Đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân khi chủ doanh nghiệp qua đời: Thủ tục mới nhất
Đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân là thủ tục bắt buộc khi xảy ra việc chuyển quyền sở hữu do bán, tặng cho hoặc khi chủ doanh nghiệp qua đời.
Quy định này nhằm đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác trên hệ thống đăng ký kinh doanh, tránh làm gián đoạn các hoạt động pháp lý như ký kết hợp đồng, kê khai thuế, sử dụng hóa đơn.
Bài viết của Luật An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và lưu ý khi thực hiện thủ tục này tại cấp tỉnh theo quy định pháp luật mới nhất năm 2025.
Căn cứ pháp lý về đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân
Quy định về việc đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân trong các trường hợp bán, tặng cho hoặc chủ doanh nghiệp chết được điều chỉnh bởi:
- Luật Doanh nghiệp 2020 – quy định quyền và nghĩa vụ của chủ doanh nghiệp tư nhân, bao gồm quyền chuyển nhượng hoặc tặng cho doanh nghiệp.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp – hướng dẫn chi tiết thủ tục, hồ sơ thay đổi thông tin doanh nghiệp.
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT – ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp.
- Quy định liên quan trong Bộ luật Dân sự 2015 về thừa kế khi chủ doanh nghiệp chết.
Các văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng đảm bảo quá trình thay đổi chủ sở hữu doanh nghiệp được thực hiện minh bạch, đúng luật.
Xem thêm: Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp từ 01/7/2025 và thời hạn thông báo thay đổi thông tin
Các trường hợp phải đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân
Theo pháp luật hiện hành, các tình huống sau bắt buộc thực hiện đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp:
- Bán doanh nghiệp tư nhân: Chủ sở hữu chuyển toàn bộ quyền sở hữu cho cá nhân khác thông qua hợp đồng mua bán.
- Tặng cho doanh nghiệp tư nhân: Thực hiện dưới hình thức hợp đồng tặng cho có công chứng, chứng thực.
- Chủ doanh nghiệp chết: Quyền sở hữu được chuyển cho người thừa kế hợp pháp theo di chúc hoặc theo pháp luật.
Dù là trường hợp nào, người nhận quyền sở hữu mới phải làm thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Hồ sơ đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân
Hồ sơ được quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và được điều chỉnh tùy theo từng trường hợp cụ thể:
3.1. Trường hợp bán hoặc tặng cho doanh nghiệp
- Thông báo thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân (theo mẫu Phụ lục II-5, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng tặng cho (bản sao có chứng thực).
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân nhận chuyển nhượng/tặng cho (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
- Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ).
3.2. Trường hợp chủ doanh nghiệp chết
- Thông báo thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người thừa kế.
- Văn bản xác nhận quyền thừa kế (di chúc hoặc văn bản phân chia di sản có công chứng/chứng thực).
- Giấy tờ chứng tử của chủ doanh nghiệp.
Xem thêm: Doanh nghiệp thành lập trước 1/7 có phải bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi không?
Trình tự thực hiện đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân
Quy trình được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người nhận quyền sở hữu mới chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của từng trường hợp.
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh.
- Hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý
Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo sửa đổi, bổ sung.
Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận thông tin chủ sở hữu mới.
Thời hạn giải quyết: Thông thường từ 03 – 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý quan trọng khi đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp
- Hợp đồng mua bán/tặng cho phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật để có giá trị pháp lý.
- Trường hợp thừa kế, cần hoàn tất thủ tục khai nhận di sản tại tổ chức hành nghề công chứng trước khi nộp hồ sơ thay đổi.
- Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội và cập nhật thông tin trên hóa đơn, hợp đồng.
- Nếu chủ doanh nghiệp cũ còn nghĩa vụ tài chính chưa hoàn tất (nợ thuế, nợ bảo hiểm…), người nhận quyền sở hữu mới cần lưu ý về trách nhiệm kế thừa nghĩa vụ này.
Chế tài nếu không đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp
Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu không thực hiện đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp khi có sự thay đổi, doanh nghiệp có thể bị:
- Phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng.
- Buộc đăng ký thay đổi và khắc phục hậu quả.
Ngoài ra, việc không cập nhật thông tin chủ sở hữu có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong giao dịch, ký hợp đồng hoặc tham gia đấu thầu.
Xem thêm: Cách xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp
Kết luận
Việc thực hiện đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân khi bán, tặng cho hoặc khi chủ doanh nghiệp chết là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, giúp đảm bảo quyền lợi của các bên và duy trì hoạt động kinh doanh hợp pháp.
