồ sơ khai thuế là tập hợp các tài liệu mà người nộp thuế lập và gửi đến cơ quan thuế để kê khai nghĩa vụ thuế của mình. Nó giống như “bản tự khai” về các hoạt động kinh doanh, thu nhập, chi phí…
Hồ sơ khai thuế bao gồm:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng
- Tờ khai thuế vãng lai, thuế nhà thầu
- Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào bán ra
- Thông báo phát hành hóa đơn, Hợp đồng đặt in hóa đơn
- Báo cáo tài chính
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Để trình bộ hồ sơ này lên cơ quan thuế, bạn cần:
- Kiểm tra kỹ các số liệu khai báo trên tờ khai thuế, đảm bảo chính xác, trung thực, phù hợp với sổ sách kế toán và chứng từ kế toán.
- Kê khai đúng hạn theo quy định của pháp luật về thuế.
Lưu trữ các tờ khai thuế đã nộp để đối chiếu khi cần thiết.
Hồ sơ lương, thưởng
Hồ sơ lương, thưởng là tập hợp các chứng từ, tài liệu liên quan đến việc chi trả lương, thưởng cho người lao động, được sử dụng để làm căn cứ xác định chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nói cách khác, đây là những giấy tờ chứng minh doanh nghiệp đã trả lương, thưởng cho nhân viên bao nhiêu, từ đó được trừ khoản chi phí này vào doanh thu, giúp giảm số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Hồ sơ lương thưởng bao gồm:
- Hồ sơ của người lao động
- Hợp đồng lao động
- Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có
- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
- Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm
Khi chuẩn bị hồ sơ lương, thưởng, bạn cần chú ý:
- Một là, lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến việc tính lương, thưởng cho người lao động, bao gồm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, phiếu lương, các quyết định về lương, thưởng…
- Hai là, thực hiện đầy đủ các quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.
Hồ sơ công nợ
Hồ sơ công nợ của doanh nghiệp là tập hợp các tài liệu, chứng từ liên quan đến các khoản tiền mà doanh nghiệp đang nợ phải trả (công nợ phải trả) hoặc các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền đòi (công nợ phải thu).
Hồ sơ công nợ bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra
- Phụ lục hợp đồng kinh tế
- Biên bản đối chiếu công nợ
Đối với hồ sơ công nợ, bạn sẽ phải:
- Theo dõi và quản lý chặt chẽ công nợ phải thu, phải trả.
- Và thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời phát hiện để xử lý các khoản nợ khó đòi.
Hồ sơ vay nợ
Hồ sơ vay nợ của doanh nghiệp là tập hợp các tài liệu, chứng từ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi muốn vay vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác. Hồ sơ này cung cấp cho bên cho vay thông tin về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh và khả năng trả nợ của doanh nghiệp.
Hồ sơ vay nợ thường bao gồm các loại sau:
- Hợp đồng vay
- Chứng từ thanh toán nợ gốc, lãi vay
Đối với loại hồ sơ này, bạn cần:
- Lưu trữ đầy đủ các hợp đồng vay vốn, chứng từ thanh toán nợ gốc, lãi vay.
- Và theo dõi chặt chẽ lịch trả nợ, lãi vay để tránh phát sinh nợ quá hạn, ảnh hưởng đến uy tín tín dụng của doanh nghiệp.
Đó là tất cả nội dung thông tin về 07 loại hồ sơ phải chuẩn bị khi thanh tra thuế mà Luật và Kế toán An Khang bật mí để bạn có thể chuẩn bị đầy đủ và kỹ lưỡng, không phải lo sợ sai sót khi quá trình thanh tra của cơ quan thuế diễn ra.
Tuy nhiên, đừng chỉ chờ đến gần sát đợt thanh tra rồi mới chuẩn bị mà hãy chuẩn bị ngay từ bây giờ, bởi bạn không thể nào biết được lúc nào doanh nghiệp của mình sẽ bị thanh tra luôn. Có khi là ngày mai luôn không chừng!
Và nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại một bình luận, chúng tôi sẽ nhanh chóng giải đáp cho bạn. Còn nếu bạn cần sự hỗ trợ pháp lý từ chúng tôi, hãy liên hệ ngay hotline để được trải nghiệm Dịch vụ Kế toán thuế chuyên nghiệp.
