Thủ tục thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp từ ngày 01/7/2025

Từ ngày 01/7/2025, quy định mới về việc khai báo và thay đổi thông tin liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp sẽ chính thức có hiệu lực. Đây là điểm thay đổi quan trọng tác động đến mọi loại hình doanh nghiệp, từ công ty TNHH, cổ phần cho đến doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp có thể đối diện với rủi ro pháp lý, xử phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng uy tín trên thị trường. Trong bài viết này, Luật An Khang sẽ phân tích chi tiết thủ tục hành chính mới, căn cứ pháp lý và hướng dẫn thực hiện thực tế để doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ.

Xem thêm: Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp từ 01/7/2025 và thời hạn thông báo thay đổi thông tin

Thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp từ 01/7/2025

Quyết định 2354/QĐ-BTC của Bộ Tài chính công bố chi tiết thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp. Trong đó, đáng chú ý là thủ tục liên quan đến:

• Thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.

• Thông báo, bổ sung thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các trường hợp phải thông báo, hồ sơ và cách thức thực hiện để doanh nghiệp nắm rõ:

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện

a) Thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp phải nộp Thông báo thay đổi tới Cơ quan đăng ký kinh doanh trong 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi (ví dụ: thay đổi tỷ lệ sở hữu hoặc thay đổi cá nhân/cổ đông đứng tên hưởng lợi).

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ:

• Cấp Giấy biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.
• Cập nhật thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 01 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp doanh nghiệp có yêu cầu, sẽ được cấp thêm Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

b) Thay đổi thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi

Với công ty cổ phần, khi có thay đổi về cổ đông hoặc thông tin của cổ đông (theo khoản 3 Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp phải gửi thông báo trong vòng 10 ngày.:

Tuy nhiên, các trường hợp công ty niêm yết trên sàn chứng khoán hoặc công ty đã đăng ký giao dịch chứng khoán được miễn nghĩa vụ này.

Hồ sơ hợp lệ cũng sẽ được cập nhật trong 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến

Người nộp đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản định danh điện tử.

Thực hiện các bước: kê khai, tải văn bản điện tử, ký số và thanh toán lệ phí trực tuyến.

Người nộp và người được ủy quyền đều phải xác thực điện tử. Nếu hệ thống bị gián đoạn, xác thực có thể bổ sung sau khi doanh nghiệp đã được cấp đăng ký.

Sau khi nộp, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy biên nhận điện tử và thông báo lịch trả kết quả.

• Nếu hồ sơ hợp lệ → cơ quan đăng ký cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo trực tuyến.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ → gửi thông báo yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung ngay trên hệ thống.

Nghĩa vụ công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tổ chức phải thực hiện công bố trên Cổng thông tin quốc gia và nộp lệ phí công bố

Nội dung công bố bao gồm:

• Thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Ngành, nghề kinh doanh.
• Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu là công ty cổ phần).

Doanh nghiệp cũng cần công bố lại thông tin khi có thay đổi. Thời hạn công bố: 30 ngày kể từ ngày thông tin được cấp/điều chỉnh.

Các phương thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể lựa chọn:

1. Nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.

2. Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.

3. Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

✅ Với quy định mới, việc cập nhật kịp thời thông tin chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn đảm bảo uy tín khi giao dịch với ngân hàng, nhà đầu tư và đối tác quốc tế.

Xem thêm: Từ 01/7, cá nhân được coi là chủ sở hữu hưởng lợi nếu chi phối những vấn đề nào của doanh nghiệp?

Thành phần hồ sơ và quy định về ủy quyền khi thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp

khi doanh nghiệp có sự thay đổi liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi, hồ sơ gửi cơ quan đăng ký kinh doanh cần tuân thủ đúng theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Hồ sơ trong từng trường hợp thay đổi

Trường hợp thay đổi trực tiếp thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi cập nhật mới nhất.

Trường hợp thay đổi thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Danh sách thông tin cổ đông/cá nhân/tổ chức nhằm xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.

👉 Doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn đúng mẫu danh sách đi kèm với từng tình huống. Nếu sử dụng sai biểu mẫu, hồ sơ có thể bị trả lại và kéo dài thời gian xử lý.

Quy định về ủy quyền khi nộp hồ sơ

Theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục thay mặt doanh nghiệp.

• Ủy quyền cho cá nhân:

  • Văn bản ủy quyền (không bắt buộc công chứng, chứng thực).

• Ủy quyền cho tổ chức:

  • Bản sao hợp đồng ủy quyền;

  • Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công cho cá nhân trực tiếp nộp hồ sơ.

• Ủy quyền cho đơn vị bưu chính công ích:

  • Bản sao phiếu gửi hồ sơ có xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký hồ sơ.

• Ủy quyền cho đơn vị bưu chính không phải công ích:

  • Hợp đồng ủy quyền;

  • Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ.

⚠️ Người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của việc ủy quyền. Nếu việc xác thực điện tử bị gián đoạn, doanh nghiệp phải hoàn tất xác thực ngay sau khi được cấp đăng ký.

Trường hợp không có tài khoản định danh điện tử

Nếu người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử để ký số, cần bổ sung bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ sau:

• Căn cước công dân;

• Hộ chiếu Việt Nam;

• Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp còn hiệu lực.

Trách nhiệm khi có tranh chấp về ủy quyền

Trong tình huống phát sinh tranh chấp (ví dụ: người ủy quyền phủ nhận việc đã ủy quyền), Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo việc tuân thủ theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và điểm c khoản 1 Điều 216 Luật Doanh nghiệp 2020.

Số lượng hồ sơ

Doanh nghiệp chỉ cần nộp 01 bộ hồ sơ cho mỗi lần thực hiện thủ tục hành chính.

✅ Tóm lại: Quy định về hồ sơ và ủy quyền trong thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp đã được pháp luật quy định rất chi tiết. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng biểu mẫu, nộp đủ giấy tờ và thực hiện đúng thẩm quyền để tránh bị từ chối hồ sơ, đồng thời đảm bảo tính pháp lý trong hoạt động kinh doanh.

Cơ quan giải quyết thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi hoặc xác định thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, hồ sơ sẽ được tiếp nhận và xử lý bởi cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Cụ thể:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương:
  Đây là cơ quan trực tiếp cấp đăng ký doanh nghiệp cho các công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh đặt tại địa phương (trừ các trường hợp thuộc thẩm quyền của Ban quản lý khu công nghệ cao). Ngoài trụ sở chính, Sở có thể mở thêm điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả để hỗ trợ doanh nghiệp thuận tiện hơn.

• Ban quản lý khu công nghệ cao:
  Nếu doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh trong phạm vi khu công nghệ cao, thì thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp – bao gồm việc thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi – thuộc về Ban quản lý khu công nghệ cao.

👉 Như vậy, tùy địa chỉ đặt trụ sở hoặc địa điểm hoạt động, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đúng cơ quan có thẩm quyền. Việc xác định chính xác nơi tiếp nhận không chỉ rút ngắn thời gian xử lý mà còn hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại nhiều lần.

Xem thêm: Doanh nghiệp thành lập trước 1/7 có phải bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi không?

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp

Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi hoặc xác định thông tin liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ tiến hành thẩm định và trả kết quả theo ba trường hợp sau:

Trường hợp hồ sơ hợp lệ

• Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cập nhật dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý chứng minh việc cập nhật thông tin đã hoàn tất.

Ví dụ: Một công ty TNHH có chủ sở hữu mới là cá nhân khác. Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, thông tin này sẽ được hiển thị chính xác trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tránh rủi ro pháp lý khi ký hợp đồng với đối tác.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc có thông tin không thống nhất

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ ra thông báo bằng văn bản, chỉ rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
• Tất cả yêu cầu chỉnh sửa sẽ được gộp trong một thông báo duy nhất, để doanh nghiệp dễ dàng hoàn thiện hồ sơ.
• Doanh nghiệp có 60 ngày để bổ sung hồ sơ kể từ ngày có thông báo. Sau thời hạn này, nếu không nộp lại, hồ sơ sẽ không còn giá trị và bị hủy trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp kê khai sai số chứng minh nhân dân của chủ sở hữu hưởng lợi. Cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu sửa đổi, nếu doanh nghiệp không bổ sung kịp thời thì hồ sơ coi như không hợp lệ.

Trường hợp bị từ chối đăng ký

• Nếu hồ sơ không đáp ứng điều kiện pháp luật, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ từ chối cấp đăng ký.
• Trong văn bản thông báo từ chối, cơ quan này phải nêu rõ lý do để doanh nghiệp nắm được và điều chỉnh trong lần nộp sau.

Ví dụ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ nhưng không kèm theo giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của chủ sở hữu hưởng lợi thì chắc chắn sẽ bị từ chối

Phí, lệ phí khi thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp

Khi thực hiện thủ tục thay đổi hoặc xác định thông tin liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ cần lưu ý một số quy định về phí và lệ phí như sau:

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp

Hiện nay, theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC, Biểu phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp không có quy định về lệ phí riêng đối với thủ tục thay đổi hoặc xác định thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi.

Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

• Doanh nghiệp vẫn phải nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định chung, mức phí là 100.000 đồng/lần (căn cứ Thông tư 47/2019/TT-BTC).

• Khoản phí này được nộp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và là thủ tục bắt buộc để thông tin thay đổi của doanh nghiệp được công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp được hoàn trả phí

Trong tình huống hồ sơ đăng ký thay đổi không được chấp thuận và doanh nghiệp không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành hoàn trả toàn bộ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

💡 Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần lưu ý duy nhất khoản phí công bố thông tin (100.000 đồng/lần) khi thực hiện thủ tục thay đổi hoặc xác định chủ sở hữu hưởng lợi, không phát sinh thêm lệ phí khác theo Thông tư 47/2019/TT-BTC.

Yêu cầu, điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp

Để hoàn tất thủ tục thay đổi hoặc xác định chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cần đáp ứng các yêu cầu, điều kiện sau:

Đối với cổ đông sáng lập

Theo khoản 4 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông sáng lập là người sở hữu tối thiểu một cổ phần phổ thông và có tên trong danh sách cổ đông sáng lập tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp chỉ phải thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập trong trường hợp cổ đông chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần cổ phần đã đăng ký mua (theo Điều 113 Luật Doanh nghiệp).

• Thời hạn để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thông báo là 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn thanh toán đủ cổ phần.

Yêu cầu về kê khai thông tin cá nhân

• Người nộp hồ sơ khi thực hiện thủ tục hành chính bắt buộc phải kê khai đầy đủ họ tên, ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân.

• Thông tin này sẽ được đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu có sai lệch, cá nhân phải chủ động cập nhật để đảm bảo tính chính xác.

• Trường hợp chưa có số định danh, hồ sơ phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ còn hiệu lực.

Yêu cầu khi nộp hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử

• Nếu nộp hồ sơ giấy: người nộp phải xuất trình căn cước công dân, căn cước điện tử hoặc hộ chiếu hợp lệ.

• Nếu nộp hồ sơ qua mạng: phải đảm bảo hồ sơ điện tử có đầy đủ nội dung như hồ sơ giấy, được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Ngoài ra, hồ sơ trực tuyến phải có thông tin về số điện thoại và email của người nộp.

Điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp chỉ được cấp Giấy chứng nhận khi đáp ứng đủ các điều kiện:

• Ngành, nghề đăng ký không thuộc danh mục cấm đầu tư;

• Tên doanh nghiệp phù hợp theo Điều 37, 38, 39 và 41 Luật Doanh nghiệp;

• Hồ sơ đăng ký hợp lệ và đầy đủ;

• Nộp đủ phí, lệ phí theo quy định pháp luật.

Các trường hợp bị từ chối cấp đăng ký doanh nghiệp

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có quyền từ chối hồ sơ nếu doanh nghiệp rơi vào một trong các tình huống:

• Đã bị thông báo hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

• Đang trong quá trình giải thể;

• Có tình trạng pháp lý “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”.

Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của Tòa án, Cơ quan điều tra hoặc Cơ quan thi hành án, doanh nghiệp cũng có thể bị từ chối thực hiện thủ tục cho đến khi có văn bản chấp thuận cho phép tiếp tục.

💡 Có thể thấy, thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp không chỉ dừng ở việc nộp hồ sơ mà còn đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện pháp lý. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác, đầy đủ và đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro bị từ chối hoặc kéo dài quá trình xử lý hồ sơ.

Kết luận

Từ 01/7/2025, việc khai báo và thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp trở thành nghĩa vụ bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Nếu không thực hiện đúng thủ tục hành chính theo thời hạn quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với mức phạt nặng và rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Để tránh vi phạm, quý doanh nghiệp nên chủ động rà soát hồ sơ, chuẩn bị quy trình quản trị nội bộ và liên hệ với đơn vị tư vấn pháp luật uy tín. Luật An Khang với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác và an toàn.

👉 Hãy liên hệ ngay đường dây nóng 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết, kịp thời bảo vệ quyền lợi và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn