Pháp Luật Doanh Nghiệp

Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp: Thủ tục, hồ sơ, chi phí và những lưu ý quan trọng

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, nhiều hộ kinh doanh tại Việt Nam đang dần nhận thấy những hạn chế của mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, đặc biệt là khi muốn mở rộng quy mô hoạt động. Một thực tế dễ thấy là hộ kinh doanh thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận nguồn vốn từ ngân hàng, khó ký kết hợp đồng có giá trị lớn với đối tác, đồng thời lại không có tư cách pháp nhân để tham gia vào những hoạt động kinh doanh chuyên nghiệp. Chính vì vậy, câu hỏi “có nên chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp hay không” ngày càng được nhiều người quan tâm.

Nếu bạn cũng đang băn khoăn, trong bài viết này, Luật và Kế toán An Khang sẽ phân tích một cách chi tiết từ thủ tục, hồ sơ, chi phí cho đến lợi ích và khó khăn của việc chuyển đổi, giúp bạn đưa ra quyết định chính xác nhất cho mô hình kinh doanh của mình.

Thủ tục và quy trình chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, khi một hộ kinh doanh muốn chuyển đổi thành doanh nghiệp thì cần thực hiện thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi dự định đặt trụ sở chính. 

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong vòng 02 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ có trách nhiệm gửi bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến cơ quan đăng ký cấp xã nơi hộ kinh doanh trước đó hoạt động. Mục đích của việc này là để chính thức chấm dứt sự tồn tại của hộ kinh doanh, đảm bảo tính thống nhất và tránh việc tồn tại song song hai tư cách pháp lý.

Quy trình này giúp hộ kinh doanh yên tâm rằng sau khi hoàn tất thủ tục, họ sẽ chuyển sang một hình thức pháp lý mới – doanh nghiệp, với đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ theo luật định.

Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Xem thêm: Hộ kinh doanh có bắt buộc chuyển đổi thành doanh nghiệp không? Những điều cần biết trước khi “lên đời pháp nhân”

Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, chủ hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo đúng quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm những tài liệu quan trọng sau:

  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Đây là giấy tờ chứng minh tư cách hoạt động trước đó của hộ kinh doanh.
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Tài liệu này xác nhận nghĩa vụ thuế đã được cấp cho hộ kinh doanh, là cơ sở để cơ quan quản lý tiếp tục theo dõi sau khi chuyển đổi.
  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là biểu mẫu chính thức thể hiện mong muốn và nguyện vọng của hộ kinh doanh trong việc thành lập doanh nghiệp.
  • Điều lệ công ty: Văn bản quan trọng xác định cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cơ chế điều hành doanh nghiệp.
  • Danh sách thành viên hoặc cổ đông: Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp lựa chọn, danh sách này sẽ thể hiện rõ ai là người góp vốn, quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc tổ chức.
  • Bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên, người đại diện theo pháp luật: Giấy tờ này thường là CMND/CCCD hoặc hộ chiếu để chứng minh tư cách nhân thân hợp pháp.
  • Bản sao văn bản chấp thuận của cơ quan đầu tư trong trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài tham gia việc mua cổ phần, góp vốn, mua phần vốn góp.

Chi phí chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Một trong những vấn đề mà hầu hết các hộ kinh doanh quan tâm khi chuyển đổi chính là chi phí. Theo quy định, hộ kinh doanh khi chuyển đổi sang doanh nghiệp không phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu. Đây là một ưu đãi quan trọng, giảm bớt gánh nặng cho các hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

Tuy nhiên, trên thực tế vẫn sẽ phát sinh một số khoản chi phí khác cần lưu ý:

  • Chi phí mua chữ ký số: khoảng từ 1.500.000 – 2.000.000 VNĐ/năm, tùy đơn vị cung cấp.
  • Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử: dao động từ 500.000 VNĐ trở lên, tùy vào gói dịch vụ đăng ký.
  • Chi phí dịch vụ kế toán trọn gói: dao động trong khoảng 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ/tháng, phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Ví dụ, một hộ kinh doanh bán quần áo online nếu chuyển đổi thành công ty TNHH thì tổng chi phí ban đầu, bao gồm chữ ký số, hóa đơn điện tử và dịch vụ kế toán cơ bản, sẽ rơi vào khoảng từ 3 – 5 triệu đồng. Con số này chưa tính đến phí thuê dịch vụ tư vấn pháp lý nếu hộ kinh doanh cần hỗ trợ thêm.

Lợi ích khi chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Khi thực hiện chuyển đổi, hộ kinh doanh sẽ nhận được rất nhiều lợi ích rõ rệt được pháp luật bảo đảm. Cụ thể:

  • Doanh nghiệp sẽ có tư cách pháp nhân độc lập, có con dấu riêng, nhờ đó mọi giao dịch, ký kết hợp đồng trở nên thuận tiện và uy tín hơn.
  • Theo Điều 18 Nghị định 80/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh còn được miễn lệ phí môn bài trong 03 năm đầu tiên, đây là một chính sách ưu đãi đặc biệt.
  • Tạo điều kiện thuận lợi để huy động vốn, mở rộng chi nhánh, xây dựng thương hiệu bài bản và tham gia vào những dự án, hợp đồng có giá trị lớn.

Ví dụ: Một hộ kinh doanh vận tải khi chuyển đổi thành công ty cổ phần sẽ dễ dàng hơn trong việc kêu gọi thêm cổ đông góp vốn, từ đó đầu tư xe mới, mở rộng quy mô hoạt động nhanh chóng.

Khó khăn và hạn chế sau khi chuyển đổi

Bên cạnh lợi ích, việc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp cũng kéo theo không ít khó khăn và thách thức:

  • Doanh nghiệp sẽ phải thực hiện nghĩa vụ về thuế nhiều hơn so với hộ kinh doanh, bao gồm thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN.
  • Chế độ kế toán bắt buộc phải chi tiết và phức tạp hơn, không đơn giản như hình thức hộ kinh doanh.
  • Phát sinh thêm nhiều thủ tục liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội, phòng cháy chữa cháy… làm tăng chi phí vận hành.

Thời gian xử lý hồ sơ

Theo Điều 33 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ có sai sót, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Nếu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu, thời gian xử lý sẽ nhanh chóng và thuận lợi hơn rất nhiều.

So sánh và lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Khi chuyển đổi, hộ kinh doanh có thể lựa chọn nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Tùy vào quy mô, số lượng thành viên góp vốn cũng như nhu cầu huy động vốn, có thể cân nhắc các mô hình sau:

  • Công ty TNHH một thành viên: Phù hợp với hộ kinh doanh do một cá nhân làm chủ, muốn giữ quyền kiểm soát tuyệt đối.
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Thích hợp cho trường hợp có nhiều người cùng tham gia góp vốn, quản lý và điều hành.
  • Công ty cổ phần: Dành cho mô hình có nhu cầu huy động vốn lớn, dễ dàng mở rộng và kêu gọi thêm cổ đông.

Xem thêm: Hướng dẫn toàn diện chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP

Có thể thấy rằng, việc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là một xu hướng tất yếu trong bối cảnh hiện nay, đặc biệt với những ai muốn mở rộng quy mô, tiếp cận vốn ngân hàng, nâng cao uy tín và tận dụng các ưu đãi từ pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, chi phí và nhân sự để hạn chế khó khăn trong giai đoạn đầu.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn, hãy để Luật và Kế toán An Khang đồng hành cùng bạn trong quá trình này. Liên hệ ngay hotline 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết và hoàn toàn miễn phí.

 

 

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Thạc sĩ Luật Lê Khắc Dũng, chuyên gia pháp lý doanh nghiệp giàu kinh nghiệm, sở hữu kiến thức chuyên sâu về thành lập doanh nghiệp, bảo hộ nhãn hiệu và thuế. Cùng Luật An Khang, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp toàn diện, giúp Doanh nghiệp Việt vượt qua mọi thử thách pháp lý về thành lập doanh nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *