Người đại diện pháp luật không chỉ là thủ tục bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành, uy tín và rủi ro pháp lý của công ty. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khởi nghiệp thường lúng túng không biết ai nên làm người đại diện pháp luật để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa hạn chế rủi ro cho chủ sở hữu. Nếu bạn cũng đang băn khoăn về điều này, hãy cùng Luật An Khang tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất cho doanh nghiệp mình.
Xem thêm: Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp
Chủ doanh nghiệp hoặc thành viên sáng lập – lựa chọn phổ biến
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, mỗi doanh nghiệp phải có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Thông thường, chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên sáng lập công ty TNHH hoặc Chủ tịch HĐQT công ty cổ phần sẽ trực tiếp đảm nhiệm vai trò này.
Lợi ích:
-
Kiểm soát toàn diện: Chủ sở hữu vừa là người góp vốn, vừa trực tiếp ký kết hợp đồng, đưa ra quyết định quan trọng.
-
Giảm chi phí: Không cần thuê ngoài hoặc ủy quyền phức tạp.
-
Tạo niềm tin với đối tác: Khi chủ doanh nghiệp trực tiếp đứng tên, đối tác thường yên tâm hơn về sự cam kết.
Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực thương mại điện tử do hai sáng lập viên góp vốn. Họ thống nhất để một người làm giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật, giúp ra quyết định nhanh chóng trong giai đoạn đầu.
Tuy nhiên, rủi ro là người đại diện sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu vi phạm nghĩa vụ, căn cứ theo khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu chủ doanh nghiệp thiếu hiểu biết pháp luật, nguy cơ bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí trách nhiệm hình sự là có thật.
Xem thêm: Đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân khi chủ doanh nghiệp qua đời: Thủ tục mới nhất
Thuê chuyên gia bên ngoài – tăng tính chuyên nghiệp và giảm rủi ro
Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê luật sư hoặc cố vấn pháp lý làm người đại diện theo pháp luật.
Căn cứ: Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty có nhiều người đại diện, đồng nghĩa việc thuê ngoài hoàn toàn hợp pháp.
Lợi ích:
-
Tăng tính chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật: Luật sư am hiểu quy định, hạn chế rủi ro ký sai hợp đồng, chậm nộp thuế, hoặc tranh chấp lao động.
-
Tiết kiệm thời gian: Chủ doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh, trong khi các thủ tục hành chính – pháp lý được xử lý chuyên nghiệp.
-
Bảo vệ lợi ích khi tranh chấp: Nếu phát sinh kiện tụng, người đại diện bên ngoài sẽ thay mặt công ty làm việc với tòa án, giảm thiểu thiệt hại.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất tại TP.HCM từng bị cơ quan thuế phạt vì kê khai sai. Sau đó, họ thuê luật sư làm người đại diện pháp luật. Nhờ kinh nghiệm, vị luật sư này giúp công ty xử lý thủ tục hải quan nhanh chóng và tránh được hàng trăm triệu đồng tiền phạt.
Rủi ro: Người đại diện bên ngoài có thể ký hợp đồng vượt quá phạm vi ủy quyền. Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự vượt thẩm quyền có thể vô hiệu nếu bên thứ ba biết hoặc phải biết. Do đó, doanh nghiệp phải ký hợp đồng thuê rõ ràng, quy định phạm vi và trách nhiệm bồi thường.
Doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài – cần có người đại diện pháp luật tại Việt Nam
Theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người này phải cư trú tại Việt Nam. Đây là trường hợp phổ biến với chủ sở hữu hoặc nhà đầu tư nước ngoài.
Trong thực tế, nhiều nhà đầu tư đến từ Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản… không thể cư trú thường xuyên tại Việt Nam. Vì vậy, họ buộc phải thuê luật sư hoặc giám đốc điều hành trong nước để làm người đại diện pháp luật, đảm bảo tính liên tục trong quản lý.
Ví dụ: Một tập đoàn Singapore thành lập công ty con tại Hà Nội, nhưng chủ sở hữu không thể ở Việt Nam dài hạn. Họ bổ nhiệm một giám đốc người Việt vừa am hiểu thị trường, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật địa phương.
Lợi ích:
-
Đảm bảo doanh nghiệp không bị gián đoạn hoạt động khi chủ đầu tư xuất cảnh.
-
Tăng sự tin tưởng của cơ quan nhà nước và đối tác Việt Nam.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên xây dựng điều lệ quy định rõ phạm vi quyền hạn của người đại diện tại Việt Nam để tránh mất kiểm soát, đặc biệt trong ký kết hợp đồng tài chính hoặc vay vốn.
Khi nào nên có nhiều người đại diện theo pháp luật?
Một số công ty, đặc biệt là công ty cổ phần hoặc công ty TNHH quy mô lớn, lựa chọn có từ hai người đại diện trở lên.
Căn cứ: Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật và phải quy định rõ trong điều lệ công ty.
Lợi ích:
-
Chia sẻ trách nhiệm: Giảm áp lực cho một cá nhân duy nhất.
-
Hạn chế rủi ro gián đoạn: Nếu một người vắng mặt, người còn lại vẫn đảm bảo hoạt động công ty.
-
Linh hoạt trong quản lý: Một người phụ trách đối ngoại, người khác phụ trách tài chính – nội bộ.
Ví dụ: Một công ty bất động sản tại TP.HCM bổ nhiệm cả Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc làm người đại diện. Nhờ vậy, các hợp đồng dự án và thủ tục hành chính luôn được xử lý kịp thời, ngay cả khi một người đi công tác nước ngoài.
Rủi ro: Nếu điều lệ không quy định rõ phạm vi trách nhiệm, có thể xảy ra xung đột hoặc ký hợp đồng trái ngược nhau. Do đó, doanh nghiệp cần phân định rõ thẩm quyền trong điều lệ và nội quy nội bộ.
Kết luận
Câu hỏi “ai nên làm người đại diện pháp luật” không có câu trả lời chung cho mọi doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tự đảm nhiệm, nhưng doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc hoạt động phức tạp nên thuê chuyên gia bên ngoài. Với công ty quy mô lớn, việc có nhiều người đại diện giúp linh hoạt hơn trong quản lý. Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp phải xây dựng điều lệ rõ ràng, hợp đồng thuê minh bạch và cơ chế giám sát chặt chẽ.
Nếu bạn đang phân vân không biết lựa chọn ai làm người đại diện pháp luật cho phù hợp, hãy liên hệ ngay với Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết, cập nhật quy định mới nhất và đảm bảo an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.
