Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử luôn là nỗi lo lắng cho rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập. Vậy, hóa đơn điện tử là gì? Quy trình phát hành hóa đơn điện tử ra sao? Bài viết hôm nay Luật An Khang sẽ tổng hợp và gửi tới Quý bạn đọc tất cả các thông tin cần biết về hóa đơn điện tử!
Hóa đơn điện tử là gì? Đối tượng nào áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ?
Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu khái niệm: Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện sau:
- Đầy đủ thông tin doanh nghiệp
- Đủ điều kiện đăng ký kê khai thuế GTGT và đã được cơ thuế chấp nhận.
- Đáp ứng đủ 6 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử.
Xem thêm: 4 loại thuế doanh nghiệp phải nộp theo quy định pháp luật
Những thông tin doanh nghiệp cần có:
- Mã số thuế: theo giấy phép đăng ký kinh doanh
- Tên đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh
- Địa chỉ đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh
- Số điện thoại: Tùy mẫu hóa đơn
- Fax: Tùy mẫu hóa đơn
- Email: Tùy mẫu hóa đơn
- Số tài khoản: Tùy mẫu hóa đơn
- Tên ngân hàng: Tùy mẫu hóa đơn
- Cung cấp số số serial
- Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung: Loại hóa đơn (GTGT, KPTQ, HDBH…); Mẫu số; Ký hiệu và bao gồm cả Logo.
Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Lập hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm:
- Thông báo Phát hành hóa đơn điện tử;
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
- Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp kèm chữ ký số của doanh nghiệp).
Trong đó, Quyết định sử dụng hóa đơn và Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc.)
Nộp hồ sơ đến cơ quan thuế
Sau khi chuẩn bị đầu đủ bộ hồ sơ đã nêu ở trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ theo một trong hai cách:
- Nộp online thông qua Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước:
- Truy cập Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế; điền thông tin doanh nghiệp;
- Lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế;
- Lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ.
- Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
- Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng
- Điền các danh sách chứng thư số sử dụng
- Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)
- Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.
- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Khi nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn thủ tục tương tự khi nộp trực tuyến.
Để thuận tiện, đỡ mất thời gian các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử được thiết lập cùng một lúc và gửi cơ quan thuế 1 lần. (tùy thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan thuế doanh nghiệp có thể nộp bản cứng và bản mềm hoặc một bản cứng hoặc một bản mềm)
Nhận kết quả
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
Khi doanh nghiệp đã gửi hồ sơ từ 2 đến 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ mà không có sự phản hồi của cơ quan thuế thì doanh nghiệp mặc định được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
Lưu ý sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).
Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đồng thời, doanh nghiệp không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.
Doanh nghiệp nên đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế?
Doanh nghiệp căn cứ theo Điều 55 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để lựa chọn loại hóa đơn. Cụ thể:
- Doanh nghiệp tạo hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019;
- Doanh nghiệp tạo hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp quy định tại khoản 1, 3, 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.
Kết luận
Trên đây là nội dung về quy trình phát hành hóa đơn điện tử mà Luật An Khang muốn gửi tới quý khách hàng. Nếu quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc hay có câu hỏi pháp lý khác thì vui lòng liên hệ qua Hotline để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!
