Các thủ tục kế toán khi thành lập công ty: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z
Các thủ tục kế toán khi thành lập công ty như thế nào? Bài viết này của Luật và Kế Toán An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết và chuyên sâu về các thủ tục kế toán quan trọng khi thành lập công ty, từ mở sổ sách kế toán, kê khai và nộp thuế ban đầu, đăng ký sử dụng hóa đơn đến các thủ tục kế toán khác, giúp bạn tự tin và vững vàng trong hành trình kinh doanh.
Lựa chọn chế độ kế toán
Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp nhỏ và vừa được lựa chọn áp dụng một trong hai chế độ kế toán sau:
- Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu năm trước dưới 20 tỷ đồng).
- Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu năm trước từ 20 tỷ đồng trở lên).
Phương pháp hạch toán kế toán:
- Phương pháp kê khai thường xuyên: Ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục.
- Phương pháp tập hợp chi phí theo đơn đặt hàng: Áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh theo đơn đặt hàng.
Mở sổ sách kế toán ban đầu
Theo Luật Kế toán 2015, tất cả các doanh nghiệp, bất kể quy mô, lĩnh vực hoạt động, đều phải mở sổ sách kế toán ngay từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Việc mở sổ sách kế toán là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình kế toán của doanh nghiệp, giúp ghi chép, theo dõi và phản ánh một cách hệ thống, trung thực, chính xác toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Các loại sổ sách kế toán cần có trong công ty
Để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính và tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp cần mở các loại sổ sách kế toán sau:
- Sổ nhật ký chung: Đây là sổ kế toán quan trọng nhất, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian. Mỗi nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận vào một dòng trong sổ nhật ký chung, thể hiện rõ ngày tháng, nội dung nghiệp vụ, tài khoản kế toán ghi nợ, ghi có và số tiền. Sổ nhật ký chung giúp theo dõi toàn bộ hoạt động kinh tế phát sinh của doanh nghiệp, là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu và ghi sổ các sổ kế toán khác.
- Sổ cái: Sổ cái dùng để theo dõi chi tiết số dư của từng tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản kế toán có một trang riêng trong sổ cái, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản đó. Sổ cái giúp tổng hợp số liệu, phản ánh tình hình tăng, giảm của từng tài khoản và xác định số dư cuối kỳ.
- Sổ quỹ tiền mặt: Sổ này dùng ghi chép các thu, chi tiền mặt của DN. Mọi giao dịch tiền mặt (thu, chi, nộp tiền vào ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng…) đều phải được ghi chép đầy đủ, chính xác vào sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết hàng tồn kho: Sổ này dùng để theo dõi chi tiết số lượng, giá trị của từng loại hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần ghi chép đầy đủ thông tin về nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hóa, nguyên vật liệu…
Hình thức sổ sách kế toán
DN có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:
- Ghi chép bằng tay: Sử dụng sổ sách giấy để ghi chép các nghiệp vụ kế toán. Hình thức này truyền thống, đơn giản, nhưng đòi hỏi kế toán phải cẩn thận, chính xác trong ghi chép và mất nhiều thời gian, công sức.
- Sử dụng phần mềm kế toán: Sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng như MISA, Fast Accounting… để ghi chép, xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán. Ngoài ra, phần mềm kế toán còn giúp giảm thiểu sai sót, lưu trữ dữ liệu an toàn và bảo mật.
Ví dụ: Doanh nghiệp A mới thành lập, kinh doanh trong lĩnh vực thương mại điện tử, lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán MISA để quản lý hoạt động kế toán của mình. Phần mềm này giúp ĐN tự động hóa việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, kê khai thuế, quản lý hóa đơn điện tử… giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Quy định về mở sổ sách kế toán
Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp quy định chi tiết về việc mở sổ sách kế toán, bao gồm:
- Thời điểm mở sổ sách: Ngay khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, không được chậm trễ.
- Hình thức mở sổ: Có thể mở sổ bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài.
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam (VND).
- Trách nhiệm: Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trực tiếp về việc mở và quản lý sổ sách kế toán. Kế toán trưởng phải đảm bảo sổ sách kế toán được mở, ghi chép và lưu trữ đúng quy định.
Kê khai và nộp thuế ban đầu
Ngay sau khi thành lập, DN cần kê khai và nộp thuế ban đầu với cơ quan thuế.
Đăng ký mã số thuế:
- Doanh nghiệp phải đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. MST là “chứng minh thư” của DN trong lĩnh vực thuế…
- MST (mã số thuế) là duy nhất và không thay đổi trong suốt quá trình hoạt động của DN.
- Thủ tục đăng ký mã số thuế được thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc trực tuyến qua mạng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm: đơn đăng ký mã số thuế, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp…
Nộp lệ phí môn bài:
- Lệ phí môn bài là loại thuế mà các DN, tổ chức ktế đều phải nộp hàng năm. Mức lệ phí môn bài được tính dựa trên vốn điều lệ của DN.
- DN mới thành lập phải nộp lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Mức lệ phí môn bài được quy định theo từng bậc vốn điều lệ. Ví dụ, doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng phải nộp 2.000.000 đồng/năm.
Ví dụ: Công ty B có vốn điều lệ là 5 tỷ đồng, được thành lập vào ngày 20/10/2024. Công ty B phải nộp lệ phí môn bài năm 2024 với mức thuế là 2.000.000 đồng trước ngày 19/11/2024.
Kê khai thuế GTGT và TNDN:
- Thuế GTGT (Thuế Giá Trị Gia Tăng): Doanh nghiệp phải thực hiện kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý, tùy thuộc vào doanh thu. Doanh nghiệp có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm được kê khai theo quý, còn doanh nghiệp có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải kê khai theo tháng theo Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về thuế GTGT.
- Thuế TNDN (Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp): DN phải nộp thuế TNDN tạm tính theo quý và quyết toán thuế TNDN vào cuối năm theo TT 133/2016/TT-BTC hướng dẫn về thuế TNDN. Doanh nghiệp mới thành lập thường được áp dụng thuế suất ưu đãi trong những năm đầu hoạt động.
Quyết toán thuế năm đầu tiên:
- Mặc dù mới TL (thành lập), DN vẫn phải thực hiện quyết toán thuế TNDN. Kế toán trưởng cần tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế theo đúng quy định.
- Việc quyết toán thuế năm đầu tiên có ý nghĩa quan trọng, là cơ sở để cơ quan thuế đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và áp dụng các chính sách thuế tiếp theo.
Đăng ký sử dụng hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, dùng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Lựa chọn hình thức hóa đơn:
DN có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn bằng giấy hoặc hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử đang được khuyến khích sử dụng do tính tiện lợi, chính xác, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường. Hóa đơn điện tử giúp DN:
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ, gửi hđơn.
- Rút ngắn thời gian lập, gửi và nhận hóa đơn.
- Giảm thiểu mất ,hỏng hóa đơn.
- Dễ dàng quản lý hóa đơn.
- Góp phần bảo vệ môi trường.
Thủ tục đăng ký:
- Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế trước khi bắt đầu sử dụng.
- Hồ sơ đăng ký bao gồm: Đơn đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng mua bán phần mềm hóa đơn điện tử (nếu có)…
- Việc đăng ký có thể thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc trực tuyến qua mạng. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số để sử dụng hóa đơn điện tử.
Quy định khi sử dụng hóa đơn:
- Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn đúng quy định, ghi đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định. Ví dụ, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền…
- Hóa đơn phải được lưu trữ cẩn thận, theo thời hạn QĐ. Thời hạn lưu trữ hóa đơn tối thiểu là 10 năm.
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định về chữ ký số, bảo mật thông tin…
Ví dụ: Công ty D lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử và đã đăng ký với cơ quan thuế. Công ty D sử dụng phần mềm HĐ điện tử MISA để lập và gửi hóa đơn. Phần mềm này giúp công ty quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Các thủ tục kế toán khác
Ngoài các thủ tục chính nêu trên, doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện một số thủ tục kế toán khác
Mở tài khoản ngân hàng:
- Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính như thu chi, thanh toán, vay vốn….
- Cần lựa chọn ngân hàng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Các ngân hàng thương mại tại Việt Nam cung cấp đa dạng các dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp, ví dụ: Vietcombank, VietinBank, BIDV, ACB…
Đăng ký bảo hiểm:
- Doanh nghiệp phải đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật. Việc tham gia bảo hiểm xã hội là quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động, đồng thời cũng là trách nhiệm của doanh nghiệp.
- Thủ tục đăng ký bảo hiểm được thực hiện tại cơ quan Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm: danh sách người lao động, hợp đồng lao động…
Lập báo cáo tài chính:
- DN phải lập báo cáo tài chính định kỳ theo năm và nộp cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê. Báo cáo tài chính giúp các bên liên quan đánh giá tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của DN.
- Báo cáo tài chính phải được lập theo đúng Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và được kiểm toán bởi công ty kiểm toán độc lập (đối với một số loại hình doanh nghiệp).
Nếu bạn đang cần thành lập doanh nghiệp không mất quá nhiều thời gian tham khảo: Dịch vụ thành lập Doanh nghiệp trọn gói A-Z – Luật An Khang
Kết luận
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về các thủ tục kế toán, hoặc cần hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính, kê khai thuế, đăng ký sử dụng hóa đơn… hãy liên hệ với Luật và Kế Toán An Khang qua hotline 0936 149 833. Chúng tôi với đội ngũ kế toán và luật sư giàu kinh nghiệm sẽ đồng hành cùng bạn.