Lỗi hóa đơn điện tử gây nhiều khó khăn cho người sử dụng. Vậy các sự cố hoá đơn điện tử hay gặp là gì? Cách khắc phục lỗi hoá đơn điện tử thế nào? Bài viết dưới đây của Luật và kế toán An Khang hướng dẫn cách gỡ rối hoá đơn điện tử khi gặp lỗi.
Giới thiệu về lỗi thường gặp khi dùng hóa đơn điện tử
Tầm quan trọng của việc sử dụng hóa đơn điện tử
Trước khi tìm hiểu về các lỗi hoá đơn điện tử, chúng ta cùng xác định tầm quan trọng của việc sử dụng loại hoá đơn này. Theo khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế năm 2019 thì hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Việc sử dụng hoá đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích:
Đối với doanh nghiệp:
- Giúp quy trình vận hành đơn giản, nhanh chóng, tự động.
- Giảm chi phí
- Chủ động trong hoạt động, giảm sai sót trong kê khai thuế
- Giúp các khoản thuế được minh bạch, rõ ràng hơn
- Thủ tục hành chính liên quan đến thuế được đơn giản và tiết kiệm thời gian.
Đối với khách hàng:
- Thuận tiện trong việc tra cứu, sử dụng hoá đơn
- Tạo niềm tin với doanh nghiệp về sự minh bạch thuế.
Đối với cơ quan thuế:
- Kiểm soát phát hành hoá đơn của người nộp thuế dễ dàng hơn
- Hỗ trợ tích cực cho việc đối chiếu, xác minh hoá đơn
- Phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi sử dụng hoá đơn bất hợp pháp
- Giúp xây dựng cơ sở dữ liệu hoá đơn, thống nhất công tác quản lý thuế của Nhà nước
- Hỗ trợ thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế nhanh chóng.
Các lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử và ảnh hưởng của chúng
Trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử, chúng ta có thể gặp các lỗi phát sinh từ hệ thống hoặc từ trực tiếp người dùng. Ví dụ: Không truy cập được thông tin của hoá đơn hoặc không đăng nhập được trên hệ thống của Tổng Cục thuế,… hay đăng nhập nhưng báo sai thông tin liên tục hoặc định dạng file không phù hợp…
Dù nguyên nhân lỗi xuất phát từ đâu thì chúng cũng gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng cho người dùng. Ví dụ: Làm mất thời gian, ảnh hưởng đến việc xuất hoá đơn, tra cứu thông tin hoá đơn, ảnh hưởng tiến độ gửi hoá đơn cho khách hàng. Từ đó làm mất niềm tin với khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong kinh doanh.
Phân loại lỗi hóa đơn điện tử thường gặp
Hiện nay, có nhiều lỗi hóa đơn điện tử. Nhưng chung quy lại có thể chia thành các nhóm cụ thể như sau:
Lỗi hệ thống:
Lỗi hệ thống hóa đơn điện tử được hiểu là lỗi xảy ra đối với hóa đơn xuất phát từ hệ thống truy cập của nhà phát hành. Đây là nguyên nhân cơ bản và phổ biến.
Lỗi này có thể là do:
- Lỗi kết nối mạng: Bị mất mạng hoặc do mạng yếu, kém.
- Lỗi server: Là lỗi máy chủ tức là khi bạn truy cập máy chủ của trang web nó báo lỗi và không thể truy cập được, không thể hiển thị bất cứ thông tin hay nội dung gì đến người đọc.
Lỗi người dùng:
Sự cố hoá đơn điện tử cũng có thể xuất phát từ lỗi người dùng. Điều này có nghĩa là do bản thân người dùng thực hiện thao tác không chính xác.
Một số lỗi người dùng thường gặp như:
- Lỗi nhập sai thông tin: Các thông tin bị sai ở đây có thể là sai mật khẩu hoặc tên đăng nhập, nhưng thường sai mật khẩu chiếm tỷ lệ chủ yếu. Điều này do lỗi chủ quan trong quá trình đánh máy. Hoặc cũng có thể do người đó hoặc người khác đã tự ý thay đổi mật khẩu mà chưa thông báo lại cho người dùng sau. Do đó khi nhập thông tin tài khoản cũ sẽ bị báo sai thông tin.
Hoặc có thể sai thông tin về số hoá đơn: Thông thường một hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả phần thông tin dải hóa đơn kèm theo số hóa đơn. Chính vì vậy để có thể tra cứu hóa đơn, bạn cần nhập chính xác tuyệt đối dãy số và chữ của hóa đơn thì mới có thể tra cứu được hóa đơn.
- Lỗi định dạng file: Khi tải file lên hệ thống thì có thể bạn đang để định dạng file không phù hợp theo yêu cầu. Do đó, máy chủ không định dạng được nội dung của file nên báo lỗi. Ví dụ: Máy chỉ chấp nhận các file có định dạng PDF nhưng file bạn tải lên lại để định dạng XML. Khi đó máy báo lỗi định dạng file.
Lỗi phần mềm:
Khi sử dụng hoá đơn điện tử trên các phần mềm cũng hay gặp sự cố. Lỗi này có thể là do chưa cập nhật phần mềm. Ví dụ: Phần mềm sau một thời gian dài sử dụng sẽ cập nhật những tính năng mới để đáp ứng các yêu cầu của người dùng. Theo đó sẽ có thông báo đề nghị cập nhật phần mềm đó. Nhưng vì lý do nào đó mà người dùng chưa kịp hoặc quên cập nhật thì khi đăng nhập vào phần mềm cũ sẽ báo lỗi do chưa cập nhật phần mềm.
Bên cạnh đó, lỗi xung đột phần mềm cũng thường xảy ra khi bị virus hoặc kẻ xấu tấn công. Điều này làm cho phần mềm hoạt động xáo trộn. Để đảm bảo thông tin phần mềm sẽ tạm thời báo lỗi không cho bất kỳ ai truy cập.
Hướng dẫn khắc phục các lỗi hoá đơn điện tử thường gặp
Khi gặp phải lỗi hóa đơn điện tử, tuỳ vào từng loại lỗi chúng ta cần có cách khắc phục riêng, cụ thể như sau:
Lỗi hệ thống:
Thông thường, những phần mềm online thường rất dễ bị ảnh hưởng do kết nối mạng Internet. Chính vì vậy, điều đơn giản bạn có thể làm là kiểm tra lại toàn bộ kết nối mạng của máy tính. Tiếp theo đó thử đăng nhập lại xem đã đăng nhập và tra cứu được chưa.
Nếu như vẫn chưa thể đăng nhập được thì hãy nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được xử lý.
Lỗi người dùng:
Nếu như sự cố hóa đơn điện tử là do người dùng thì bạn có thể khắc phục bằng cách:
Kiểm tra lại thông tin đã nhập: Ở đây tại các thông tin đã nhập bạn tiến hành đối chiếu, kiểm tra lại những trường thông tin mình nhập đã đảm bảo đúng với các thông tin đã đăng ký trước đó hay không. Ví dụ: Nếu sai mật khẩu thì xác định xem đã từng đổi mật khẩu lần nào hay chưa? Nếu như không thể nhớ thì có thể ấn nút quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu theo hướng dẫn và tạo mật khẩu mới. Hoặc nếu sai thông tin hoá đơn thì nhập lại cho chính xác. Nghĩa là máy báo sai thông tin gì thì mình xử lý lại thông tin đó.
Sửa lỗi định dạng file: Trường hợp hóa đơn lỗi do định dạng file thì bạn đổi lại định dạng file cho phù hợp.
Lỗi phần mềm:
Lỗi phần mềm hóa đơn điện tử thường được khắc phục bằng cách đó là:
Cập nhật phần mềm: Tiến hành thao tác cập nhật phần mềm theo yêu cầu để tiếp tục sử dụng.
Gỡ bỏ các phần mềm xung đột: Với những phần mềm đang xung đột tiến hành gỡ bỏ.
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
Để hạn chế các sự cố hóa đơn điện tử trong quá trình sử dụng, chúng ta cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
- Luôn cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử: Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay ngày càng phát triển và được nâng cấp liên tục, đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu của người dùng. Theo đó, chúng ta cần cập nhập kịp thời để đảm bảo quá trình sử dụng hiệu quả, tránh sự cố không đáng có.
- Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Có kế hoạch sao lưu dữ liệu theo định kỳ, tránh khi xảy ra sự cố mất dữ liệu hoặc dữ liệu không được bảo toàn, ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp và mất thời gian để cập nhật lại.
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn: Cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin trên hóa đơn trước khi phát hành. Điều này đảm bảo hoá đơn đến người mua là chuẩn xác và không có sai sót.
- Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ khi gặp sự cố: Thay vì tự mình khắc phục lỗi hoá đơn thì nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ. Họ sẽ có chuyên gia kỹ thuật hiểu và xử lý nhanh chóng.
Kết luận
Trên đây là những giải đáp của chúng tôi về vấn đề lỗi hóa đơn điện tử. Qua bài viết giúp bạn hiểu rõ một số lỗi thường gặp cũng như cách xử lý khi gặp lỗi hoá đơn. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề này và các vấn đề có liên quan hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Luật và kế toán An Khang để được hỗ trợ nhanh nhất, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063.686 để hoặc truy cập vào website để nhận tư vấn hỗ trợ từ chúng tôi. Trân trọng!
