Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ hay hóa đơn GTGT là 1 trong các loại hóa đơn phổ biến trong đời sống hàng ngày. Tuy nhiên để hiểu chính xác hóa đơn đỏ là gì thì không phải ai cũng nắm được. Bài viết dưới đây Luật và Kế Toán An Khang sẽ chia sẻ rõ hơn các vấn đề liên quan về hóa đơn đỏ để Quý độc giả cùng nắm được.

Khái niệm hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn đỏ là thuật ngữ thực tế người dân thường sử dụng để chỉ “hóa đơn giá trị gia tăng” được ghi nhận trong pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Như vậy, trên thực tế “Hóa đơn đỏ” là “hóa đơn giá trị gia tăng”.

Hóa đơn đỏ là một trong các loại hóa đơn được ghi nhận tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, hóa đơn đỏ là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Có 2 loại hóa đơn đỏ chính là:

• Hóa đơn đỏ giấy: Là loại hóa đơn được in sẵn trên giấy do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.
• Hóa đơn đỏ điện tử: Là loại hóa đơn được lập, xử lý và truyền theo phương thức điện tử, được lưu trữ và quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin.

Vai trò của hóa đơn đỏ trong hoạt động kinh doanh, kế toán, thuế

Việc xuất hóa đơn đỏ là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ. Bởi hóa đơn đỏ là:

• Căn cứ để người mua hàng hóa, dịch vụ xác định số tiền thuế cần nộp khi kê khai thuế GTGT.
• Căn cứ để người bán hàng hóa, dịch vụ hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, xác định số tiền thuế GTGT phải nộp vào ngân sách nhà nước.
• Căn cứ để CQT quản lý thuế đối với người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ.
• Căn cứ để hoàn thuế GTGT.

Theo Nghị định 109/2013/NĐ-CP có quy định rõ các mức phạt đối với các trường hợp người bán không lập hóa đơn hoặc có lập hóa đơn nhưng không giao cho khách, mức phạt nhẹ nhất là 4 triệu và nặng nhất lên tới 20 triệu đồng.

Các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn đỏ

Thời điểm xuất hóa đơn

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ như sau:

– Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng).

Trường hợp nào phải xuất hóa đơn đỏ?

Theo quy định, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn đỏ. Với các hóa đơn có giá trị trên 200 ngàn đồng thì người mua phải trả thêm 10% thuế GTGT để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có hợp đồng thuê địa điểm để kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn VAT nếu đã đăng ký hình thức tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Nếu được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn các điều kiện theo quy định của pháp luật về đặt in hóa đơn và tự in hóa đơn.

Các doanh nghiệp được xuất hóa đơn đỏ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng theo quy định. Doanh nghiệp cần là đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tên riêng.

Những hành vi nào bị nghiêm cấm khi sử dụng hóa đơn đỏ

• Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;
• Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
• Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;
• Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Điểm giống và khác nhau giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn đỏ là gì?

Điểm giống nhau: Hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng đều là hóa đơn được lập sau khi doanh nghiệp bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ. Trên hóa đơn đều thể hiện giá tiền, số lượng hàng hóa dịch vụ, số tiền mà người mua hàng, người nhận cung ứng dịch vụ trả. 

Điểm khác nhau:

Hướng dẫn xuất hóa đơn đỏ

Điều kiện xuất hóa đơn đỏ là gì?

Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tên riêng được ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp rồi đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập có thể tự nguyện đăng ký phương pháp khấu trừ thuế nếu thỏa mãn một trong các điều kiện sau:

– Doanh nghiệp đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.

– Doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được in hóa đơn giá trị gia tăng nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Nếu được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn điều kiện đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật.

– Trường hợp doanh nghiệp đang đăng ký phương pháp khấu trừ thuế theo phương pháp trực tiếp thì phải thông báo áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế nơi doanh nghiệp chịu sự quản lý.

– Trong trường hợp đặt in hóa đơn nếu tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Nội dung bắt buộc của hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ bao gồm các nội dung bắt buộc như đối với một hóa đơn nói chung. Dưới đây là những nội dung bắt buộc của một hóa đơn đỏ theo quy định của pháp luật:

• Tên loại hóa đơn
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
• Tên liên hóa đơn
• Số thứ tự hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
• Tên tổ chức nhận in hóa đơn;
• Hình thức thể hiện trên hóa đơn.

Nguyên tắc xuất hóa đơn đỏ

Để đảm bảo xuất hóa đơn đỏ được đầy đủ và chính xác thì các bạn cần nhớ một số nguyên tắc cần phải tuân thủ khi thực hiện lập xuất hóa đơn giá trị gia tăng như sau:

• Phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trên nội dung hóa đơn;
• Chỉ xuất hóa đơn khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn VAT theo mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp thuận cho phép sử dụng hóa đơn.
• Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định, kể cả trường hợp giảm thuế cũng phải ghi theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn;
• Phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nội dung trong hóa đơn điện tử: tên hàng hóa, dịch vụ theo đúng hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu…

Các trường hợp được miễn, không phải xuất hóa đơn đỏ

Có một số trường hợp khác khi xuất hàng hóa hoặc dịch vụ không cần phải xuất hóa đơn. Cụ thể bao gồm:

• Hàng tiêu dùng nội bộ.
• Xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc đến nơi thực hiện thủ tục xuất khẩu, với điều kiện sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
• Xuất hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như chi nhánh hoặc cửa hàng ở các địa phương khác để bán hoặc điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc.
• Xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán với hoa hồng, có lựa chọn sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
• Xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Lệnh điều động nội bộ theo quy định.
• Hoạt động mua bán ngoại tệ ở nước ngoài, cần lập Bảng kê chi tiết doanh số mua bán theo từng loại ngoại tệ.
• Mua bán vàng, bạc, đá quý từ cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn, cần lập Bảng kê hàng hoá mua vào.
• Cá nhân hoặc tổ chức không kinh doanh góp vốn bằng tài sản vào công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, cần có biên bản chứng nhận góp vốn và biên bản giao nhận tài sản.
• Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức hoặc cá nhân, hoặc tài sản điều chuyển trong các trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Các vấn đề thường gặp khi sử dụng hóa đơn đỏ là gì?

Khi sử dụng hóa đơn đỏ trong quản lý kế toán và thuế, có một số rủi ro thường gặp mà doanh nghiệp thường gặp phải:

• Sai sót: Việc lập hóa đơn đỏ có thể dẫn đến sai sót trong việc nhập liệu thông tin, bao gồm số lượng, đơn giá, thuế, và các thông tin khác. Những sai sót này có thể gây ra sự không chính xác trong báo cáo tài chính và ghi nhận thuế.
• Thất lạc: Hóa đơn đỏ thường được lưu trữ bằng tay trong hồ sơ giấy của doanh nghiệp. Việc này tạo ra nguy cơ thất lạc hoặc mất mát hóa đơn, gây khó khăn trong việc kiểm tra và xác minh thông tin khi cần thiết.
• Gian lận: Do tính chất thủ công của việc lập hóa đơn đỏ, có nguy cơ cao về gian lận và giả mạo thông tin trên hóa đơn. Điều này có thể dẫn đến việc trốn thuế hoặc các vấn đề pháp lý.
• Khó khăn trong lưu trữ:  Việc quản lý và lưu trữ hóa đơn đỏ trên giấy có thể gặp khó khăn do yêu cầu phải sắp xếp và bảo quản trong thời gian dài, đặc biệt khi số lượng hóa đơn lớn.
• Chậm trễ trong giao dịch: Do tính chất thủ công của việc lập hóa đơn đỏ, quá trình xử lý giao dịch có thể trở nên chậm trễ và gây ra sự bất tiện cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
• Không linh hoạt: Hóa đơn đỏ thường không linh hoạt trong việc tích hợp với các hệ thống quản lý tài chính và kế toán hiện đại, gây ra sự không hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Do đó, xu hướng chuyển đổi từ hóa đơn đỏ sang hóa đơn điện tử đang trở nên phổ biến trong các môi trường kinh doanh hiện đại, tạo nên những lợi ích không thể phủ nhận cho doanh nghiệp phát hành và đối tác.

Kết luận

Hiểu biết rõ ràng về hóa đơn đỏ là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp và cá nhân tham gia giao dịch thương mại. Nắm vững thông tin giúp cho Quý khách hàng tránh được những rủi ro pháp lý tạo ra cơ sở để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, minh bạch.Trên đây là giải đáp và chia sẻ của Luật An Khang về hóa đơn đỏ là gì? Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến hotline 0936 149 833 đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao của Luật An Khang luôn sẵn sàng, trợ giúp mọi lúc, mọi nơi.