Dịch vụ kế toán thuế

Nội dung hóa đơn điện tử: Tất tần tật những điều bạn cần biết

Nội dung hóa đơn điện tử có ý nghĩa như thế nào? Trên hóa đơn điện tử gồm những nội dung gì? Cách điền thông tin trên hóa đơn ra sao? Bài viết dưới đây của Luật và kế toán An Khang giới thiệu chi tiết về vấn đề này.

Giới thiệu về nội dung hóa đơn điện tử

Nội dung hóa đơn điện tử là gì?

Nội dung hóa đơn điện tử hiểu thế nào? Theo khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế năm 2019 thì hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Giới thiệu về nội dung hoá đơn điện tử
Giới thiệu về nội dung hóa đơn điện tử

Theo đó, có thể hiểu nội dung hóa đơn điện tử là những thông tin trên hóa đơn điện tử mà pháp luật quy định bắt buộc phải có hoặc là nội dung tùy chọn trong phạm vi cho phép. Qua những thông tin đó, người mua hàng biết rõ các vấn đề liên quan đến loại sản phẩm mà mình sở hữu.

Tầm quan trọng của nội dung hóa đơn điện tử

Các nội dung hóa đơn điện tử đóng vai trò rất quan trọng đối với bản thân người bán hàng, người mua hàng cho đến các cơ quan quản lý Nhà nước, cụ thể:

  • Với người bán hàng: Nội dung trên hoá đơn giúp họ kiểm soát được các thông tin liên quan đến hàng hoá, dịch vụ được kinh doanh. Đồng thời, dễ dàng trong việc quản lý tình hình kinh doanh của mình.
  • Với người mua hàng: Giúp họ có đầy đủ các thông tin cần thiết liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà mình sử dụng. Ví dụ: Tên, địa chỉ người bán; số tiền, giá thành sản phẩm…
  • Với cơ quan quản lý Nhà nước: Hỗ trợ việc quản lý và kiểm tra, thanh tra theo định kỳ hoặc đột xuất; đảm bảo hoạt động quản lý thị trường có hiệu quả; phát hiện kịp thời những sai phạm và có phương án xử lý nhanh chóng, đúng quy định.

Nội dung hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định thì sẽ có hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Với hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ có 14 nội dung bắt buộc. Bên cạnh đó cũng có những trường hợp ngoại lệ không cần đủ 14 nội dung, cụ thể:

14 nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử có mã

Căn cứ theo khoản 1 đến khoản 13 và khoản 15 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì 14 nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử bao gồm:

Nội dung hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Nội dung hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
  1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
  • Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn như sau: Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn bán tài sản công, tem, vé, thẻ…
  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
  1. Tên liên hóa đơn

Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn có 03 liên, trong đó:

  • Liên 1: Lưu;
  • Liên 2: Giao cho người mua;
  • Liên 3: Nội bộ.
  1. Số hóa đơn

Số hóa đơn là phần số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được quy ước là chữ số Ả – rập, tối đa 08 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày đơn vị bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

  1. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Tiêu thức tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán phải đảm bảo khớp với nội dung ghi trên các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp như: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động kinh doanh của chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế,…

  1. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì các tiêu thức về tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải đảm bảo khớp với thông tin tại các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp. Trường hợp người mua không có mã số thuế thì không cần thể hiện mã số thuế người mua trên hóa đơn.

Tên, đơn vị tính, số lượng hàng hóa, dịch vụ và đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT tính theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.

Các nội dung này được quy định chi tiết tại Khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

  1. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
  2. Chữ ký của người bán và người mua

Đối với hóa đơn điện tử, theo Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Riêng đối với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

  1. Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

  1. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Thời điểm ký số là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, định dạng được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

  1. Mã của cơ quan thuế

Mã của cơ quan thuế là tiêu thức bắt buộc đối với loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tuân thủ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

  1. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
  2. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
  3. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

– Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Người bán được lựa chọn: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

– Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

+ Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ.

Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

  1. Nội dung khác trên hoá đơn điện tử

Ví dụ: Biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, hình ảnh đại diện của người bán.

Các trường hợp không cần đủ 14 nội dung

Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các trường hợp dưới đây không bắt buộc đầy đủ 14 nội dung trên trên hoá đơn, bao gồm:

Các nội dung không bắt buộc trên hoá đơn điện tử
Các nội dung không bắt buộc trên hoá đơn điện tử
  • Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). 

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

  • Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
  • Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua. Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
  • Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
  • Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. 

Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

  • Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
  • Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
  • Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.
  • Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
  • Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
  • Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.

Nội dung hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC thì nội dung hoá đơn điện tử không có mã bao gồm: 

Các nội dung không bắt buộc trên hoá đơn điện tử
Các nội dung không bắt buộc trên hoá đơn điện tử
  • Tên hóa đơn: Là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng…
  • Ký hiệu hóa đơn điện tử: Nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng: Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. 02 ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch. 01 ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. 02 ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.
  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Là ký tự gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau: Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng. Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng. Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công. Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia. Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử. Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
  • Số hóa đơn: Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn, đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số. Thông thường, số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua…

Nội dung hóa đơn điện tử tự in

Đối với hoá đơn điện tử tự in cũng phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật. Các nội dung này đã được phân tích chi tiết ở phần trên. 

Hướng dẫn điền thông tin trên hóa đơn điện tử chính xác nhất

Điền trực tiếp trên phần mềm của Tổng cục Thuế

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Truy cập vào website chính thức của Tổng cục Thuế và đăng nhập bằng tài khoản được cấp. Sau khi đăng nhập, chọn chức năng tạo lập hóa đơn.

Hướng dẫn điền thông tin trên hóa đơn điện tử chính xác nhất
Hướng dẫn điền thông tin trên hóa đơn điện tử chính xác nhất

Bước 2: Điền thông tin trên hóa đơn điện tử

Chọn loại hóa đơn phù hợp với giao dịch của bạn, ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc Hóa đơn bán hàng.

Sau đó điền thông tin lần lượt theo hướng dẫn ở từng mục.

Bước 3: Kiểm tra và phát hành hóa đơn

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo không có sai sót. Phát hành hóa đơn bằng cách chọn chức năng tương ứng trên phần mềm. Hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để xác thực.

Điền trên phần mềm hóa đơn điện tử của bên thứ ba

Bước 1: Chọn phần mềm hoá đơn điện tử phù hợp

Chọn phần mềm hoá đơn điện tử của bên thứ ba được Tổng cục Thuế công nhận và đã tích hợp đầy đủ các quy định hiện hành. Một số phần mềm phổ biến hiện nay như: M-Invoice, VNPT Invoice, Viettel eInvoice. Đăng nhập vào hệ thống phần mềm bằng tài khoản được cấp.

Bước 2: Thiết lập mẫu hóa đơn

Chọn loại và mẫu hóa đơn phù hợp với loại hình kinh doanh của bạn. Phần mềm thường có sẵn các mẫu theo quy định. Sau đó lần lượt nhập các thông tin theo yêu cầu.

Bước 3: Kiểm tra và phát hành hóa đơn

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo không có sai sót. Phát hành hóa đơn bằng cách chọn chức năng tương ứng trên phần mềm. Hệ thống của bên thứ ba sẽ gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để xác thực.

Kết luận

Trên đây là những giải đáp của chúng tôi về vấn đề nội dung hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan cần biết để bạn đọc tham khảo. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề này và các vấn đề có liên quan hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Luật và kế toán An Khang để được hỗ trợ nhanh nhất, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063.686 để hoặc truy cập vào website để nhận tư vấn hỗ trợ từ chúng tôi. Trân trọng!

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Lê Khắc Dũng là thạc sĩ Luật Hà Nội với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Pháp lý Doanh nghiệp. Sứ mệnh của tôi và Luật An Khang là đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt trong mọi vấn đề Pháp lý

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *