Thay đổi địa chỉ công ty: Thủ tục, hồ sơ và lệ phí theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Thay đổi địa chỉ công ty là một trong những thủ tục pháp lý phổ biến trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp cần điều chỉnh địa chỉ trụ sở chính để thuận tiện kinh doanh, mở rộng quy mô hoặc tái cấu trúc tổ chức.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin bắt buộc phải có trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
Bài viết sau của Luật An Khang sẽ phân tích chi tiết hồ sơ, trình tự, lệ phí và các lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định mới nhất năm 2025.
Căn cứ pháp lý về thay đổi địa chỉ công ty
- Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020: Địa chỉ trụ sở chính được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phải thay đổi trong 10 ngày khi có sự điều chỉnh.
- Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hồ sơ, hình thức ủy quyền và thủ tục nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty.
- Quyết định 2354/QĐ-BTC/2025: Hướng dẫn về việc xác thực điện tử và thủ tục đăng ký qua cổng thông tin quốc gia.
- Thông tư 64/2025/TT-BTC: Quy định về lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố thông tin.
Như vậy, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty năm 2025 được điều chỉnh khá chặt chẽ, vừa tạo thuận lợi khi nộp qua mạng điện tử, vừa đảm bảo minh bạch trong quản lý doanh nghiệp.
Xem thêm: Địa chỉ trụ sở – điều kiện hợp pháp để thành lập doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo quy định mới 2025
Theo khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Quyết định hoặc nghị quyết về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính:
- Đối với công ty TNHH một thành viên: quyết định của chủ sở hữu.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh: nghị quyết của Hội đồng thành viên.
- Công ty cổ phần: nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
- Văn bản ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này có thể dưới dạng hợp đồng, giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền điện tử, tùy trường hợp.
- Bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ của người được ủy quyền (nếu có).
🔹 Lưu ý: Người ủy quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử để hồ sơ được chấp thuận. Nếu hệ thống xác thực bị gián đoạn, việc xác thực bổ sung phải được thực hiện ngay sau khi doanh nghiệp được cấp giấy đăng ký mới.
Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
1. Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu chính
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.
- Trường hợp công ty đặt trụ sở trong khu công nghệ cao, hồ sơ được nộp tại Ban quản lý khu công nghệ cao.
- Cơ quan tiếp nhận sẽ cấp giấy biên nhận, hẹn trả kết quả và đồng thời gửi thông tin cho cơ quan thuế để phối hợp xử lý.
- Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu chưa hợp lệ, doanh nghiệp nhận thông báo bằng văn bản để chỉnh sửa, bổ sung.
2. Nộp hồ sơ qua mạng điện tử
- Doanh nghiệp đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kê khai và tải hồ sơ điện tử.
- Hồ sơ phải được ký số hoặc ký xác thực điện tử.
- Sau khi nộp, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo kết quả qua tài khoản điện tử.
- Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký cấp giấy chứng nhận điện tử và thông báo kết quả.
🔹 Lưu ý đặc biệt: Nếu thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục chuyển cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Xem thêm: Vi phạm về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp: Những lỗi thường gặp, mức phạt và cách xử lý hiệu quả
Phí và lệ phí khi thay đổi địa chỉ công ty
Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC và Thông tư 64/2025/TT-BTC:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp:
- Từ 01/7/2025 đến hết năm 2026: 25.000 đồng/lần.
- Từ năm 2027 trở đi: 50.000 đồng/lần.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần.
- Miễn lệ phí đăng ký nếu thực hiện qua mạng điện tử.
Doanh nghiệp nộp lệ phí khi nộp hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, lệ phí đăng ký không được hoàn trả, nhưng phí công bố thông tin sẽ được hoàn lại.
Lưu ý quan trọng khi thay đổi địa chỉ công ty
- Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia sau khi được cấp giấy chứng nhận mới.
- Địa chỉ mới cần rõ ràng, có quyền sử dụng hợp pháp, không đặt tại chung cư để ở.
- Nếu thay đổi địa chỉ sang tỉnh/thành phố khác, ngoài thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần làm việc với cơ quan thuế để hoàn tất việc chuyển địa bàn quản lý.
- Nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và ký xác thực điện tử chính xác để tránh bị trả lại, mất thời gian chỉnh sửa.
Xem thêm: Có được đặt địa chỉ trụ sở công ty tại chung cư không? Quy định pháp luật mới nhất 2025
Kết luận
Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục pháp lý cần thiết khi doanh nghiệp muốn mở rộng, dịch chuyển hoặc tái cấu trúc hoạt động. Theo quy định mới năm 2025, thủ tục này đã được đơn giản hóa với hình thức nộp qua mạng điện tử, nhưng vẫn yêu cầu chặt chẽ về hồ sơ, ủy quyền và xác thực. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về hồ sơ, nơi nộp, thời hạn giải quyết và lệ phí để tránh vi phạm.
