Rủi ro kế toán điện tử là một trong các vấn đề mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Vậy nhận diện các nguy cơ kế toán điện tử như thế nào? Cách khắc phục ra sao? Bài viết dưới đây của Luật và kế toán An Khang sẽ giải đáp những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng.
Giới thiệu về kế toán điện tử và các rủi ro tiềm ẩn
Lợi ích của việc sử dụng kế toán điện tử
Trước khi nói về rủi ro kế toán điện tử mang lại, chúng ta không thể phủ nhận những lợi của việc sử dụng kế toán điện tử. Kế toán điện tử chính là hệ thống ghi chép và xử lý thông tin kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì sử dụng giấy tờ dạng giấy. Hệ thống này bao gồm các phần mềm kế toán, cơ sở dữ liệu và các thiết bị điện tử để lưu trữ và truy xuất thông tin.
Khái quát về các rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng kế toán điện tử
Khi sử dụng kế toán điện tử, chúng ta có thể gặp các rủi ro như:
- Rủi ro về bảo mật thông tin: Hệ thống thông tin có thể bị các hacker mạng tấn công và dẫn đến dữ liệu bị rò rỉ.
- Rủi ro về dữ liệu kế toán: Phần mềm kế toán gặp lỗi ảnh hưởng đến tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu, gây ra sai sót.
- Rủi ro về pháp lý: Việc lưu trữ dữ liệu điện tử phải tuân theo các quy định về bảo mật và lưu trữ của từng nước.
- Rủi ro về công nghệ: Các sự cố kỹ thuật đột ngột như mất điện hay hỏng phần cứng, phần mềm làm cho toàn bộ hệ thống bị gián đoạn.
- Một số các rủi ro khác: Chi phí đào tạo…
Các loại rủi ro khi sử dụng kế toán điện tử
Để việc sử dụng kế toán điện tử hiệu quả, bạn cần nắm rõ các loại rủi ro khi sử dụng loại hình kế toán này. Cụ thể:
Rủi ro an ninh mạng
Rủi ro an ninh kế toán điện tử là một trong những rủi ro phổ biến nhất khi sử dụng. Đây là loại rủi ro xảy ra khi có sự tấn công mạng, xâm nhập hệ thống của các hacker và tiến hành đánh cắp dữ liệu trong máy.
Các tin tặc hoặc kẻ gian có thể giả mạo hóa đơn và chứng từ điện tử đầy đủ các thông tin như hoá đơn thật để trục lợi. Thêm nữa, chúng có thể sử dụng các hình thức lừa đảo trực tuyến như tấn công giả mạo hay dùng những kỹ xảo để đánh cắp thông tin đăng nhập, thông tin hoá đơn, lừa đảo nguồn tiền của doanh nghiệp.
Rủi ro kỹ thuật
Rủi ro về kỹ thuật là những rủi ro xuất phát từ trục trặc phần mềm, hệ thống, virus hay mã độc xâm nhập. Hư hỏng phần cứng như máy chủ, ổ cứng hoặc thiết bị mạng làm gián đoạn hoạt động hệ thống kế toán điện tử.
Ngoài ra, phần mềm kế toán cũng dễ bị lỗi hoặc không tương thích với các hệ thống khác. Điều này làm cho dữ liệu bị sai hoặc thậm chí là mất hẳn.
Virus và mã độc có thể xâm nhập vào hệ thống dữ liệu kế toán là mất dữ liệu hoặc huỷ hoại dữ liệu. Phần mềm độc hại này có thể mã hoá dữ liệu và yêu cầu bỏ ra một khoản tiền để có thể khôi phục lại.
Rủi ro pháp lý
Đây là những rủi ro xảy ra khi có vi phạm các quy định của pháp luật. Các vi phạm này có thể là vi phạm quy định về hoá đơn điện tử, chứng từ điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan khác.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể vi phạm quy định về xử phạt hành chính như không sử dụng phần mềm có bản quyền hoặc không lưu trữ hoá đơn, chứng từ… Hoặc cũng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu tội giả mạo hoá đơn, lừa đảo…
Rủi ro vận hành
Một nguy cơ kế toán điện tử hay gặp nữa là khi vận hành hệ thống. Tức là có sai sót trong thao tác, khi nhập liệu, dẫn đến thông tin kế toán không chính xác.
Nhiều nhân viên kế toán của một số doanh nghiệp không đảm bảo kiến thức về kế toán điện tử. Do đó hay gặp sự cố khi sử dụng phần mềm kế toán điện tử, làm công việc hiệu quả thấp và dễ xảy ra sai sót.
Bên cạnh đó, việc quản lý dữ liệu không hiệu quả cũng có thể dẫn đến mất dữ liệu. Ảnh hưởng truy xuất thông tin và giảm hiệu quả công việc.
Biện pháp phòng ngừa và khắc phục rủi ro
Tương ứng với từng loại rủi ro, chúng ta cần có biện pháp phòng ngừa và khắc phục cụ thể:
Đối với rủi ro an ninh mạng
- Sử dụng phần mềm kế toán uy tín, có tính bảo mật cao
- Cập nhật phần mềm thường xuyên
- Sao lưu dữ liệu định kỳ
- Đào tạo nhân viên về an toàn thông tin, kiến thức kế toán điện tử
- Sử dụng các biện pháp xác thực bảo mật (chữ ký số, OTP,…)
- Phản ứng nhanh khi có sự cố bằng việc có kế hoạch phản ứng và thông báo tới toàn thể khi có trục trặc
- Khôi phục dữ liệu từ sao và kiểm tra hệ thống lập tức.
Đối với rủi ro từ kỹ thuật
- Thực hiện sao lưu định kỳ và đảm bảo lưu trữ dữ liệu an toàn, bao gồm lưu trữ dự phòng ngoài hệ thống chính
- Sử dụng giải pháp lưu trữ đám mây
- Thiết lập chế độ tự động sao lưu
- Thực hiện bảo trì định kỳ hệ thống kế toán
- Đảm bảo cập nhật phần mềm và bản bảo mật mới nhất
- Đào tạo nhân viên về cách phát hiện và xử lý các vấn đề kỹ thuật cơ bản
- Triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và quản lý quyền truy cập chặt chẽ.
Đối với rủi ro pháp lý
- Tuân thủ các quy định chặt chẽ về bảo vệ dữ liệu cá nhân
- Thiết lập chính sách bảo mật và quản lý dữ liệu rõ ràng, bao gồm cả việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin cá nhân
- Theo dõi và cập nhật các thay đổi pháp lý liên quan đến kế toán và thuế, đặc biệt là các quy định về kê khai, nộp thuế đúng hạn và chính xác.
- Thiết lập hệ thống kiểm tra nội bộ để đảm bảo các thủ tục kế toán và nộp thuế tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
- Đào tạo nhân viên về trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý khi sử dụng và quản lý hệ thống kế toán điện tử.
Đối với rủi ro vận hành
- Đào tạo và huấn luyện nhân viên về kiến thức cơ bản và nâng cao về kế toán điện tử
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức mới nhất
- Đào tạo về quy trình và quy định nhập liệu chính xác và đầy đủ
- Thiết lập các kiểm tra nội bộ và đối chiếu dữ liệu để giảm thiểu sai sót
- Sử dụng phần mềm kế toán có tính năng kiểm tra lỗi tự động để phát hiện và cảnh báo khi có sai sót.
Kết luận
Trên đây là những giải đáp của chúng tôi về vấn đề rủi ro kế toán điện tử. Hãy là người sử dụng hệ thống kế toán điện tử hiệu quả bằng cách nhận diện và phòng ngừa các rủi ro. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề này và các vấn đề có liên quan hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Luật và kế toán An Khang để được hỗ trợ nhanh nhất, vui lòng liên hệ đến hotline 093.614.9833 để hoặc truy cập vào website để nhận tư vấn hỗ trợ từ chúng tôi. Trân trọng!
