Trong thời đại chuyển đổi số, việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online ( quyết toán TNCN online) ngày càng trở nên phổ biến, thay thế dần hình thức nộp hồ sơ giấy truyền thống. Với hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn – cổng dịch vụ thuế điện tử chính thức của Tổng cục Thuế Việt Nam, cá nhân và tổ chức có thể kê khai, nộp hồ sơ quyết toán và theo dõi kết quả xử lý chỉ bằng vài thao tác online, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính minh bạch, chính xác.
Trong bài viết này, Luật An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết cách tự quyết toán thuế TNCN online năm 2025, từ việc chuẩn bị hồ sơ, đăng nhập hệ thống cho đến gửi tờ khai và theo dõi kết quả.
Khái quát về quyết toán thuế TNCN
Quyết toán thuế TNCN là quá trình so sánh, đối chiếu giữa số thuế đã tạm khấu trừ hoặc nộp trong năm với số thuế thực tế phải nộp theo quy định. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo công bằng về nghĩa vụ thuế, tránh tình trạng nộp thiếu hoặc nộp thừa.
Khi thực hiện quyết toán, sẽ có 3 khả năng xảy ra:
- Nộp thừa: Cá nhân có quyền đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau.
- Nộp thiếu: Cá nhân cần bổ sung số thuế còn thiếu.
- Khớp đúng: Không phát sinh thêm nghĩa vụ nào.
Theo Luật Quản lý thuế 2019, quyết toán thuế TNCN là nghĩa vụ bắt buộc đối với những cá nhân có thu nhập chịu thuế vượt mức giảm trừ, hoặc phát sinh khoản khấu trừ không khớp thực tế.
Những đối tượng cần tự quyết toán thuế TNCN
Không phải tất cả mọi người đều phải tự quyết toán thuế. Một số đối tượng cụ thể bao gồm:
- Người có thu nhập từ nhiều nơi, không ủy quyền cho tổ chức chi trả quyết toán thay.
- Người làm công ăn lương có phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc muốn đề nghị hoàn thuế.
- Người lao động ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc làm việc không ký hợp đồng, bị khấu trừ 10% nhưng thu nhập thực tế chưa đến mức phải nộp.
- Cá nhân cư trú có thu nhập tại cả Việt Nam và nước ngoài.
- Cá nhân không cư trú nhưng phát sinh thu nhập tại Việt Nam.
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn chỉ có thu nhập từ một nơi và đã ủy quyền cho công ty quyết toán thay thì không cần tự quyết toán.
Các bước tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn dễ dàng thao tác:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và thông tin cần thiết
Trước khi kê khai, bạn cần:
- Mã số thuế cá nhân.
- Mật khẩu đăng nhập hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (do công ty cấp).
- Thông tin về người phụ thuộc (nếu có).
- Chứng từ nộp bảo hiểm, từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu muốn giảm trừ).
Bước 2: Truy cập hệ thống thuedientu
- Truy cập website: https://canhan.gdt.gov.vn
- Chọn mục “Cá nhân”.
Bước 3: Đăng nhập tài khoản
- Nhập mã số thuế và mật khẩu.
- Nhập mã xác thực và chọn “Đăng nhập”.
- Nếu quên mật khẩu, bạn có thể lấy lại qua email/số điện thoại đã đăng ký.
Bước 4: Chọn chức năng kê khai quyết toán
- Trên giao diện chính, chọn: “Quyết toán thuế” → “Kê khai trực tuyến”.
- Hệ thống sẽ hiển thị Mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Bước 5: Điền thông tin tờ khai
- Chọn cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Nhập thông tin cá nhân: Họ tên, CMND/CCCD, địa chỉ, email, số điện thoại.
- Kỳ tính thuế: từ 01/01/2025 đến 31/12/2025.
Bước 6: Nhập dữ liệu thu nhập và giảm trừ
Một số chỉ tiêu quan trọng:
- [21] Tổng thu nhập chịu thuế tại Việt Nam.
- [23] Thu nhập phát sinh ở nước ngoài (nếu có).
- [27] Thu nhập được miễn thuế.
- [28] Khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
- [29] Các khoản bảo hiểm, hưu trí tự nguyện.
- [33] Số người phụ thuộc và mức giảm trừ.
- [34], [35], [36] Số thuế đã khấu trừ, đã nộp.
Hệ thống sẽ tự động tính toán số thuế phải nộp hoặc số tiền được hoàn.
Bước 7: Gửi tờ khai và chứng từ
- Nhấn “Hoàn thành kê khai”.
- Kết xuất file XML để lưu trữ.
- Tải lên các chứng từ liên quan (khấu trừ thuế, giấy nộp tiền, tài liệu chứng minh người phụ thuộc).
- Gửi hồ sơ điện tử trực tiếp trên hệ thống.
Bước 8: Tra cứu và theo dõi kết quả
- Vào mục “Tra cứu hồ sơ” để kiểm tra tình trạng xử lý.
- Nếu cần bổ sung, hệ thống sẽ thông báo chi tiết.
- Khi hồ sơ được chấp nhận, bạn có thể in giấy nộp thuế hoặc quyết định hoàn thuế.
Ví dụ thực tế minh họa
Ví dụ: Anh H ký hợp đồng lao động 12 tháng tại TP. HCM, có thông tin:
- Lương: 30.000.000đ/tháng
- Phụ cấp ăn trưa: 680.000đ (được miễn thuế)
- 1 người phụ thuộc
- BHXH (8%) = 2.400.000đ, BHYT (1,5%) = 450.000đ, BHTN (1%) = 300.000đ
Thu nhập chịu thuế = 30.000.000đ
Giảm trừ bản thân + phụ thuộc = 15.400.000đ
Giảm trừ bảo hiểm = 3.150.000đ
Thu nhập tính thuế = 11.450.000đ
Anh H thuộc bậc 3 → Thuế TNCN phải nộp:
15% × 11.450.000 – 750.000 = 967.500đ/tháng
Số liệu này sẽ được nhập vào tờ khai 02/QTT-TNCN khi anh H quyết toán online.
Việc quyết toán thuế TNCN online 2025 trên thuedientu không chỉ giúp cá nhân tiết kiệm thời gian, công sức mà còn mang lại sự minh bạch, nhanh chóng và an toàn trong quản lý thuế. Chỉ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và làm theo hướng dẫn, bạn hoàn toàn có thể tự thực hiện ngay tại nhà.
Nếu trong quá trình thực hiện gặp khó khăn liên quan đến hồ sơ, chứng từ hoặc thủ tục hoàn thuế, hãy liên hệ với Luật An Khang để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời, đảm bảo quá trình quyết toán diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật.
