Căn cứ vào thông tư 78/2021/TT-BTC có rất nhiều thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử. Đặc biệt là việc xuất hóa đơn VAT điện tử đã được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung sao cho phù hợp với thực tế.
Trong bài viết dưới đây Luật An Khang sẽ cập nhật thêm những kiến thức hữu ích xoay quanh xuất hóa đơn GTGT. Đồng thời, hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn VAT điện tử 2024 mới nhất hiện nay. Cùng đọc và theo dõi nhé.
Hóa đơn VAT là gì?
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn VAT được quy định cụ thể như sau:
Hóa đơn VAT hay còn được biết đến với tên gọi hóa đơn GTGT, hóa đơn đỏ. Đây là một loại chứng từ do Bộ Tài Chính phát hành hay do Doanh nghiệp tự in nếu doanh nghiệp đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế.
Hóa đơn GTGT do người bán lập, xuất cho người mua hàng hóa, dịch vụ nhằm ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, đã cung cấp. Để phục vụ cho việc kê khai, nộp thuế VAT.
Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ kế toán thuế toàn quốc, chuyên nghiệp
Các loại hóa đơn VAT
Hóa đơn VAT là một loại hóa đơn được sử dụng trong giao dịch kinh doanh nhằm thu các khoản thuế giá trị gia tăng (VAT). Mà doanh nghiệp cần phải phụ thuộc cho Nhà nước. Các loại hóa đơn VAT chính bao gồm:
Hóa đơn điện tử VAT
Hóa đơn điện tử VAT là loại hóa đơn được tạo, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đây là một giải pháp hiện đại, tiện lợi và bảo mật cao hơn so với hóa đơn giấy.
Các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận hành hóa đơn. Hoặc cần xử lý số lượng lớn hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hay doanh nghiệp mong muốn tăng cường tính bảo mật và minh bạch trong công việc phát hành và lưu trữ hóa đơn.
Hóa đơn VAT
Hóa đơn VAT là loại hóa đơn được in trên giấy và được sử dụng trong truyền thông giao dịch. Đây là hình thức truyền thống hóa đơn và đã được sử dụng rộng rãi trước khi có sự phát triển của hóa đơn điện tử.
Hóa đơn VAT chủ yếu được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp không có khả năng hoặc chưa sẵn sàng phát triển hệ thống hóa đơn điện tử.
- Thực hiện giao dịch yêu cầu hóa đơn giấy theo yêu cầu của đối tác hoặc khách hàng.
- Hay các khu vực có hạ tầng công nghệ thông tin chưa phát triển, khó phát triển khai hóa đơn điện tử.
Hóa đơn VAT tự động
Hóa đơn VAT tự động là loại hóa đơn do doanh nghiệp tự động trong hệ thống máy tính của mình, sau khi được cơ quan thuế cấp phép. Đây là một giải pháp trung gian giữa hóa đơn truyền thống giấy và hóa đơn điện tử.
Loại hóa đơn này được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp có nhu cầu tự động hóa trong công việc hóa đơn, nhưng chưa sẵn có hoặc không thể áp dụng điện tử hóa đơn.
- Hoặc doanh nghiệp có mong muốn linh hoạt trong công việc phát hành hóa đơn ngay tại cơ sở của mình.
Các bước xuất hóa đơn VAT điện tử
Xuất hóa đơn VAT điện tử được thực hiện bao gồm nhiều bước. Từ việc đăng ký sử dụng đến cài đặt, gửi và lưu trữ hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn xuất hóa đơn VAT cơ bản nhất, cùng theo dõi nhé.
- Đăng ký sử dụng điện tử đơn hàng
- Lập và gửi email hóa đơn
- Lưu trữ hóa đơn điện tử
- Báo cáo sử dụng hóa đơn
Tuy nhiên, quá trình xuất hóa đơn điện tử VAT yêu cầu doanh nghiệp phải tích hợp các quy định về đăng ký, cài đặt, gửi, lưu trữ và báo cáo hóa đơn một cách chính xác và phù hợp. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý hóa đơn.
Xem thêm: Kê khai và nộp thuế GTGT: Hướng dẫn A-Z từ chuyên gia, đảm bảo tuân thủ và tối ưu hiệu quả
Hướng dẫn chi tiết từng bước xuất hóa đơn điện tử
Để giúp bạn hiểu hơn về cách xuất hóa đơn VAT, sau đây Luật An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết các bước xuất hóa đơn điện tử VAT. Cùng theo dõi bạn nhé.
Đăng ký sử dụng điện tử hóa đơn trên cổng thông tin của cơ quan thuế
Bước 1: Mở trình duyệt web và truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng Thuế tại địa chỉ: [ https://thuedientu.gdt.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp (mã thuế và mã
Bước 3: Trên chính giao diện, chọn mục “Hóa đơn điện tử” và sau đó chọn “Đăng ký sử dụng đơn điện tử”
Bước 4: Đăng ký thông tin
Ở bước này, bạn cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào mẫu đăng ký, bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email
- Thông tin đại diện pháp luật: Họ tên, chức vụ, số CMND/CCCD.
Bước 5: Kiểm tra lại các thông tin đã điền, sau đó nhấn “Gửi” để hoàn tất đăng nhập
Bước 6: Theo dõi email hoặc cổng thông tin để nhận phản hồi từ cơ sở thuế về việc chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung hồ
Lập trình điện tử hóa đơn trên phần mềm hoặc trang web của nhà cung cấp dịch vụ
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ bằng tài khoản
Bước 2: Chọn mục cài đặt hóa đơn
Bước 3: Điền các thông tin cần thiết vào mẫu đơn điện tử, bao gồm:
- Người mua thông tin: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thông tin thuế: Thuế VAT, số tiền thuế.
Bước 4: Kiểm tra tra cứu và ký hiệu hóa đơn
Bước 5: Lưu và xuất hóa đơn VAT
Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng
Bước 1: Chuẩn bị thông tin khách hàng: Ở bước này bạn cần đảm bảo rằng bạn có đầy đủ thông tin liên hệ của khách hàng, bao gồm email địa chỉ, số điện thoại (nếu gửi qua tin nhắn).
Bước 2: Gửi hóa đơn qua email
Ở bước này, bạn cần mở email và tạo một email mới, nhập địa chỉ email của khách hàng.
Sau đó, đính kèm tệp điện tử điện tử (thường là tệp PDF) và chỉ định các thông tin cần thiết trong email nội dung. Sau đó, gửi email và yêu cầu xác thực khách hàng đã được nhận đơn vị.
Bước 3: Gửi hóa đơn qua tin nhắn SMS (nếu cần)
Nếu khách hàng yêu cầu, bạn có thể gửi thông tin đơn hàng qua tin nhắn SMS trong liên kết để khách hàng truy cập và tải đơn hàng.
Lưu trữ hóa đơn điện tử
Để lưu trữ hóa đơn dideVAT điện tử, bạn cần thao tác theo các bước sau:
Bước 1: Lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ
Hóa đơn điện tử được lưu trữ tự động trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ theo quy định về thời gian lưu trữ (thường là tối thiểu 10 năm).
Bước 2: Tự sao lưu hóa đơn
Tải xuống và lưu trữ bản sao của các điện tử hóa đơn trên hệ thống nội bộ của doanh nghiệp hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo rằng các bản sao lưu này được bảo mật và có thể xuất ra khi cần thiết.
Bước 3: Quản lý và truy xuất hóa đơn
Sử dụng phần mềm hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hoặc nội bộ hệ thống để quản lý, tìm kiếm và xuất ra các điện tử hóa học khi cần kiểm tra hoặc báo cáo.
Công việc xuất trình điện tử đơn yêu cầu khoáng thủ quy trình từ đăng ký sử dụng, cài đặt và gửi hóa đơn, đến lưu trữ và quản lý hóa đơn. Mỗi bước cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của điện tử đơn tử. Đồng thời tăng cường hiệu quả và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Xem thêm: Hoàn thuế GTGT: Hướng dẫn chi tiết, đơn giản, chính xác nhất 2024
Các phần mềm xuất hóa đơn VAT điện tử phổ biến
Dưới đây là một số phần mềm xuất hóa đơn VAT điện tử phổ biến, uy tín và dễ sử dụng tại Việt Nam:
MISA MEINVOICE
MISA MEINVOICE là phần mềm hóa đơn điện tử của Công ty Cổ phần MISA. Một trong những nhà cung cấp dịch vụ phần mềm kế toán và quản lý doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.
Tính năng nổi bật
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Hỗ trợ lập, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Tích hợp dễ dàng với các phần mềm kế toán và ERP của MISA.
- Tự động gửi email hóa đơn cho khách hàng.
- Quản lý và tra cứu hóa đơn nhanh chóng.
Ưu điểm
- Đáp ứng đầy đủ quy định của cơ quan thuế.
- Hỗ trợ đa dạng các loại hóa đơn (bán hàng, dịch vụ, vé xe, vé tàu, …)
- Hỗ trợ khách hàng 24/7.
VNPT-INVOICE
VNPT-INVOICE là dịch vụ hóa đơn điện tử do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) cung cấp. Được phát triển với mục tiêu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và quản lý hóa đơn hiệu quả.
Tính năng nổi bật
- Tạo lập, quản lý và phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng.
- Hỗ trợ ký số, gửi email, và tin nhắn SMS thông báo hóa đơn cho khách hàng.
- Báo cáo và thống kê hóa đơn dễ dàng.
- Tích hợp với các phần mềm kế toán thông dụng.
Ưu điểm
- Được phát triển bởi VNPT, một nhà cung cấp dịch vụ công nghệ uy tín.
- Đảm bảo tính bảo mật và ổn định cao.
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, phù hợp cho các doanh nghiệp có giao dịch quốc tế.
EFY-EINVOICE
EFY-EINVOICE là sản phẩm của Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam, chuyên cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật
- Hỗ trợ lập, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Quản lý hóa đơn theo thời gian thực.
- Hỗ trợ đa dạng các loại hóa đơn (bán hàng, dịch vụ, vé máy bay, vé tàu, …)
- Tích hợp với các hệ thống kế toán và ERP.
Ưu điểm
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp.
- Bảo mật và tuân thủ các quy định của cơ quan thuế.
Các trường hợp được miễn, không phải xuất hóa đơn VAT
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, có một số trường hợp doanh nghiệp được miễn hoặc không phải xuất hóa đơn VAT. Dưới đây là các trường hợp cụ thể:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế VAT
- Hoạt động chuyển nhượng vốn
- Hoạt động chuyển nhượng bất động sản
- Hoạt động cho vay vốn
- Hoạt động điều chuyển tài sản
- Hoạt động tái đầu tư lợi nhuận
- Các trường hợp khác theo quy định
Một số trường hợp đặc biệt khác: Theo Khoản 10 và Khoản 11, Điều 5, Thông tư 219/2013/TT-BTC. Bao gồm:
- Hoạt động góp vốn, tài sản vào doanh nghiệp để thành lập doanh nghiệp.
- Tài sản luân chuyển nội bộ, điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên trong cùng một tổng công ty.
- Một số trường hợp khác theo quy định.
Các trường hợp trên đều được quy định cụ thể trong Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP. Việc xác định đúng các trường hợp được miễn hoặc không phải xuất hóa đơn VAT giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro liên quan đến thuế.
Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn VAT và cách khắc phục
Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn VAT và cách khắc phục lỗi. Cùng đọc để tránh được những sai sót khi tiến hành xuất hóa đơn GTGT.
- Sai sót về thông tin: Như: thông tin khách hàng, khách hàng chưa cung cấp đầy đủ thông tin.
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Sai tên, mã hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, sai số lượng, giá bán, thành tiền.
- Sai tổng số tiền hàng hóa/dịch vụ trước thuế.
- Sai số tiền thuế GTGT.
- Sai tổng số tiền thanh toán.
Để khắc phục tình trạng trên, bạn cần làm như sau:
- Đối với hóa đơn giấy: Gạch chéo thông tin sai, ghi lại thông tin chính xác bên cạnh và ký, đóng dấu xác nhận. Hoặc hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.
- Đối với hóa đơn điện tử: Tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh để sửa chữa thông tin sai. Hủy hóa đơn nếu sai sót quá lớn hoặc không thể sửa chữa bằng hóa đơn điều chỉnh.
Kết luận
Hy vọng bài viết trên của Luật An Khang trên bạn đã biết cách xuất hóa đơn VAT điện tử 2024. Nếu bạn cần tham vấn chi tiết hơn vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063686 đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm tại Luật An Khang luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.
