Vi phạm về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp: Những lỗi thường gặp, mức phạt và cách xử lý hiệu quả
“Doanh nghiệp của bạn có đang hoạt động đúng địa chỉ đã đăng ký?” Có thể bạn không để ý, nhưng chỉ một sai sót nhỏ trong việc kê khai hoặc duy trì trụ sở đã đăng ký cũng có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, thậm chí là thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu bạn đang mơ hồ về các quy định này, hãy tiếp tục đọc bài viết của Luật An Khang để biết cách nhận diện và xử lý các vi phạm về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, tránh những rủi ro không đáng có.
Những trường hợp được xem là vi phạm về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc chính của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã vô tình hoặc cố ý vi phạm quy định này. Dưới đây là các lỗi thường gặp khi đăng ký địa chỉ trụ sở doanh nghiệp:
-
- Đăng ký địa chỉ không có thật, không tồn tại trong thực tế: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất, thường do dùng “địa chỉ ảo” để hợp thức hóa hồ sơ đăng ký.
- Không hoạt động thực tế tại trụ sở đã đăng ký: Doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; cơ quan quản lý thuế và các cơ quan liên quan không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký
- Chuyển địa chỉ trụ sở mà không thông báo trong thời hạn quy định
- Sử dụng địa chỉ nhà ở chung cư không được phép kinh doanh: Theo quy định tại điểm c, d khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023, việc sử dụng căn hộ chung cư được dùng để ở làm trụ sở kinh doanh là hành vi bị nghiêm cấm (trừ trường hợp chung cư hỗn hợp).
Ví dụ: Công ty TNHH ABC đăng ký trụ sở tại số 123, phường Minh Khai, nhưng không treo biển tên, không có nhân viên làm việc, không lưu hồ sơ… Khi đoàn kiểm tra đến xác minh không thấy doanh nghiệp hoạt động tại địa chỉ này, công ty ABC sẽ bị ghi nhận là vi phạm.
Xem thêm: Quy định địa chỉ công ty mới nhất 2025: Doanh nghiệp cần lưu ý gì để không bị phạt?
Mức phạt địa chỉ sai và các biện pháp khắc phục đi kèm
Mức phạt của mỗi hành vi vi phạm về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp được quy định ở các văn bản quy phạm pháp luật khác nhau. Tùy từng hành vi cụ thể mà doanh nghiệp có thể chịu mức phạt tiền, hoặc vừa phạt tiền vừa áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả
- Phạt từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký địa chỉ không có thật, không tồn tại trong thực tế để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Điều 42 Nghị định 122/2020/NĐ-CP
- Phạt từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng đối với doanh nghiệp hoạt động không đúng địa điểm đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh quy định tại khoản 2 Điều 6 NĐ 98/2020/NĐ-CP
- Phạt từ 3.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và buộc khắc phục hậu quả đối với hành vi không thực hiện thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo điều 49 Nghị định 122/2020/NĐ-CP. Càng trễ thời hạn thông báo theo quy định thì mức phạt sẽ càng cao
- Phạt từ 20.000.000 – 40.000.000 đồng đối với hành vi đặt địa chỉ kinh doanh tại chung cư để ở theo khoản 1 Điều 70 Nghị định 16/2022/NĐ-CP
Ví dụ: Công ty XYZ chuyển văn phòng từ Quận 3 sang Quận 10 nhưng không thông báo đến Sở Kế hoạch và Đầu tư. Sau 30 ngày, bị kiểm tra, công ty bị xử phạt 25 triệu đồng và buộc phải đăng ký lại địa chỉ đúng quy định.
Xử phạt khi doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký
Tình trạng “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp mà qua công tác kiểm tra, xác minh của Cơ quan quản lý thuế và các đơn vị có liên quan không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký. Nếu sau 1 năm doanh nghiệp không khôi phục trạng thái hoạt động thì sẽ bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 212 Luật doanh nghiệp 2020
Cách xử lý khi bị ghi nhận “không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”
Nếu doanh nghiệp bị ghi nhận tình trạng này, có thể tiến hành các bước xử lý sau:
- Kiểm tra lại thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp để xác nhận tình trạng.
- Liên hệ ngay với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đăng ký để nộp hồ sơ xác minh lại địa chỉ (nếu có hoạt động thực tế) hoặc nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở (nếu đã chuyển).
- Làm lại bảng hiệu doanh nghiệp đúng quy định tại địa chỉ đăng ký.
- Gửi công văn giải trình và đề nghị gỡ bỏ tình trạng vi phạm.
Lưu ý: Nếu không xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể bị đóng mã số thuế, thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Vi phạm về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp là một trong những lỗi phổ biến nhưng lại bị xem nhẹ nhất trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, hậu quả của nó không hề nhỏ, từ việc bị xử phạt hành chính đến khả năng bị thu hồi giấy phép kinh doanh. Qua bài viết này, Luật và Kế toán An Khang hi vọng bạn đã có cái nhìn toàn diện về mức phạt địa chỉ sai, xử phạt sai địa chỉ công ty, cũng như các lỗi thường gặp khi đăng ký địa chỉ trụ sở doanh nghiệp.
