Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà đã trở thành quy định bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo minh bạch trong hoạt động kế toán – thuế. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Có những quy định pháp lý nào bạn bắt buộc phải tuân thủ? Luật An Khang sẽ giúp bạn giải đáp đầy đủ trong bài viết dưới đây.
Hóa đơn điện tử là gì? Phân biệt các loại hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 và 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán được lập bằng phương tiện điện tử nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là một dạng dữ liệu điện tử, có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Có mấy loại hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử được chia thành hai loại:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi người bán gửi hóa đơn cho người mua. Mỗi mã gồm một dãy số giao dịch duy nhất và một chuỗi ký tự mã hóa thông tin hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là loại do tổ chức bán hàng tự phát hành và gửi trực tiếp cho người mua, không cần cơ quan thuế cấp mã.
Việc lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh và quy định cụ thể của cơ quan thuế.
Quy định về bảo quản, lưu trữ
Một trong những ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử là khả năng bảo quản, lưu trữ lâu dài mà không lo bị rách, mất hoặc ẩm mốc như hóa đơn giấy.
Khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Doanh nghiệp được lựa chọn hình thức bảo quản phù hợp với đặc thù hoạt động và năng lực công nghệ của mình.
- Dữ liệu hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng hoặc đối tác.
Lưu trữ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra – đối chiếu số liệu mà còn tránh rủi ro pháp lý khi bị thanh tra thuế.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy có hợp lệ?
Trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để phục vụ mục đích lưu trữ hoặc kiểm tra.
Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
- Hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được in ra khi có nhu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính, hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế, thanh tra, kiểm toán…
- Tuy nhiên, bản in giấy chỉ có giá trị lưu trữ nội bộ, không có hiệu lực pháp lý để giao dịch hay thanh toán (trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép như hóa đơn in từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế).
Điều này đồng nghĩa, hóa đơn điện tử mới là bản gốc có giá trị pháp lý – bản giấy chỉ là bản tham khảo.
Tổ chức nào được phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử?
Không phải đơn vị nào cũng được phép cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Việc cung cấp dịch vụ này phải tuân thủ điều kiện nghiêm ngặt, được quy định tại khoản 12 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Có hai nhóm tổ chức chính:
- Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho người bán và người mua, bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.
- Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ báo cáo đúng hạn.
Các đơn vị cung cấp dịch vụ phải đảm bảo năng lực hạ tầng công nghệ, bảo mật dữ liệu và được Tổng cục Thuế cấp phép hoặc ký hợp đồng kết nối kỹ thuật.
Doanh nghiệp cần làm gì để triển khai đúng luật?
Từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp cần:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.
- Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế.
- Huấn luyện kế toán và bộ phận bán hàng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thành thạo, đúng quy định.
- Kiểm tra định kỳ hệ thống lưu trữ dữ liệu, đảm bảo hóa đơn có thể tra cứu, xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
Việc không triển khai đúng hoặc chậm chuyển đổi có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính từ 10–20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
Lợi ích và rủi ro
Ưu điểm:
- Rút ngắn thời gian phát hành hóa đơn và giao cho khách hàng.
- Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ.
- Dễ dàng tra cứu, đối chiếu, hạn chế sai sót nhờ hệ thống tự động hóa.
- Minh bạch hóa thông tin giao dịch, hỗ trợ công tác thanh tra – kiểm toán.
Rủi ro cần lưu ý:
- Nếu không lưu trữ đúng cách, dữ liệu hóa đơn có thể bị mất, gây rủi ro pháp lý.
- Sử dụng phần mềm không đạt chuẩn có thể dẫn đến lỗi dữ liệu, không được cơ quan thuế chấp nhận.
- Gửi nhầm hóa đơn, chỉnh sửa sai quy định có thể bị phạt hành chính nặng.
Xu hướng hay bắt buộc?
Hóa đơn điện tử giờ đây không còn là lựa chọn mà là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam. Việc hiểu rõ các quy định pháp luật, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và tuân thủ đúng quy trình là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, đảm bảo vận hành minh bạch và hiệu quả.
Nếu bạn đang cần tư vấn chuyên sâu về quy trình triển khai hóa đơn điện tử, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp hoặc gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại liên hệ Luật An Khang – đội ngũ luật sư và chuyên viên thuế của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi lúc, mọi nơi.
