Sai lầm khi đăng ký vốn điều lệ: hướng dẫn tránh rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp

Sai lầm khi đăng ký vốn điều lệ hay gặp phải là gì? Những rủi ro hay gặp phải là gì? Cùng Luật An Khang tìm hiểu trong bài này nhé!

Vốn điều lệ là gì? Vai trò của vốn điều lệ đối với doanh nghiệp?

Khoản 34 Điều 4 Luật doanh nghiệp 2020 quy định: Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.

Vốn điều lệ tại thời điểm đăng ký thành lập công ty là mức vốn mà thành viên công ty cam kết góp được ghi nhận trong điều lệ của công ty.

Các tổ chức và cá nhân có thể thực hiện việc góp vốn điều lệ theo các hình thức:

• Mua và sở hữu Cổ phần hoặc Cổ phiếu của Công ty cổ phần.
• Góp vốn trực tiếp vào Công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Công ty hợp danh.

Vai trò của vốn điều lệ đối với doanh nghiệp bao gồm:

• Thể hiện trách nhiệm của các cổ đông đối với doanh nghiệp, khách hàng và đối tác thông qua việc cung cấp vật chất.
• Là cơ sở cần thiết để duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
• Dùng để phân phối lợi nhuận, rủi ro và thua lỗ của doanh nghiệp giữa các cổ đông tham gia góp vốn.
• Đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguồn vốn, tạo điều kiện cho doanh nghiệp củng cố tiềm lực, mở rộng quy mô sản xuất và tiếp cận thị trường.
• Là căn cứ để xác lập tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo mục tiêu đã định.

XEM THÊM: Dịch vụ doanh nghiệp trọn gói từ

Những sai lầm thường gặp khi đăng ký vốn điều lệ

Sai lầm về số vốn liệu vốn điều lệ đăng ký

1.1. Kê khai vốn điều lệ không đúng thực tế (khai khống số, khai thấp)

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đăng ký vốn điều lệ lớn để thực hiện các mục đích kêu gọi đầu tư hoặc thể hiện năng lực tài chính với đối tác, nhưng vốn thực góp lại thấp hơn rất nhiều vốn điều lệ đã đăng ký.

Một bộ phận doanh nghiệp lại đăng ký vốn điều lệ thấp hơn thực tế để giảm thiểu gánh nặng về trách nhiệm vật chất, tính chịu rủi ro đối với chủ sở hữu/ thành viên doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 47 Nghị định 122/2021/NĐ-CP thì doanh nghiệp có hành vi vi phạm về kê khai vốn điều lệ phải chịu mức xử phạt:

• Phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng đối với hành vi kê khai khống vốn điều lệ có giá trị dưới 10 tỷ đồng.
• Phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với hành vi kê khai khống vốn điều lệ có giá trị từ 10 tỷ đồng đến dưới 20 tỷ đồng.
• Phạt tiền từ 40 triệu đồng đến 60 triệu đồng đối với hành vi kê khai khống vốn điều lệ có giá trị từ 20 tỷ đồng đến dưới 50 tỷ đồng.
• Phạt tiền từ 60 triệu đồng đến 80 triệu đồng đối với hành vi kê khai khống vốn điều lệ có giá trị từ 50 tỷ đồng đến dưới 100 tỷ đồng.
• Phạt tiền từ 80 triệu đồng đến 100 triệu đồng đối với hành vi kê khai khống vốn điều lệ có giá trị từ 100 tỷ đồng trở lên.

Ngoài ra, doanh nghiệp vi phạm còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng với số vốn thực góp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh do không kê khai đúng số vốn điều lệ theo quy định.

Để khắc phục tình trạng trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các cách:

• Góp đủ số vốn mà doanh nghiệp đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Thực hiện đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn đăng ký điều chỉnh: 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn điều lệ 

1.2. Chậm nộp hoặc nộp không đủ vốn điều lệ

Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu thành viên/chủ sở hữu/cổ đông công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty TNHH 1 thành viên, công ty cổ phần phải góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tùy vào loại hình doanh nghiệp sẽ có cách xử lý khi không góp đủ vốn điều lệ:

• Công ty TNHH 2 thành viên theo khoản 3 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ:
  • Phần vốn góp chưa góp của các thành viên được chào bán theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên.
  • Nếu chưa chào bán hết, phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên bằng số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ phần vốn góp.

• Công ty TNHH 1 thành viên không góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, theo Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu công ty phải: Đăng ký thay đổi vốn điều lệ bằng giá trị số vốn đã góp thực tế trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn điều lệ.
• Công ty cổ phần theo Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020: 
  • Cổ phần chưa thanh toán được coi là cổ phần chưa bán và Hội đồng quản trị được quyền bán.
  • Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ, trừ trường hợp số cổ phần chưa thanh toán đã được bán hết trong thời hạn này.
• Công ty hợp danh theo Điều 178 Luật Doanh nghiệp 2020:
  • Thành viên góp vốn không góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết thì số vốn chưa góp đủ được coi là khoản nợ của thành viên đó đối với công ty;
  • Thành viên góp vốn có liên quan có thể bị khai trừ khỏi công ty theo quyết định của Hội đồng thành viên

Hết thời hạn 30 ngày mà doanh nghiệp không thực hiện việc điều chỉnh vốn điều lệ thì sẽ bị xử phạt theo quy định tại khoản 3, khoản 5 Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP: 

• Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Sai lầm về cơ cấu vốn góp

2.1. Tỷ lệ vốn góp không phù hợp

Tỷ lệ vốn góp ảnh hưởng đến quyền quản lý doanh nghiệp; đặc biệt đối với loại hình công ty cổ phần. Trong doanh nghiệp người nào nắm số vốn lớn nhất thì sẽ có quyền cao nhất trong công ty đó.

• Trường hợp đối với một số quyền như: quyền tiếp cận thông tin, quyền triệu tập cuộc họp của cơ quan có thẩm quyền và quyền đề cử người quản lý thì một số nội dung của các quyền này chỉ được cấp cho các thành viên có tỷ lệ sở hữu vốn góp 10%, cổ đông 10%.
• Tỷ lệ sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp càng cao thì tỷ lệ thuận với việc lợi ích mà cổ đông và thành viên nhận được từ các quyền theo tỷ lệ càng nhiều. Trái lại, đối với các quyền không theo tỷ lệ thì không có sự khác biệt về lợi ích mà các cổ đông nhận được.
• Đối với trường hợp khi tỷ lệ sở hữu cổ phần của cổ đông và thành viên công ty đạt đến một giá trị nhất định thì quyền của các cổ đông và thành viên là bằng nhau.

Để khắc phục tình trạng trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các cách:

• Điều chỉnh số vốn góp sao cho tỷ lệ góp vốn so với số vốn điều lệ phù hợp;
• Quy định rõ ràng về quyền và lợi ích của các cổ đông/thành viên/chủ sở hữu trong Điều lệ công ty.

2.2. Thay đổi thành viên góp vốn, không đảm bảo số lượng thành viên, cố đông đúng quy định

Nghị định 122/2021/NĐ-CP thì doanh nghiệp có hành vi vi phạm về thành lập doanh nghiệp  phải chịu mức xử phạt:

• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không đảm bảo số lượng thành viên, cổ đông theo quy định;
• Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi: Không có quyền góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp nhưng vẫn thực hiện. (Đồng thời, bị buộc thay đổi thành viên góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp);
• Phạt cảnh cáo, phạt tiền theo Điều 49 Nghị định này khi vi phạm về thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Vì vậy, khi thay đổi thành viên, doanh nghiệp cần chú ý đến điều kiện thay đổi, điều kiện góp vốn và thủ tục thay đổi thành viên góp vốn đúng với quy định pháp luật. Mặt khác, trường hợp thành viên góp vốn đã thay đổi không đúng luật, doanh nghiệp cần ngay lập tức chấm dứt tư cách thành viên cũng như hoàn trả các khoản vốn đã góp của thành viên đó.

Sai lầm về hình thức góp vốn: Góp vốn bằng tài sản không đủ điều kiện

Nhà đầu tư là doanh nghiệp khi góp vốn điều lệ bằng tiền mặt là vi phạm quy định về góp vốn. Khi này, căn cứ khoản 8 và khoản 10 Điều 26 Nghị định 88/2019/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 15 Điều 1 Nghị định 143/2021/NĐ-CP) quy định về xử phạt vi phạm quy định về hoạt động thanh toán như sau:

• Phạt tiền từ 150.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng đối với các hành vi vi phạm sau đây:
  • Vi phạm quy định thanh toán bằng tiền mặt;
  • Thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán mà không phải là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Căn cứ khoản 2 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc góp vốn điều lệ tại doanh nghiệp: Thành viên công ty chỉ được góp vốn cho công ty bằng loại tài sản khác với tài sản đã cam kết nếu được sự tán thành của trên 50% số thành viên còn lại.

Như vậy, để tránh tình trạng bị xử phạt trong thời hạn góp vốn là 90 ngày theo quy định tại khoản 2 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020 thì nhà đầu tư Việt Nam là doanh nghiệp nên rút lại khoản tiền đã góp bằng tiền mặt sau đó chuyển khoản vào tài khoản vốn của công ty theo đúng quy định để tránh tình trạng bị xử phạt theo quy định trên.

Giải pháp tránh rủi ro – tư vấn từ chuyên gia

Lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp

Mức vốn điều lệ không ảnh hưởng nhiều tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà chỉ liên quan tới mức thuế (lệ phí) môn bài doanh nghiệp phải đóng:

• Doanh nghiệp/tổ chức có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm
• Doanh nghiệp/tổ chức có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm
• Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm

Tuy nhiên, vốn điều lệ chính là sự cam kết trách nhiệm bằng tài sản của doanh nghiệp với khách hàng, đối tác. Do đó:

• Nếu vốn điều lệ thấp khó tạo niềm tin cho khách hàng, đối tác trong kinh doanh và khó khăn trong vay vốn từ ngân hàng với số tiền vay vượt ngoài khả năng và vượt ngoài vốn điều lệ của doanh nghiệp;
• Nếu vốn điều lệ cao/quá cao dẫn đến nguy cơ rủi ro cao nhưng sẽ dễ dàng tạo sự tin tưởng với các khách hàng, đối tác, đặc biệt trong các hoạt động đấu thầu.

Vì thế tùy thuộc vào năng lực tài chính, phương hướng hoạt động và quy mô kinh doanh, chủ doanh nghiệp nên để số vốn điều lệ ở mức vừa phải và đủ khả năng của mình. Đến khi việc kinh doanh của công ty bắt đầu đi vào hoạt động ổn định hơn, và có dấu hiệu phát triển đi lên thì lúc đó sẽ tiến hành việc tăng vốn điều lệ cho công ty.

XEM THÊM: Vốn điều lệ tối thiểu để thành lập công ty là bao nhiêu?

Thủ tục thay đổi vốn điều lệ

Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ của doanh nghiệp gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (theo Mẫu quy định tại Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Giám đốc/ Tổng Giám đốc và biên bản họp của Hội đồng thành viên, cổ đông của công ty về việc thay đổi vốn điều lệ;
• Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư 2020.
• Báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ trong trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên giảm vốn điều lệ (trường hợp giảm do vốn điều lệ không được các thành viên thanh toán đầy đủ và đúng hạn thì không cần nộp báo cáo này).
• Danh sách thành viên công ty 
• Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật;
• CCCD/hộ chiếu người được ủy quyền (bản sao).

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp theo hai cách:

• Nộp trực tiếp/ qua đường bưu điện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty hợp danh đặt trụ sở chính.
• Nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả văn bản phản hồi:

• Cấp giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.
• Thông báo sửa đổi, bổ sung, trả hồ sơ đối với hồ sơ thiếu, không hợp lệ.

Lưu ý: Sau khi được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì công ty phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (Thủ tục thay đổi vốn điều lệ và thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp có thể được thực hiện đồng thời một lúc).

KẾT LUẬN

Trên đây là những thông tin giúp bạn tìm hiểu về những sai lầm thường gặp của doanh nghiệp khi đăng ký vốn điều lệ. Nếu còn bất kỳ thắc mắc bất cứ vấn đề gì, quý khách hãy liên hệ hotline Luật An Khang để được hỗ trợ. Chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn chi tiết nhất về vốn điều lệ và hướng dẫn thực hiện toàn bộ thủ tục thành lập công ty cũng như thủ tục thay đổi liên quan góp vốn điều lệ.