Câu hỏi bạn đọc:
“Chị Thùy (Hà Nội) gửi câu hỏi: Doanh nghiệp tôi trước đây có mua hóa đơn giấy của cơ quan thuế, nhưng hiện tại đã ngừng hoạt động và không còn tiếp tục sử dụng. Xin Luật An Khang cho biết trong trường hợp này cần xử lý số hóa đơn còn tồn như thế nào để đúng quy định pháp luật?”
Luật An Khang trả lời:
Kính gửi Chị Thùy,
Câu hỏi của chị là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh gặp phải khi thay đổi tình trạng hoạt động. Theo Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong trường hợp không tiếp tục sử dụng được quy định rõ như sau:
Trường hợp ngừng sử dụng mã số thuế
Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế, thì đồng nghĩa với việc phải dừng sử dụng tất cả các loại hóa đơn chưa sử dụng.
Nói cách khác, ngay khi được cơ quan thuế ra quyết định chấm dứt hiệu lực mã số thuế, toàn bộ hóa đơn không tiếp tục sử dụng sẽ mất giá trị. Chủ thể kinh doanh không được phép dùng để xuất hóa đơn cho khách hàng, dù còn tồn số lượng lớn.
Trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị
Trong thực tiễn, có những trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh không còn hoạt động tại địa điểm đã đăng ký hoặc tự ý ngừng kinh doanh mà chưa thông báo. Lúc này, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ ban hành thông báo về việc hết giá trị sử dụng đối với hóa đơn chưa lập.
Quy định này nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, tránh tình trạng sử dụng hóa đơn sai mục đích sau khi đã ngừng hoạt động. Đây cũng là căn cứ pháp lý để các bên liên quan (khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng) biết rằng những tờ hóa đơn đó không còn hợp lệ.
Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử
Một tình huống phổ biến khác là doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Khi được cơ quan thuế chấp thuận chuyển đổi, chủ thể kinh doanh phải tiêu hủy toàn bộ hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế.
Việc tiêu hủy này phải tuân thủ quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chỉ sau khi hoàn tất thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy, đơn vị mới được phép phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Điều này giúp tránh việc tồn tại song song hai loại hóa đơn, đồng thời bảo đảm minh bạch, thống nhất trong hệ thống quản lý thuế điện tử.
Ý nghĩa pháp lý và trách nhiệm của doanh nghiệp
Qua các quy định nêu trên, có thể thấy:
- Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế không chỉ là nghĩa vụ thủ tục, mà còn là trách nhiệm pháp lý nhằm phòng tránh rủi ro vi phạm trong quản lý hóa đơn.
- Nếu không thực hiện đúng quy định (như tiếp tục sử dụng hóa đơn khi đã ngừng mã số thuế, hoặc không tiêu hủy hóa đơn giấy khi chuyển sang điện tử), doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính về hóa đơn.
- Việc tuân thủ đúng quy trình cũng giúp bảo vệ uy tín của doanh nghiệp và tránh những rắc rối về sau trong hoạt động kiểm tra, thanh tra thuế.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết
Kết luận và tư vấn thực tiễn
Như vậy, trong trường hợp của Chị Thùy:
- Nếu doanh nghiệp đã ngừng mã số thuế thì hóa đơn còn tồn sẽ không còn giá trị sử dụng.
- Nếu doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử, chị cần thực hiện tiêu hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế còn tồn theo đúng quy định.
- Trong mọi trường hợp, nên lưu trữ hồ sơ, biên bản tiêu hủy (nếu có) và thông báo với cơ quan thuế để đảm bảo tính pháp lý.
Lời khuyên của Luật An Khang: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần rà soát kỹ lưỡng tình trạng hóa đơn còn tồn, thực hiện xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế theo đúng căn cứ pháp lý tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tránh để phát sinh sai phạm không đáng có.
Trên đây là giải đáp chi tiết của Luật An Khang cho câu hỏi của Chị Thùy (Hà Nội) Hy vọng giúp chị và các doanh nghiệp khác hiểu rõ và thực hiện đúng quy định pháp luật.
