Dịch vụ kế toán thuế

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không là một trong những thắc mắc thường gặp trong giao dịch thương mại. Vậy dưới đây Luật và Kế toán An Khang sẽ đưa ra những thông tin cần thiết để giải đáp thắc mắc này.

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?

Giới thiệu

Đặt vấn đề

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một trong những hình thức hóa đơn hiện đại, được sử dụng rộng rãi trong giao dịch thương mại hiện nay. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, HĐĐT phải đáp ứng một số điều kiện nhất định để được coi là hợp lệ và có giá trị pháp lý. Một trong những điều kiện quan trọng đó là việc sử dụng chữ ký số của người bán.

Tuy nhiên, có một số trường hợp thực tế khi HĐĐT được phát hành mà không có chữ ký số của người bán. Vậy câu hỏi đặt ra là liệu những hóa đơn này có hợp lệ không và có thể được chấp nhận trong giao dịch kinh doanh hay không?

Tổng quan về hóa đơn điện tử và chữ ký số

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?

Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP:

Chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

  • Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
  • Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Các trường hợp hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán

Đối với chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử, Khoản 7 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định: “Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền”.

Như vậy, trên hóa đơn điện tử thông thường sẽ cần có chữ ký số của người bán. Tuy nhiên, trong 1 số trường hợp, pháp luật quy định hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán/người mua hoặc cả người bán và người mua. Thông tin cụ thể về nội dung này sẽ được cập nhật chi tiết dưới đây:

Theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về Quy định hóa đơn, chứng từ, những trường hợp không nhất thiết cần có chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Cụ thể là trong 4 trường hợp dưới đây:

Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử được cấp bởi cơ quan thuế như sau:

Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua”.

Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh là loại hóa đơn được cơ quan thuế trực tiếp phát hành cho từng giao dịch cụ thể theo yêu cầu của người nộp thuế. Loại hóa đơn này thường được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như:

  • Các doanh nghiệp hoặc tổ chức không tự phát hành hóa đơn:
  • Các giao dịch không thường xuyên: Các giao dịch nhỏ lẻ, không có tần suất phát sinh thường xuyên.
  • Các cá nhân hoặc tổ chức không phải doanh nghiệp: Cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có phát sinh giao dịch và cần hóa đơn.

Như vậy, đối với những trường hợp trên thì hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua không thật sự cần thiết. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình, tăng cường hiệu quả và thuận tiện cho các bên liên quan.

Ví dụ: Một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tư vấn pháp lý, thường xuyên phải nộp thuế cho các khoản thu nhập phát sinh từ các hợp đồng tư vấn.

  • Tình huống: Doanh nghiệp có một hợp đồng tư vấn trị giá 50 triệu đồng, với một khách hàng cá nhân.
  • Hóa đơn: Sau khi cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải nộp thuế cho khoản thu nhập này và cần hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế.
  • Thực hiện: Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mà không cần có chữ ký số của cả người bán (doanh nghiệp) và người mua (khách hàng).

Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ (trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã)

Trường hợp hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, chữ ký số được quy định:

“Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng”.

Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?

Quy định này nêu rõ những trường hợp đặc biệt liên quan đến hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé, thẻ và các yêu cầu về thông tin cần có trên những hóa đơn này. Cụ thể:

Không yêu cầu chữ ký số của người bán:

Trên hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, ngoại trừ trường hợp những tem, vé, thẻ đó là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.

Điều này giúp đơn giản hóa quy trình phát hành hóa đơn điện tử cho những trường hợp giao dịch nhỏ lẻ, lẻ tẻ, và không yêu cầu sự xác thực cao từ chữ ký số.

Không yêu cầu thông tin người mua:

Hóa đơn không cần phải có tiêu thức người mua bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.

Điều này đặc biệt hữu ích trong các giao dịch bán lẻ, nơi mà việc thu thập thông tin chi tiết của người mua là không khả thi hoặc không cần thiết.

Không yêu cầu tiền thuế và thuế suất thuế giá trị gia tăng:

Trên hóa đơn không cần phải có các thông tin về tiền thuế và thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Điều này giúp đơn giản hóa hóa đơn cho các giao dịch có giá trị nhỏ hoặc có cấu trúc giá cố định, như vé xem phim, vé tàu xe, tem bưu điện, thẻ dịch vụ.

Ví dụ 1: Vé xem phim

  • Tình huống: Một rạp chiếu phim bán vé xem phim cho khách hàng.
  • Thực hiện: Rạp chiếu phim phát hành vé xem phim dưới dạng hóa đơn điện tử.
  • Hóa đơn: Hóa đơn điện tử này không cần có chữ ký số của rạp chiếu phim, không cần thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế) và không cần thể hiện tiền thuế hay thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không

Dịch vụ vận tải hàng không cũng là một trong số những trường hợp không cần có chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Cụ thể:

Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

– Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử.

– Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

Ví dụ:

Trường hợp 1: Người mua là cá nhân không kinh doanh

  • Khách hàng: Nguyễn Văn A
  • Mua vé: Chuyến bay từ TP.HCM đến Hà Nội qua website của hãng hàng không XYZ.
  • Nhận hóa đơn: Hóa đơn điện tử chứa thông tin về chuyến bay, giá vé, nhưng không có các thông tin như ký hiệu hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, v.v.

Trường hợp 2: Người mua là tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh

  • Tổ chức: Công ty ABC
  • Mua vé: Vé máy bay cho nhân viên Nguyễn Văn B đi công tác từ TP.HCM đến Hà Nội.
  • Nhận hóa đơn: Công ty ABC yêu cầu hãng hàng không XYZ cung cấp hóa đơn điện tử đầy đủ theo quy định, bao gồm ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua và chữ ký số của người bán.

Quy định này giúp làm rõ việc lập hóa đơn điện tử cho dịch vụ vận tải hàng không, tạo sự thuận lợi cho người mua là cá nhân không kinh doanh bằng cách đơn giản hóa thông tin trên hóa đơn, trong khi vẫn đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ cho các giao dịch của tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh.

Đối với hóa đơn điện tử bán hàng 

Hóa đơn bán hàng – loại hóa đơn điện tử phổ biến trong đời sống thường ngày có quy định về chữ ký số tùy vào từng loại hình kinh doanh dịch vụ:

Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng”.

Ví dụ:

Trường hợp 1: Siêu thị, trung tâm thương mại bán hàng cho cá nhân không kinh doanh

  • Tình huống: Một khách hàng cá nhân đến siêu thị ABC để mua đồ dùng cá nhân.
  • Thực hiện: Khách hàng thực hiện thanh toán và nhận hóa đơn tại quầy thanh toán của siêu thị.
  • Hóa đơn: Hóa đơn điện tử không cần có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
  • Theo quy định: Hóa đơn chỉ cần chứa các thông tin về mặt hàng mua, số lượng, giá thành và thông tin cần thiết từ phía siêu thị.

Trường hợp 2: Bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh

  • Tình huống: Một cá nhân đi đổ xăng tại cây xăng của công ty X.
  • Thực hiện: Cá nhân thanh toán tiền xăng và nhận hóa đơn tại điểm bán xăng.
  • Hóa đơn: Hóa đơn điện tử không cần có các thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
  • Theo quy định: Hóa đơn chỉ cần ghi rõ số lượng xăng dầu, tổng số tiền và thông tin từ phía cây xăng.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký số

Quy trình đăng ký: Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký hóa đơn điện tử như sau:

Bước 01: Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế như đã nêu tại mục (1).

Bước 02: Điền Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP.

Bước 03: Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin mà cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

Theo dõi tiến trình: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký của doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?

Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Lưu ý: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trên đây là chia sẻ của Luật An Khang về thắc mắc Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063 686 đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao của Luật An Khang luôn sẵn sàng, trợ giúp mọi lúc, mọi nơi.

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Lê Khắc Dũng là thạc sĩ Luật Hà Nội với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Pháp lý Doanh nghiệp. Sứ mệnh của tôi và Luật An Khang là đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt trong mọi vấn đề Pháp lý

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *