Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã trở thành công cụ quan trọng trong hoạt động kế toán, thuế của các doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, không ít người vẫn nhầm lẫn giữa các loại hóa đơn điện tử và chưa hiểu rõ khi nào cần sử dụng hóa đơn có mã. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, đối tượng áp dụng và thủ tục chuyển đổi theo quy định pháp luật mới nhất.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Căn cứ theo điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống tạo ra và một chuỗi ký tự mã hóa thông tin trên hóa đơn.”
Nói cách khác, đây là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực bởi cơ quan thuế. Mỗi hóa đơn có mã là duy nhất, giúp đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và chống làm giả hóa đơn trong hoạt động kinh doanh.
Đặc biệt, hóa đơn có mã còn bao gồm cả những hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế – một hình thức ngày càng phổ biến trong lĩnh vực bán lẻ.
Những ai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã?
Theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, có 3 nhóm đối tượng chính phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế
Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn có mã, bất kể giá trị giao dịch. Ngoại lệ chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực đặc thù như: điện lực, xăng dầu, tài chính – bảo hiểm, viễn thông, vận tải…
Tuy nhiên, nếu các đơn vị này bị đánh giá là có rủi ro cao về thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu bắt buộc chuyển sang dùng hóa đơn có mã.
Hộ, cá nhân kinh doanh quy mô lớn
Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nếu có doanh thu và lao động đáp ứng mức cao nhất theo tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ (theo Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa), đồng thời nộp thuế theo phương pháp kê khai, thì phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Trường hợp tự nguyện phát sinh từng lần
Các hộ, cá nhân không bắt buộc nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế, có thể được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh – sau khi hoàn tất khai thuế, nộp thuế.
Kết luận: Gần như mọi hoạt động kinh doanh hợp pháp hiện nay đều cần sử dụng hóa đơn có mã, ngoại trừ một số trường hợp đặc thù được quy định cụ thể.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Việc áp dụng hóa đơn có mã không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích:
- Đảm bảo tính hợp lệ: Mỗi hóa đơn có mã đều được cơ quan thuế xác thực, tránh tình trạng làm giả hóa đơn.
- Dễ tra cứu – đối chiếu: Các doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn theo mã giao dịch, giúp việc kiểm tra – khấu trừ thuế minh bạch, thuận tiện.
- Tự động hóa quy trình kế toán: Dữ liệu hóa đơn điện tử có thể tích hợp vào phần mềm kế toán, giảm thiểu sai sót thủ công.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Không cần in ấn, gửi hóa đơn giấy, giảm rủi ro mất mát và chi phí lưu trữ.
Khi nào doanh nghiệp phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã?
Căn cứ Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã diễn ra trong 2 trường hợp sau:
Chuyển đổi tự nguyện
Doanh nghiệp đang dùng hóa đơn điện tử không có mã (thường là những đơn vị có rủi ro thấp về thuế) có thể tự nguyện chuyển sang hóa đơn có mã nếu thấy cần thiết. Khi đó, phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bị yêu cầu bắt buộc
Các doanh nghiệp thuộc nhóm được phép sử dụng hóa đơn không có mã nhưng bị cơ quan thuế xác định là có dấu hiệu rủi ro (như: nợ thuế, hoàn thuế sai, trốn thuế…) sẽ nhận thông báo yêu cầu chuyển đổi.
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày thông báo, người nộp thuế phải thực hiện việc chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử có mã.
Sau 12 tháng, nếu doanh nghiệp muốn quay lại sử dụng hóa đơn không có mã thì phải gửi yêu cầu thay đổi lại và được cơ quan thuế chấp thuận.
Một số lưu ý khi áp dụng hóa đơn có mã
Để đảm bảo sử dụng hóa đơn có mã đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn có mã qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối với cơ quan thuế để cấp mã tự động.
- Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin, mã số thuế, ngày cấp mã, mã số giao dịch…
- Không dùng song song nhiều loại hóa đơn (tránh lẫn lộn hóa đơn giấy, không có mã, có mã).
Doanh nghiệp cần chủ động thích ứng
Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là xu thế tất yếu trong công cuộc chuyển đổi số của ngành tài chính – kế toán. Với mục tiêu minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, phòng ngừa gian lận thuế và tối ưu hóa quy trình, loại hóa đơn này không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho doanh nghiệp.
Luật An Khang khuyến nghị: nếu bạn là chủ doanh nghiệp, kế toán hoặc hộ kinh doanh, hãy sớm tìm hiểu và thực hiện chuyển đổi đúng thời hạn để tránh rủi ro bị xử phạt và gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về cách đăng ký, chuyển đổi hoặc xử lý sai sót liên quan đến hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ:
☎️ Hotline: 0936 149 833
