Khi bắt đầu kinh doanh, nhiều doanh nghiệp lúng túng về việc lựa chọn địa chỉ trụ sở sao cho hợp pháp và phù hợp với nhu cầu hoạt động. Không ít trường hợp hồ sơ đăng ký bị trả lại vì địa chỉ không hợp lệ, hoặc gặp khó khăn khi thay đổi trụ sở về sau. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về địa chỉ trụ sở – điều kiện hợp pháp để thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật, giúp bạn tránh những rủi ro không đáng có và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Phân biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính là địa điểm liên lạc chính thức của doanh nghiệp, có địa chỉ cụ thể theo đơn vị hành chính và thông tin liên hệ như số điện thoại, email (nếu có). Trong khi đó, địa điểm kinh doanh là nơi tiến hành một hoặc nhiều hoạt động kinh doanh cụ thể, có thể khác địa phương với trụ sở chính nhưng phải đăng ký.
Ví dụ: Công ty A đặt trụ sở chính tại Quận 1, TP.HCM nhưng mở địa điểm kinh doanh tại Quận 7 để bán lẻ sản phẩm. Trụ sở chính được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, còn địa điểm kinh doanh được ghi nhận qua thủ tục thông báo bổ sung.
Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ có một trụ sở chính nhưng có thể có nhiều địa điểm kinh doanh ở các tỉnh khác nhau.
Yêu cầu bắt buộc khi sử dụng trụ sở chính
Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trụ sở chính phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng theo cấp đơn vị hành chính, bao gồm số nhà, tên đường, xã/phường, tỉnh/thành phố. Ngoài ra, Điều 37 khoản 4 cùng luật này yêu cầu doanh nghiệp phải gắn bảng hiệu tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Vi phạm quy định gắn biển tên trụ sở doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 30-50 triệu đồng theo điểm c khoản 2 Điều 52 NĐ 122/2021/NĐ-CP.
Ví dụ: Công ty B đặt trụ sở tại một tòa nhà văn phòng hợp pháp nhưng không gắn biển hiệu công ty ở cửa ra vào. Khi bị thanh tra, công ty sẽ bị xử phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều doanh nghiệp không?
Pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng doanh nghiệp đăng ký tại cùng một địa chỉ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo địa chỉ có thật, có khả năng liên lạc, nhận thông báo của cơ quan nhà nước.
Ví dụ: Một tòa nhà văn phòng có thể có nhiều doanh nghiệp cùng đặt trụ sở tại các phòng khác nhau. Miễn là mỗi doanh nghiệp có hợp đồng thuê hợp pháp và biển hiệu riêng, việc đăng ký là hợp lệ. Điều này giúp các startup, doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí bằng cách thuê văn phòng chia sẻ.
Xem thêm: Có được thuê địa chỉ để thành lập công ty không? Quy định mới nhất và những lưu ý quan trọng
Cách chọn địa chỉ trụ sở khi thành lập doanh nghiệp
Để đáp ứng điều kiện thành lập doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở nên:
- Nằm ở nơi có giao thông thuận tiện, dễ liên lạc với cơ quan nhà nước
- Có giấy tờ pháp lý đầy đủ (sổ hồng, hợp đồng thuê, văn bản xác nhận quyền sử dụng).
- Tránh đặt tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở, trừ khi có giấy phép kinh doanh thương mại cho tầng đó.
Ví dụ: Công ty C dự định thuê một căn hộ chung cư để làm trụ sở. Tuy nhiên, chung cư này chỉ có chức năng để ở nên hồ sơ đăng ký sẽ bị từ chối. Giải pháp là thuê văn phòng tại tòa nhà có chức năng kinh doanh.
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở là một trong các nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, khi doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ trụ sở thì phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi địa chỉ trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định. Hồ sơ được quy định tại khoản 2 Điều 47 NĐ 01/2021/NĐ-CP, gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
- Nghị quyết, quyết định và biên bản họp về việc thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp
Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý trong 3 ngày làm việc. Nếu thay đổi sang tỉnh khác, doanh nghiệp phải thực hiện thêm thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ trước khi nộp hồ sơ tại nơi mới.
Ví dụ: Công ty D chuyển trụ sở từ Hà Nội vào TP.HCM. Công ty phải nộp hồ sơ chốt thuế tại Hà Nội trước khi thực hiện thủ tục đăng ký tại TP.HCM.
Lựa chọn địa chỉ trụ sở hợp pháp là bước quan trọng để hoàn tất điều kiện thành lập doanh nghiệp và tránh rủi ro pháp lý về sau. Doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định về địa chỉ, bảng hiệu, quyền sử dụng hợp pháp và thủ tục thay đổi khi cần thiết. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về đăng ký doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay hotline 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ nhanh chóng.
