Câu hỏi của bạn đọc:
Anh Minh (Hà Nội) hỏi: Tôi là chủ doanh nghiệp nhỏ, hiện đang muốn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho một đơn vị khác thay mình. Vậy khi ủy nhiệm, tôi cần thông báo với cơ quan thuế như thế nào, mẫu biểu nào cần sử dụng và trách nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm được quy định ra sao?
Trả lời:
Chào anh Minh, cảm ơn anh đã gửi câu hỏi. Vấn đề thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử hiện nay được pháp luật quy định khá rõ ràng tại khoản 3 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC. Cụ thể, nội dung cần lưu ý như sau:
Xác định việc ủy nhiệm là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định, khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh muốn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, đây được coi là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại điểm d khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Do đó, cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đều phải sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT để thông báo với cơ quan thuế. Điều này áp dụng kể cả trường hợp chấm dứt ủy nhiệm trước thời hạn theo thỏa thuận.
Cách điền thông tin trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Tại Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các bên cần điền thông tin như sau:
- Phần 5 – Danh sách chứng thư số sử dụng: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đều phải điền đầy đủ thông tin chứng thư số của cả hai bên.
- Phần 6 – Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn:
- Bên nhận ủy nhiệm điền thông tin về tên tổ chức ủy nhiệm.
- Kèm theo đó là mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của bên ủy nhiệm tại cột 5.
Việc điền chính xác và đầy đủ là yêu cầu bắt buộc để cơ quan thuế chấp nhận đăng ký và giám sát hoạt động ủy nhiệm này.
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng qua sàn thương mại điện tử
Một điểm đặc biệt trong quy định pháp luật là: nếu người bán hàng hóa, dịch vụ là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho tổ chức quản lý sàn thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử thì chính sàn thương mại điện tử có trách nhiệm thực hiện thông báo với cơ quan thuế.
Điều này đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh không cần trực tiếp thông báo, mà nghĩa vụ thuộc về bên quản lý nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada…
Như vậy, khi muốn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, trong đó ghi rõ thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Đặc biệt, với trường hợp hộ kinh doanh bán hàng qua sàn thương mại điện tử thì tổ chức quản lý sàn sẽ thay mặt thông báo.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nên lưu ý thực hiện đầy đủ và đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo việc lập và quản lý hóa đơn điện tử minh bạch, hợp lệ.
