Có được ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ 3 không? Những điều doanh nghiệp cần biết

Uỷ nhiệm xuất hoá đơn là gì? Có được phép uỷ nhiệm cho bên thứ ba xuất hoá đơn không? Cần đáp ứng những điều kiện gì? Bài viết dưới đây của Luật và kế toán An Khang sẽ giải đáp chi tiết các vấn đề về xuất hoá đơn uỷ nhiệm.

Giới thiệu về uỷ nhiệm xuất hoá đơn cho bên thứ ba

Khái niệm uỷ nhiệm xuất hoá đơn

Uỷ nhiệm xuất hoá đơn được hiểu thế nào? Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hoá đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Uỷ nhiệm là việc giao cho người khác hoặc tổ chức khác làm thay một nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của mình.

Theo đó, có thể hiểu, uỷ nhiệm xuất hoá đơn là việc một tổ chức hoặc cá nhân (người ủy nhiệm) giao cho một tổ chức hoặc cá nhân khác (người nhận ủy nhiệm) thực hiện việc lập và xuất hóa đơn cho các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà lẽ ra là trách nhiệm của người ủy nhiệm. 

Có được uỷ nhiệm xuất hoá đơn cho bên thứ 3 không?

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Bên cạnh đó, căn cứ khoản 7 Điều này thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được uỷ nhiệm cho bên thứ 3 là bên có quan hệ liên kết để xuất hoá đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ.

Điều kiện uỷ nhiệm xuất hoá đơn

Theo Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì điều kiện uỷ nhiệm xuất hoá đơn bao gồm: 

• Phải là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác (không áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như trước đây);
• Bên thứ ba xuất hoá đơn phải là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử;
• Bên thứ ba không đang trong thời gian ngừng sử dụng hóa đơn.
• Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng/thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm và thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Quan hệ liên kết được quy định tại khoản 21 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019 là quan hệ giữa:

• Các bên tham gia trực tiếp/gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn vào doanh nghiệp;
• Các bên cùng chịu sự điều hành, kiểm soát trực tiếp/gián tiếp bởi một tổ chức/cá nhân;
• Các bên cùng có một tổ chức/cá nhân tham gia góp vốn;
• Các doanh nghiệp được điều hành, kiểm soát bởi các cá nhân có mối quan hệ mật thiết trong cùng một gia đình.

Như vậy, không phải mọi trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đều có thể uỷ nhiệm cho bên thứ 3 lập hoá đơn thay cho mình. Theo đó, điều kiện bắt buộc để bên thứ 3 xuất hoá đơn điện tử uỷ nhiệm phải là bên có quan hệ liên kết với doanh nghiệp, tổ chức uỷ nhiệm.

Thủ tục ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ 3 mới nhất

Căn cứ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có thể thấy thủ tục uỷ nhiệm xuất hoá đơn cho bên thứ 3 được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Ký kết hợp đồng ủy nhiệm

Bên uỷ nhiệm và bên nhận uỷ nhiệm sẽ tiến hành ký kết hợp đồng uỷ nhiệm để thể hiện sự đồng thuận và thực hiện các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. Căn cứ khoản 2 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì hợp đồng uỷ nhiệm cần có các nội dung chủ yếu sau:

• Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); 
• Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); 
• Mục đích ủy nhiệm; 
• Thời hạn ủy nhiệm; 
• Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);
• Trách nhiệm của bên uỷ nhiệm;
• Trách nhiệm của bên nhận uỷ nhiệm.

Ngoài các điều khoản quan trọng nêu trên thì hai bên có thể thoả thuận đưa thêm vào hợp đồng một số nội dung liên quan khác. Hai bên có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm (hợp đồng hoặc thỏa thuận) và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Sau khi đã lập hợp đồng uỷ nhiệm thì hai bên phải thông báo với cơ quan thuế theo khoản 3 Điều 3 Thông tư này. Việc thông báo được thực hiện như sau:

• Việc ủy nhiệm hóa đơn được xác định là trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hai bên sử dụng Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận.
• Hai bên điền thông tin của bên còn lại tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT như sau: Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” thì điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên. Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” thì điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.

Bước 2: Bên nhận ủy nhiệm xuất hóa đơn

Quy định về mẫu số hoá đơn được quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

• Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; 
• Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
• Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
• Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
• Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định;
• Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

• Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
• Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
• Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

• Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
• Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
• Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
• Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
• Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
• Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
• Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử: “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;……

Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm.

Bước 3: Bên ủy nhiệm nhận hóa đơn

Sau khi bên nhận uỷ nhiệm xuất hoá đơn thì bên uỷ nhiệm sẽ nhận hoá đơn và kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn xem đã tuân thủ đầy đủ các nội dung hay chưa, có bị tẩy xoá hay thông tin bị nhoè, mờ hay có nghi ngờ gì không…

Nếu hoá đơn đã hợp lệ thì tiến hành lưu trữ hoá đơn theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 4: Thanh toán tiền hàng

Bên uỷ nhiệm thanh toán tiền hàng cho bên nhận uỷ nhiệm theo như đúng phương thức và thời hạn thanh toán như đã thoả thuận trong hợp đồng uỷ nhiệm.

Ưu điểm và nhược điểm của việc ủy nhiệm xuất hóa đơn

Việc uỷ nhiệm xuất hoá đơn có ưu, nhược điểm nhất định, cụ thể:

Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian: Ủy nhiệm xuất hóa đơn cho phép doanh nghiệp giảm tải các công việc liên quan đến lập và quản lý hóa đơn. Quy trình xử lý hoá đơn nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm các chi phí liên quan đến phần mềm, nhân sự và cơ sở hạ tầng cần thiết để quản lý hóa đơn nội bộ.
• Tiết kiệm nguồn lực: Tận dụng nguồn lực cho các hoạt động phát triển của công ty.

Nhược điểm

• Rủi ro về sai sót: Nếu bên nhận ủy nhiệm không hiểu rõ hoặc không nắm bắt đầy đủ thông tin về giao dịch, có thể dẫn đến việc xuất hóa đơn sai hoặc thiếu chính xác.
• Rủi ro về gian lận: Bên nhận ủy nhiệm có thể lợi dụng quyền được giao để thực hiện các hành vi gian lận hoặc lừa đảo, gây tổn hại đến doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể mất đi một phần kiểm soát trực tiếp đối với quy trình lập hóa đơn, tăng nguy cơ phát sinh các hoạt động không trung thực. Đồng thời, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác và hợp pháp của các hóa đơn được xuất ra. 

Kết luận

Trên đây là những giải đáp của chúng tôi về vấn đề có được uỷ nhiệm xuất hoá đơn hay không và các vấn đề liên quan cần biết để bạn đọc tham khảo. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề này và các vấn đề có liên quan hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Luật và kế toán An Khang để được hỗ trợ nhanh nhất, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063.686 để hoặc truy cập vào website để nhận tư vấn hỗ trợ từ chúng tôi. Trân trọng!