Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã không còn quá xa lạ với nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong nhiều lĩnh vực. Nhưng lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đem lại thì không hẳn ai cũng cảm nhận và hiểu hết được. Bài viết dưới đây Luật và Kế Toán An Khang sẽ chia sẻ rõ hơn các vấn đề những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại.

Khái quát chung về hóa đơn điện tử

Khái niệm hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định về khái niệm hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, hóa đơn điện tử gồm có: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

Hóa đơn điện tử có hai loại: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua) và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế).

Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử

Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 90 Luật quản lý thuế 2019, các doanh nghiệp phải đảm bảo được các nguyên tắc sau đây khi lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử:

• Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Nếu người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.
• Căn cứ vào thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn, cơ quan có thẩm quyền cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử. Các thông tin trên hóa đơn do các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm.

Một số trường hợp được miễn phí sử dụng hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế

Tổng cục Thuế sẽ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo và hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp nêu trên) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.
• Hộ kinh doanh (trừ hộ kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp,… hoặc từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ).
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương và quy định của Bộ Tài chính.
• Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

Nội dung của hóa đơn điện tử

Để đảm bảo các lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử và tránh tình trạng bị xử phạt vi phạm hành chính, hoá đơn điện tử phải có các nội dung sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ; thuế suất GTGT;…

– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,)sau chữ số hàng đơn vị.

– Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn,triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm được thời gian

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.

• Giảm chi phí

Doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy…

• Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử, không cần đi lại thường xuyên để nộp hoặc báo cáo.

• Tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với cơ quan thuế

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp  tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,…

Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

Bên cạnh đó, giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với người mua hàng

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người mua hàng nhận được các lợi ích như sau:

• Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được hóa đơn điện tử do người bán cung cấp.
• Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,…).
• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
• Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy.
• Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với xã hội

– Góp phần chuyển đổi cách thức phục vụ người dân, phương thức quản lý, tổ chức thực hiện của cơ quan thuế theo hướng tự động nhằm cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi, giảm chi phí, tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp

– Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp được thuận lợi.

– Đẩy mạnh sự phát triển thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số phù hợp với xu hướng phát triển chung của thế giới

– Triển khai hóa đơn điện tử là một trong các nội dung quan trọng nhằm thúc đẩy trong chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, chuyển đổi số đối với cơ quan tài chính cũng như trong các cơ quan nhà nước khác.

– Mang nhiều lợi ích chung cho xã hội, như: tiết kiệm chi phí, tài nguyên, nguồn lực và bảo vệ môi trường.

So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Điểm giống nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là mục đích và đối tượng sử dụng:

• Mục đích: Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều được doanh nghiệp sử dụng để ghi lại các giao dịch kinh tế phát sinh bao gồm: thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
• Đối tượng sử dụng: Các tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị,… để ghi nhận lại các thông tin mua, bán hàng hóa trong giao dịch với người mua.

Điểm khác nhau:

Kết luận

Hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cơ quan quản lý thuế cũng như khách hàng. Tuy nhiên, đó cũng là một yêu cầu đối với doanh nghiệp vì cần phải có những kỹ năng và hiểu biết trong quá trình sử dụng.Trên đây là chia sẻ của Luật An Khang về lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063 686 đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao của Luật An Khang luôn sẵn sàng, trợ giúp mọi lúc, mọi nơi.