Trường hợp nào bắt buộc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?
Việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, trong thực tiễn, không phải mọi trường hợp đều giống nhau về hình thức hóa đơn được sử dụng. Đặc biệt, với những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu thuộc diện rủi ro cao thì bắt buộc phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Vậy pháp luật quy định như thế nào về vấn đề này? Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hình thức hóa đơn? Trình tự thủ tục ra sao? Hãy cùng Luật An Khang phân tích đầy đủ và rõ ràng nhất trong bài viết dưới đây.
- Căn cứ pháp lý về áp dụng hóa đơn điện tử
- Khi nào phải bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?
- Sau khi chuyển sang hóa đơn điện tử có mã, có thể chuyển lại không?
- Hướng dẫn thực hiện thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử nào được phép tiêu hủy?
- Doanh nghiệp cần làm gì ngay khi nhận thông báo?
- Áp dụng hóa đơn điện tử – Cẩn trọng không thừa
Căn cứ pháp lý về áp dụng hóa đơn điện tử
Việc áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam hiện được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:
- Luật Quản lý thuế năm 2019, đặc biệt là khoản 2 Điều 91
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123
- Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử
- Thông tư 31/2021/TT-BTC quy định về áp dụng rủi ro trong quản lý thuế
Các văn bản trên không chỉ làm rõ phạm vi, nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử mà còn quy định cụ thể các trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, cũng như trình tự, thủ tục thay đổi hình thức hóa đơn.
Khi nào phải bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC:
“Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế, nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo Thông tư số 31/2021/TT-BTC và được cơ quan thuế thông báo thì bắt buộc phải chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.”
Diễn giải rõ hơn:
- Doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh nếu đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã;
- Nhưng bị đánh giá là rủi ro cao về thuế (theo tiêu chí tại Thông tư 31/2021/TT-BTC);
- Và nhận được thông báo chính thức từ cơ quan thuế (theo mẫu số 01/TB-KTT tại Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP);
- Thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng:
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo, người nộp thuế bắt buộc phải thực hiện việc thay đổi thông tin trên hệ thống đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Sau khi chuyển sang hóa đơn điện tử có mã, có thể chuyển lại không?
Pháp luật không cấm doanh nghiệp quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, nhưng có điều kiện:
- Sau 12 tháng kể từ ngày chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã;
- Nếu người nộp thuế có nhu cầu quay lại hình thức hóa đơn điện tử không có mã, thì phải thực hiện thay đổi thông tin trên hệ thống đăng ký;
- Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào mức độ rủi ro thuế (theo khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế và Thông tư 31/2021/TT-BTC) để xem xét chấp nhận hoặc không chấp nhận.
Nói cách khác, đây không phải là quyền tự quyết tuyệt đối của doanh nghiệp mà vẫn chịu sự kiểm soát của cơ quan thuế.
Hướng dẫn thực hiện thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
Theo khoản 4 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), trình tự thực hiện việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Trường hợp 1: Thay đổi người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, thành viên góp vốn
Thực hiện theo trình tự quy định tại khoản 1a Điều 15, người nộp thuế đăng ký lại thông tin qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trường hợp 2: Thay đổi không thuộc diện nêu trên (ví dụ: từ không mã sang có mã)
Hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ gửi yêu cầu xác nhận đến người nộp thuế thông qua email hoặc điện thoại đã đăng ký. Doanh nghiệp cần phản hồi và thực hiện việc cập nhật thông tin sử dụng hóa đơn điện tử bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Trường hợp 3: Công ty mẹ cần quản lý thông tin của chi nhánh
Công ty mẹ thông báo tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT để khai thác dữ liệu hóa đơn của các chi nhánh một cách tập trung.
Hóa đơn điện tử nào được phép tiêu hủy?
Một vấn đề pháp lý khác liên quan đến việc áp dụng hóa đơn điện tử là câu hỏi: hóa đơn nào được phép tiêu hủy?
Theo khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
“Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 6 Nghị định này.”
Nói cách khác:
- Hóa đơn điện tử được tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ, thông thường là 10 năm theo Luật Kế toán;
- Việc tiêu hủy phải đảm bảo hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống và không thể truy xuất;
- Hóa đơn giấy, hóa đơn đặt in được tiêu hủy theo phương pháp vật lý như cắt, đốt, xé nhỏ.
Xem thêm: Trong khi chờ đồng bộ địa chỉ mới, doanh nghiệp ghi địa chỉ nào trên hóa đơn điện tử?
Doanh nghiệp cần làm gì ngay khi nhận thông báo?
Khi nhận được thông báo bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra kỹ nội dung thông báo, căn cứ vào Mẫu số 01/TB-KTT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và xác định thời hạn 10 ngày.
- Chuẩn bị hồ sơ cập nhật thông tin theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, gửi qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn.
- Liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để chuyển đổi kỹ thuật từ không mã sang có mã.
- Đảm bảo tính liên tục trong lập – xuất – lưu trữ hóa đơn để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Áp dụng hóa đơn điện tử – Cẩn trọng không thừa
Việc áp dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu bắt buộc. Trong bối cảnh cơ quan thuế siết chặt kiểm soát rủi ro và gian lận thuế, doanh nghiệp cần theo dõi sát thông báo từ cơ quan quản lý, thực hiện cập nhật thông tin kịp thời và tuân thủ đúng quy định.