Huỷ hoá đơn điện tử là gì? Được huỷ khi nào? Thủ tục huỷ hoá đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế có giống nhau không? Bài viết dưới đây của Luật và kế toán An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết các vấn đề về huỷ hoá đơn điện tử.
Giới thiệu huỷ hoá đơn điện tử
Khái niệm huỷ hoá đơn điện tử
Huỷ hoá đơn điện tử hiểu như thế nào? Theo khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hoá đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì huỷ hoá đơn điện tử được hiểu là việc làm cho hoá đơn đó không có giá trị sử dụng.
Phân biệt huỷ hoá đơn điện tử và tiêu huỷ hoá đơn điện tử
Căn cứ theo điểm a khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tiêu huỷ hoá đơn điện tử là biện pháp làm cho hoá đơn điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hoá đơn điện tử.
Như vậy, chúng ta cần phân biệt rõ giữa huỷ hoá đơn điện tử và tiêu huỷ hoá đơn điện tử. Bản chất của hai loại này là khác nhau. Cụ thể:
- Việc huỷ hoá đơn là làm cho hoá đơn không có giá trị sử dụng. Điều này có nghĩa rằng hoá đơn vẫn còn tồn tại ở trên hệ thống thông tin và có thể tra cứu, kiểm tra được, chỉ là hoá đơn không còn giá trị sử dụng nữa.
- Còn tiêu huỷ hoá đơn là thông tin hoá đơn sẽ không còn và không thể truy cập trên hệ thống. Tức là nó sẽ bị mất đi vĩnh viễn.
Các trường hợp phải huỷ hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử đã phát hành trong một số trường hợp vẫn có thể huỷ được. Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp huỷ hoá đơn điện tử bao gồm:
- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
Như vậy, nếu thuộc 02 trường hợp trên thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo quy định. Thời hạn huỷ hoá đơn đã phát hành chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Điều kiện để được hủy hóa đơn điện tử
Việc huỷ hoá đơn điện tử không được thực hiện một cách tuỳ tiện. Theo đó, điều kiện huỷ hoá đơn điện tử là khi:
- Đối với trường hợp huỷ hoá đơn điện tử sai sót: Hoá đơn chưa được bên mua chấp nhận hoặc chưa được lưu trữ tại kho lưu trữ của bên mua. Nếu hóa đơn đã được bên mua chấp nhận hoặc lưu trữ, doanh nghiệp sẽ không thể hủy hóa đơn điện tử và phải tiến hành điều chỉnh lại thông tin trên hóa đơn.
- Đối với trường hợp hủy do hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì phải có sự đồng ý của bên mua về việc huỷ hoá đơn.
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp chứng minh được hóa đơn bị phát hành sai hoặc có nhu cầu thay đổi thông tin trên hóa đơn. Việc chứng minh này có thể được thực hiện bằng các tài liệu như biên bản kiểm tra, giấy tờ chứng minh việc thay đổi thông tin,…
- Doanh nghiệp chỉ được hủy hóa đơn điện tử một lần duy nhất. Nếu sau khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phát hiện cần thay đổi thông tin khác, họ sẽ phải tiến hành điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử đã được hủy.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử mới nhất
Thủ tục huỷ hoá đơn điện tử sẽ được chia thành hai nhóm là thủ tục Hủy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và huỷ hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Cụ thể như sau:
Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Bước 1: Nộp thông báo huỷ hoá đơn điện tử với cơ quan thuế
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 2: Huỷ hoá đơn trên phần mềm huỷ hoá đơn điện tử
Truy cập vào phần mềm hoá đơn điện tử và tiến hành các thao tác theo hướng dẫn để huỷ hoá đơn trên hệ thống.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới
Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 4: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Sau khi đã thực hiện các bước trên, chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.
Bước 5: Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử
Để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.
Bước 6: Tra cứu
Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, doanh nghiệp kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa. Đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.
Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán:
- Tự hủy hóa đơn điện tử đã lập trên phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng.
- Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bên cạnh đó khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
Các lưu ý quan trọng khi huỷ hoá đơn điện tử
Khi thực hiện thủ tục huỷ hoá đơn điện tử, người bán cần lưu ý một số vấn đề sau:
Thời hạn hủy hóa đơn
Thời hạn huỷ hoá đơn đã phát hành chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Hậu quả khi hủy nhầm hóa đơn
Theo khoản 3 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành chính có liên quan đến huỷ hoá đơn như sau:
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
- Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
- Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định
Ngoài ra, có thể áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả tương ứng. Theo đó, nếu như huỷ nhầm hoá đơn thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng. Mức phạt cụ thể tuỳ vào từng trường hợp vi phạm.
Cách xử lý khi hủy nhầm hóa đơn
Tuỳ theo từng trường hợp mà có cách xử lý tương ứng khi doanh nghiệp lỡ huỷ nhầm hoá đơn, cụ thể:
Trường hợp 1: Nếu phát hiện nhầm ngay sau khi hủy hóa đơn và chưa gửi Thông báo 04/SS-HĐĐT, thì bên bán có thể liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn (T-VAN) để được hỗ trợ khôi phục.
Trường hợp 2: Nếu phát hiện nhầm khi đã gửi Thông báo 04/SS-HĐĐT, bên bán liên hệ ngay cơ quan thuế quản lý để đề nghị không chấp nhận việc hủy hóa đơn.
Trường hợp 3: Nếu cơ quan thuế đã thông báo tiếp nhận việc hủy hóa đơn (theo Mẫu số 01/TB-HĐSS) thì hóa đơn đã hủy không có giá trị sử dụng nữa.
Để xử lý trường hợp trên thì bên bán liên hệ với bên mua để lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời lập hóa đơn điện tử mới có mã của cơ quan thuế và gửi người mua theo hướng dẫn tại Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bên bán và bên mua hàng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin trên các hóa đơn đã hủy, hóa đơn lập mới. Đồng thời, bên bán và bên mua căn cứ vào hóa đơn đã hủy thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Kết luận
Trên đây là những giải đáp của chúng tôi về vấn đề huỷ hoá đơn điện tử. Qua đó giúp bạn đọc hiểu rõ khái niệm, khi nào được huỷ, thủ tục huỷ như thế nào…. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề này và các vấn đề có liên quan hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Luật và kế toán An Khang để được hỗ trợ nhanh nhất, vui lòng liên hệ đến hotline 0936 149 833 để hoặc truy cập vào website để nhận tư vấn hỗ trợ từ chúng tôi. Trân trọng!
