Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế: Phương thức và thời điểm thực hiện

Câu hỏi của anh Hưng (Hải Phòng):

“Tôi là chủ một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực viễn thông. Gần đây, tôi có nghe nhiều về quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế. Xin Luật An Khang cho biết rõ phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập được quy định ra sao? Tôi cần thực hiện như thế nào để đúng quy định?”

Luật An Khang trả lời:

Chào anh Hưng, câu hỏi của anh là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp trong các lĩnh vực đặc thù quan tâm. Để giải đáp chính xác, Luật An Khang xin dẫn chiếu điểm a khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định rất rõ về phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế.

Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã

Theo quy định, việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế được thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Người bán có thể:

• Chuyển trực tiếp dữ liệu đến cơ quan thuế; hoặc
• Gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Đặc biệt, đối với một số lĩnh vực, việc chuyển dữ liệu phải thực hiện theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các trường hợp áp dụng phương thức này gồm:

• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
• Bán điện, nước nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
• Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác tại Việt Nam.

Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp viễn thông như của anh Hưng, anh sẽ phải lập và gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/TH-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã

Về thời điểm chuyển, quy định yêu cầu:

• Người bán lập bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý).
• Sau đó, gửi cơ quan thuế chậm nhất là thời hạn nộp Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và văn bản hướng dẫn thi hành.

Điều này đồng nghĩa, khi doanh nghiệp lập hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, việc chuyển dữ liệu sẽ không cần thực hiện ngay lập tức, mà sẽ thực hiện định kỳ theo tháng hoặc quý, song song với nghĩa vụ nộp tờ khai thuế GTGT.

Một số lưu ý quan trọng khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

• Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn: bảng tổng hợp dữ liệu sẽ được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế, nhằm bảo đảm việc gửi, nhận dữ liệu ổn định trên đường truyền.
• Đối với hóa đơn lập sai cần hủy hoặc điều chỉnh: Người bán không cần gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT (thông báo hóa đơn sai sót). Thay vào đó, thông tin hủy hoặc điều chỉnh sẽ được phản ánh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo.
• Đối với hóa đơn lập cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh: Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn theo bảng kê chi tiết trong ngày hoặc tháng, thì khi gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, chỉ cần gửi dữ liệu hóa đơn điện tử, không phải gửi kèm bảng kê chi tiết.

Ý nghĩa của quy định này đối với doanh nghiệp

Có thể thấy, việc quy định phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã nhằm:

• Đơn giản hóa thủ tục hành chính, tránh tình trạng doanh nghiệp phải báo cáo từng hóa đơn một.
• Giảm áp lực kỹ thuật khi lượng hóa đơn phát sinh lớn, bằng cách cho phép gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp.
• Đảm bảo tính minh bạch và đối chiếu dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế thông qua việc gắn liền với kỳ kê khai thuế GTGT.

Kết luận dành cho anh Hưng

Tóm lại, với doanh nghiệp viễn thông của anh, anh cần:

• Lập bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT.
• Gửi cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, trực tiếp hoặc thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Thời điểm gửi: theo tháng hoặc quý, chậm nhất là hạn nộp Tờ khai thuế GTGT.
• Nếu có hóa đơn sai sót, điều chỉnh hoặc hủy thì báo cáo trên bảng tổng hợp của kỳ tiếp theo.

Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo sự thuận lợi trong quản lý thuế và hoạt động kinh doanh.