Dịch vụ kế toán thuếThành Lập Doanh Nghiệp

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ VÀ KHÔNG CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ – SỰ LỰA CHỌN NÀO CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP?

Sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã luôn làm cho các chủ thắc mắc nên sử dụng loại hóa đơn nào thì tốt nhất cho quá trình kinh doanh của mình. Bài viết này Luật An Khang giúp quý khách hàng giải đáp các thắc mắc về sự khác biệt của 2 loại hóa đơn này để bạn có thể đưa ra lựa chọn chính xác nhất!

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế là gì?

Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu khái niệm: Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
  • Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

So sánh hóa đơn điện tử có mã và không có mã 

So sánh hóa đơn điện tử có mã và không có mã 
So sánh hóa đơn điện tử có mã và không có mã
Tiêu chí Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Ký hiệu hóa đơn Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định: C – thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Ví dụ: 1C22TAA – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định: K -thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Ví dụ: 1K23TYY – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Xuất hóa đơn B1: Lập hóa đơn

B2: Ký số

B3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã

B4: Gửi cho người mua

B1: Lập hóa đơn

B2: Ký số

B3: Gửi cho người mua

Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế Ngay tại thời điểm doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số và thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã, bên mua có thể vào website của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn. Có 2 hình thức:

1. Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng/quý).

2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với các trường hợp còn lại: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua).

Xử lý khi tổng hợp hóa đơn điện tử có sai sót Không có – Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;

– Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp

HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế Không có
Ưu điểm – Chỉ cần có máy tính kết nối internet và sử dụng phần mềm lập hóa đơn.

– Tính bảo mật cao, được khách hàng tin tưởng.

– Không phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế do đã gửi khi cấp mã.

– Khách hàng khi nhận được hóa đơn có thể vào cổng thông tin của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn.

– Hóa đơn sau khi xuất không cần gửi lên thuế cấp mã nên linh hoạt về thời điểm lập hóa đơn.

– Không lo gián đoạn xuất hóa đơn khi hệ thống thuế bị sự cố.

Nhược điểm – Hóa đơn khi xuất phải gửi ngay lên cơ quan thuế để cấp mã nên không linh hoạt về thời điểm xuất hóa đơn.

– Phụ thuộc vào hệ thống của cơ quan thuế khi cấp mã nên khi hệ thống có sự cố sẽ bị gián đoạn xuất hóa đơn.

– Cần có hệ thống phần mềm kế toán.

– Phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế trong ngày.

– Có thể gặp rủi ro phạt do chậm gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Hầu hết doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Doanh nghiệp tạo hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng các yêu cầu theo quy định tại khoản 1, 3, 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, cụ thể:

Ngoại lệ:

  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đáp ứng các yêu cầu tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện nhưng cần hóa đơn để giao cho khách hàng và được cơ quan thuế chấp nhận. Trường hợp này, hóa đơn điện tử có mã sẽ được cấp theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi được cấp.
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 nếu đáp ứng các điều kiện sau:

  • Kinh doanh trong lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải (hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy).
  • Đã hoặc sẽ giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
  • Có hệ thống phần mềm kế toán, lập hóa đơn điện tử đáp ứng quy định.
  • Bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn đến người mua và cơ quan thuế.

Trường hợp ngoại lệ:

  • Doanh nghiệp có rủi ro thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Giải đáp thắc mắc về đăng ký hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế

đăng ký hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế
đăng ký hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp có được lựa chọn loại hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế không?

Có. Nếu doanh nghiệp đáp ứng điều kiện đăng ký sử dụng cả hai loại hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hóa đơn phù hợp.

Doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không mã sang có mã của cơ quan thuế không?

Có. Doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không mã sang có mã theo quy định tại Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

  • Thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
  • Nếu bị xác định rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính thì phải chuyển đổi theo thông báo của cơ quan thuế trong 10 ngày làm việc.

Sau 12 tháng sử dụng hóa đơn có mã, doanh nghiệp có thể chuyển về không mã nếu đáp ứng điều kiện tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế và Thông tư 31/2021/TT-BTC.

Kết luận

Trên đây là nội dung là công ty Luật An Khang muốn gửi tới quý khách hàng về vấn đề nên lựa chọn hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Nếu quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc hay có câu hỏi pháp lý khác thì vui lòng liên hệ qua Hotline để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Lê Khắc Dũng là thạc sĩ Luật Hà Nội với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Pháp lý Doanh nghiệp. Sứ mệnh của tôi và Luật An Khang là đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt trong mọi vấn đề Pháp lý

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *