THỜI HẠN THỰC HIỆN THAY ĐỔI THÔNG TIN TRONG TRƯỜNG HỢP NGƯỜI NỘP THUẾ BẮT BUỘC CHUYỂN ĐỔI ÁP DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TỪ NGÀY 01/7/2025
Từ ngày 01/7/2025, toàn bộ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân nộp thuế bắt buộc phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Trong giai đoạn này, một trong những vấn đề quan trọng mà người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý chính là thời hạn thực hiện thay đổi thông tin trong trường hợp người nộp thuế bắt buộc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử.
Nếu không nắm rõ mốc thời gian và thủ tục thay đổi thông tin, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro như: hồ sơ không hợp lệ, hệ thống hóa đơn bị gián đoạn hoặc thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính. Do đó, việc hiểu rõ quy định về thời hạn thay đổi thông tin hóa đơn điện tử, quy trình cập nhật trên hệ thống và chế tài áp dụng trong trường hợp chậm trễ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đồng thời duy trì hoạt động kinh doanh thông suốt.
Trong bài viết này, Luật An Khang sẽ cung cấp thông tin chi tiết về căn cứ pháp lý điều chỉnh việc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử năm 2025, thời hạn và thủ tục thực hiện cập nhật thông tin, chế tài xử phạt khi người nộp thuế vi phạm, cũng như là những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp không bị gián đoạn khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z
Căn cứ pháp lý
Để quy định về thời hạn thực hiện thay đổi thông tin trong trường hợp người nộp thuế bắt buộc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử, hệ thống pháp luật hiện hành đã đưa ra các văn bản quan trọng sau:
- Luật Quản lý thuế 2019: Quy định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của người nộp thuế, trong đó bao gồm việc kê khai, nộp thuế, sử dụng hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Luật Hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành để hướng dẫn chi tiết Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp người nộp thuế và cơ quan quản lý dễ áp dụng trong thực tiễn.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trực tiếp về hóa đơn, chứng từ điện tử, trách nhiệm của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong việc phát hành, sử dụng và thay đổi thông tin hóa đơn điện tử.
👉 Như vậy, các văn bản trên đóng vai trò nền tảng pháp lý để người nộp thuế, doanh nghiệp và cơ quan quản lý có căn cứ áp dụng thống nhất trong việc thay đổi thông tin khi bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử năm 2025.
Thời hạn thực hiện thay đổi thông tin trong trường hợp người nộp thuế bắt buộc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử?
Xem thêm: Trường hợp nào bắt buộc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?
Khi doanh nghiệp phát sinh sự kiện thay đổi liên quan đến đăng ký thuế, đăng ký kinh doanh hoặc áp dụng hóa đơn điện tử, việc thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền là bắt buộc. Một trong những yếu tố quan trọng nhất chính là thời hạn thực hiện thay đổi thông tin – nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể đối diện với nhiều hệ quả pháp lý và tài chính.
Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC, người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng bị xếp vào diện rủi ro cao về thuế (theo Thông tư 31/2021/TT-BTC) sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp.
Thời hạn chuyển đổi
Ngay sau khi nhận được Thông báo của cơ quan thuế (Mẫu 01/TB-TNĐT phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP), người nộp thuế bắt buộc phải hoàn tất việc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử trong vòng 10 ngày làm việc.
Cụ thể, doanh nghiệp phải cập nhật hệ thống, đăng ký chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã theo đúng hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Trường hợp quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã
Sau 12 tháng kể từ ngày chuyển đổi sang hóa đơn có mã, nếu doanh nghiệp có nhu cầu quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, thì phải gửi hồ sơ thay đổi thông tin tới cơ quan thuế.
Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và các quy định tại Thông tư 31/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính để xem xét, chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu này
Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo, nếu không sẽ có nguy cơ bị xử phạt hành chính và gián đoạn trong hoạt động xuất hóa đơn.
Việc quản lý thông tin hóa đơn điện tử nên được thực hiện đồng bộ trên hệ thống kế toán, để tránh sai sót trong quá trình chuyển đổi.
Nên thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật mới nhất về hóa đơn điện tử để kịp thời điều chỉnh khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
👉 Tóm lại: Khi bị xếp vào nhóm rủi ro cao về thuế, doanh nghiệp chỉ có 10 ngày làm việc để thay đổi thông tin và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Sau 12 tháng, doanh nghiệp có thể làm thủ tục đề nghị quay lại hóa đơn điện tử không có mã, nhưng sẽ phụ thuộc vào sự chấp thuận của cơ quan thuế.
Hướng dẫn thực hiện thay đổi thông tin trong trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 4 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), việc thay đổi thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử của người nộp thuế được phân thành các trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ sở hữu
Nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có sự thay đổi về:
- Người đại diện theo pháp luật,
- Đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh,
- Thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu,
thì thủ tục thay đổi thông tin hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện theo khoản 1a Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm b Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Đây là thủ tục bắt buộc nhằm đảm bảo dữ liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử luôn khớp đúng với hồ sơ đăng ký thuế.
Trường hợp thay đổi thông tin khác ngoài đại diện pháp luật và chủ sở hữu
Nếu thông tin thay đổi không liên quan đến người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu, cơ quan thuế sẽ chủ động gửi yêu cầu xác nhận qua:
- Địa chỉ email đã đăng ký, hoặc
- Số điện thoại của chủ doanh nghiệp/đại diện pháp luật.
Sau khi nhận được yêu cầu này, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có trách nhiệm gửi lại thông tin đã điều chỉnh theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 70/2025/NĐ-CP) thông qua:
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, hoặc
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi thay đổi thông tin đều phải thực hiện cập nhật kịp thời.
Trường hợp công ty mẹ khai thác dữ liệu của chi nhánh, đơn vị phụ thuộc
Trong tình huống công ty mẹ cần truy xuất dữ liệu hóa đơn điện tử của các chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc, công ty mẹ phải gửi thông báo tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thủ tục này cũng thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để đảm bảo quyền khai thác và quản lý dữ liệu hợp pháp.
Làm sao để xác định được người nộp thuế rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 1 Điều 9 Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ áp dụng cơ chế quản lý chặt chẽ hơn đối với các tổ chức, cá nhân có dấu hiệu rủi ro nhằm phòng ngừa gian lận hóa đơn, trốn thuế.
Có liên quan đến hành vi gian lận, mua bán hóa đơn
Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật từng bị cơ quan nhà nước kết luận có hành vi gian lận, mua bán hóa đơn.
- Đây là dấu hiệu mạnh mẽ cho thấy khả năng tái phạm cao.
- Những trường hợp này sẽ bị buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để kiểm soát.
Nằm trong danh sách có giao dịch đáng ngờ theo Luật Phòng, chống rửa tiền 2022
Nếu người nộp thuế hoặc đại diện pháp luật thuộc diện có giao dịch tài chính đáng ngờ (theo cơ sở dữ liệu phòng chống rửa tiền), thì tự động được xác định là rủi ro cao về thuế.
- Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng lợi dụng hệ thống hóa đơn để rửa tiền, hợp thức hóa giao dịch phi pháp.
Đăng ký địa chỉ trụ sở không rõ ràng hoặc không hợp pháp
Một số dấu hiệu thường gặp:
- Đăng ký trụ sở không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính.
- Đặt trụ sở tại chung cư không được phép kinh doanh.
- Mở địa điểm kinh doanh ngoài phạm vi tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh.
Những trường hợp này khiến cơ quan thuế khó quản lý, dẫn đến nguy cơ bỏ trốn hoặc phát sinh nợ thuế.
Có liên quan đến doanh nghiệp/người nộp thuế đã vi phạm
Người nộp thuế có chủ sở hữu hoặc đại diện pháp luật đồng thời đứng tên tại một doanh nghiệp khác đang ở trạng thái:
- “Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất chấm dứt mã số thuế”, hoặc
- “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.
Ngoài ra, còn có tiền sử vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ.
→ Đây là dấu hiệu cho thấy khả năng tái phạm và gây thất thu ngân sách.
Có dấu hiệu rủi ro khác do cơ quan thuế xác định
Ngoài 4 tiêu chí trên, cơ quan thuế có thể căn cứ vào dữ liệu quản lý thuế, hồ sơ doanh nghiệp, lịch sử giao dịch để xác định các rủi ro khác.
Ví dụ: bất thường trong doanh thu, lợi nhuận, tần suất xuất hóa đơn…
Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ ra thông báo chính thức và yêu cầu người nộp thuế giải trình
✅ Tóm lại: Nếu doanh nghiệp/hộ kinh doanh rơi vào một trong các tiêu chí trên, họ sẽ bị xem là rủi ro cao về thuế và bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Quy định này giúp tăng tính minh bạch, ngăn ngừa gian lận và bảo vệ môi trường kinh doanh lành mạnh.
Hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, pháp luật hiện hành quy định rất rõ ràng những hành vi mà tổ chức, cá nhân tuyệt đối không được thực hiện khi sử dụng hóa đơn, chứng từ. Đây là những quy định mang tính ràng buộc chặt chẽ, nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và phòng ngừa gian lận trong hoạt động kinh doanh.
Cụ thể, các hành vi bị nghiêm cấm bao gồm:
Thực hiện hành vi gian dối liên quan đến hóa đơn, chứng từ
Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn;
Làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện các giao dịch trái pháp luật.
Đây là nhóm hành vi phổ biến gây thất thu thuế và bị xử phạt nghiêm khắc. Ví dụ: một doanh nghiệp lập hóa đơn “khống” để kê khai chi phí không có thật nhằm trốn thuế.
Cản trở công chức thuế trong quá trình thi hành công vụ
Bao gồm các hành vi xúc phạm, gây tổn hại sức khỏe hoặc danh dự công chức thuế khi họ đang thực hiện thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ.
Hành vi này không chỉ vi phạm pháp luật về hóa đơn mà còn xâm phạm nghiêm trọng đến trật tự quản lý nhà nước.
Xâm nhập hoặc phá hoại hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ
Các hành vi truy cập trái phép, thay đổi dữ liệu, phá hủy hoặc làm sai lệch hệ thống hóa đơn điện tử đều bị nghiêm cấm.
Đây được xem là tội phạm công nghệ cao, ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác và bảo mật của dữ liệu thuế.
Đưa hối lộ hoặc thực hiện hành vi nhằm mưu lợi bất chính
Tổ chức, cá nhân tuyệt đối không được thực hiện việc hối lộ hoặc lợi dụng quy trình hóa đơn, chứng từ để trục lợi.
Ví dụ: chi tiền để được bỏ qua sai phạm khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định
Khi đã áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có trách nhiệm truyền đầy đủ dữ liệu hóa đơn về cơ quan thuế.
Nếu cố tình không thực hiện, đây được xem là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật thuế.
👉 Tóm lại, các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ không chỉ là quy định mang tính pháp lý mà còn là hàng rào bảo vệ tính minh bạch trong kinh doanh. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm rõ để tuân thủ, tránh vi phạm dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng.
Kết luận
Từ ngày 01/7/2025, việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử gắn liền với trách nhiệm cập nhật và thay đổi thông tin đúng thời hạn. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý mốc 10 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo của cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục chuyển đổi; đồng thời nắm rõ quy định về các trường hợp được quay lại sử dụng hóa đơn không có mã, các tiêu chí rủi ro cao và những hành vi bị nghiêm cấm.
Việc chậm trễ hoặc sai sót trong cập nhật thông tin có thể khiến doanh nghiệp đối diện với rủi ro pháp lý, gián đoạn hoạt động xuất hóa đơn và thiệt hại tài chính.
👉 Để được tư vấn chi tiết, chính xác và kịp thời về thủ tục thay đổi thông tin hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được hỗ trợ trực tiếp.
