Phương pháp kiểm kê hóa đơn: Hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọng năm 2024
Việc kiểm kê hóa đơn đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp, cửa hàng, cơ sở kinh doanh. Tại sao cần phải kiểm kê hóa đơn? Có những phương pháp kiểm kê hóa đơn nào? Theo dõi bài viết dưới đây của Luật An Khang để có được giải đáp.
Kiểm kê hóa đơn là gì?
Căn cứ vào:
- Luật Quản lý thuế 2020, Quy định về nghĩa vụ, trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn.
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, Quy định chi tiết về quản lý, sử dụng hóa đơn.
- Thông tư số 40/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về kiểm tra hóa đơn: Quy định về nội dung, thủ tục kiểm tra hóa đơn.
Việc kiểm kê hóa đơn là quá trình kiểm tra, đối chiếu số lượng, nội dung, ký hiệu của hóa đơn thực tế với số liệu ghi chép trong sổ sách, báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Mục đích của việc kiểm kê hóa đơn là để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của hóa đơn, góp phần quản lý chặt chẽ việc sử dụng hóa đơn, chống gian lận, trốn thuế.
Các loại hóa đơn cần kiểm kê
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần kiểm kê đầy đủ các loại hóa đơn sau:
Hóa đơn giấy
- Hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn sửa chữa bảo hành.
- Hóa đơn huỷ hóa.
- Hóa đơn xuất khẩu.
- Hóa đơn nhập khẩu.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
- Hóa đơn phi GTGT.
- Các loại hóa đơn khác theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử bán hàng.
- Hóa đơn điện tử đặt mua hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử sửa chữa bảo hành.
- Hóa đơn điện tử huỷ hóa.
- Hóa đơn điện tử xuất khẩu.
- Hóa đơn điện tử nhập khẩu.
- Hóa đơn điện tử GTGT.
- Hóa đơn điện tử phi GTGT.
- Các loại hóa đơn điện tử khác theo quy định của pháp luật.
Chứng từ thanh toán thay thế hóa đơn (nếu có)
Ngoài những hóa đơn trên, Doanh nghiệp có thể sử dụng một số chứng từ khác để thay thế. Sử dụng trong quy trình kiểm kê hóa đơn.
- Phiếu thu tiền mặt.
- Hóa đơn bán lẻ.
- Giấy biên lai.
Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là quy trình kiểm tra và đánh giá giá trị tài sản, xác định nguồn vốn hiện có. Đồng thời, thực hiện so sánh với thông tin trong sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác. Nó được thực hiện vào một thời điểm xác định theo lịch trình quy định trước, thường là cuối kỳ kế toán.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
Khi doanh nghiệp tiến hành kiểm kê hóa đơn định kỳ giúp xác định được số lượng, chủng loại, giá trị thực tế của hàng hóa, vật tư hiện có tại kho. Từ đó điều chỉnh số dư trong sổ kế toán cho chính xác.
Bên cạnh đó, kiểm kê giúp phát hiện kịp thời các sai sót, thất thoát, hư hỏng trong quản lý hàng tồn kho, từ đó có biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
Ngoài ra, số liệu kiểm kê được sử dụng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính, giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nhược điểm
Tuy mang lại nhiều lợi từ việc kiểm kê, song phương pháp này cũng có những hạn chế nhất định. Điển hình như:
- Việc kiểm kê trực tiếp toàn bộ hàng hóa, vật tư có thể tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kiểm kê có thể gây gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mặt khác, nếu không tổ chức thực hiện kiểm kê một cách khoa học, chặt chẽ. Có thể dẫn đến sai sót trong việc xác định số lượng, chủng loại, giá trị hàng tồn kho.
Các bước thực hiện kiểm kê định kỳ
Dưới đây là các bước thực hiện kiểm kê định tại doanh nghiệp.
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê
Ở bước này, bạn cần xác định thời điểm, phạm vi kiểm kê. Sau đó, thành lập ban kiểm kê và phân công nhiệm vụ cho các thành viên ban kiểm kê. Đồng thời, chuẩn bị các dụng cụ, tài liệu cần thiết cho việc kiểm kê.
Bước 2: Chuẩn bị cho việc kiểm kê
Thông báo cho các bộ phận liên quan về việc kiểm kê và dọn dẹp, sắp xếp kho hàng gọn gàng, khoa học. Cũng như, đánh dấu, niêm yết giá trị hàng hóa, vật tư.
Bước 3: Tiến hành kiểm kê
Trong suốt quá trình kiểm kê, cần thực hiện ghi chép số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa, vật tư vào phiếu kiểm kê. Cũng như, đối chiếu số liệu kiểm kê với số liệu trong sổ kế toán.
Bước 4: Xử lý kết quả kiểm kê
Lập biên bản kết quả kiểm kê và điều chỉnh số dư hàng tồn kho trong sổ kế toán. Phân tích kết quả kiểm kê, rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất biện pháp khắc phục.
Lưu ý khi thực hiện kiểm kê định kỳ
Đảm bảo tính khách quan, trung thực việc kiểm kê định kỳ cần lưu ý một số điều sau:
- Thực hiện một cách khách quan, trung thực, không thiên vị.
- Bảo mật thông tin về số lượng, chủng loại, giá trị hàng tồn kho trong quá trình kiểm kê.
- Nên tổ chức kiểm kê vào thời điểm ít ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có biện pháp xử lý sai sót trong quá trình kiểm kê.
Xem thêm: Kiểm kê hóa đơn: Hướng dẫn đầy đủ về quy định pháp luật mới nhất 2024
Kiểm kê đột xuất
Kiểm kê đột xuất là việc kiểm tra và đánh giá giá trị tài sản, xác định nguồn vốn hiện có một cách bất ngờ, không theo lịch trình quy định trước. Quy trình kiểm kê đột xuất thường được thực hiện khi nghi ngờ có sai sót, thất thoát. Hoặc để kiểm tra hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Do được thực hiện đột xuất nên kiểm kê đột xuất có hiệu quả cao trong việc phát hiện sai sót, thất thoát.
- Hơn nữa, việc kiểm kê đột xuất thường xuyên có thể răn đe hành vi gian lận, trộm cắp tài sản của doanh nghiệp.
- Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong việc quản lý hàng tồn kho.
Nhược điểm
- Việc kiểm kê đột xuất có thể gây gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- So với kiểm kê định kỳ, kiểm kê đột xuất thường có chi phí cao hơn do phải huy động nhân lực, phương tiện đột xuất.
- Đặc biệt, việc thu thập bằng chứng trong trường hợp phát hiện sai sót, thất thoát có thể gặp nhiều khó khăn do tính đột xuất của kiểm kê.
Các bước thực hiện kiểm kê đột xuất
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê
Xác định thời điểm và phạm vi kiểm kê. Sau đó, thành lập ban kiểm kê, phân công nhiệm vụ cho các thành viên ban kiểm kê. Đồng thời, chuẩn bị các dụng cụ, tài liệu cần thiết cho việc kiểm kê.
Bước 2: Tiến hành kiểm kê
Yêu cầu các bộ phận liên quan ngừng hoạt động và bàn giao khu vực kiểm kê cho ban kiểm kê. Kiểm tra số lượng hàng hóa, vật tư thực tế. Song song với đó thực hiện ghi chép số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa, vật tư vào phiếu kiểm kê. Đối chiếu số liệu kiểm kê với số liệu trong sổ kế toán.
Bước 3: Xử lý kết quả kiểm kê
Lập biên bản kết quả kiểm kê. Thực hiện điều chỉnh số dư hàng tồn kho trong sổ kế toán. Sau đó, phân tích kết quả kiểm kê, rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất biện pháp khắc phục và xử lý vi phạm (nếu có).
Bước 4: Báo cáo kết quả kiểm kê
Báo cáo kết quả kiểm kê cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời, thực hiện lưu trữ hồ sơ kiểm kê theo quy định.
Lưu ý khi thực hiện kiểm kê đột xuất
Bạn cần lưu ý một số điều sau khi thực hiện kiểm kê đột xuất tại đơn vị mình.
Để đảm bảo tính bí mật việc tổ chức và thực hiện kiểm kê đột xuất phải được giữ bí mật để đảm bảo hiệu quả.
- Lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm, phạm vi kiểm kê, nhân lực, phương tiện, v.v.
- Đặc biệt, cần bảo đảm an ninh khu vực kiểm kê trong quá trình thực hiện kiểm kê.
- Bên cạnh đó, cần phải lập biên bản đầy đủ, chi tiết về kết quả kiểm kê. Cũng như xử lý vi phạm kịp thời, nghiêm minh theo quy định của doanh nghiệp.
Kiểm kê điện tử
Kiểm kê điện tử là việc sử dụng các thiết bị điện tử như máy quét mã vạch, máy tính bảng, điện thoại thông minh. Để thu thập dữ liệu về số lượng, chủng loại, giá trị hàng tồn kho và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống quản lý kho hàng điện tử.
So với phương pháp kiểm kê hóa đơn giấy, kiểm kê điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Việc thu thập dữ liệu bằng thiết bị điện tử giúp tăng tốc độ và độ chính xác của việc kiểm kê, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.
- Giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu dữ liệu, đảm bảo tính chính xác của thông tin hàng tồn kho.
- Dễ dàng truy xuất và phân tích dữ liệu và theo dõi biến động của hàng tồn kho theo thời gian.
- Hệ thống quản lý kho hàng điện tử cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả. Như: Theo dõi số lượng hàng tồn kho theo từng vị trí, cảnh báo khi hàng hóa sắp hết, đề xuất phương án nhập hàng, v.v.
- Giúp tiết kiệm chi phí cho việc in ấn sổ sách, giấy tờ và giảm thiểu chi phí nhân công.
Nhược điểm
- Chi phí đầu tư cho thiết bị điện tử, phần mềm quản lý kho hàng và đào tạo nhân viên có thể cao hơn so với phương pháp kiểm kê giấy.
- Hơn nữa, việc sử dụng kiểm kê điện tử đòi hỏi phải có cơ sở hạ tầng mạng và internet ổn định.
- Đặc biệt, dữ liệu điện tử có thể bị mất do hư hỏng thiết bị, lỗi phần mềm hoặc tấn công mạng.
- Hơn nữa, nhân viên cần được đào tạo để sử dụng thành thạo các thiết bị điện tử và phần mềm quản lý kho hàng.
Các bước thực hiện kiểm kê điện tử chi tiết
Dưới đây là các bước thực hiện kiểm kê điện tử chi tiết theo quy định pháp luật về kiểm kê hóa đơn hiện hành.
Bước 1: Chuẩn bị cho việc kiểm kê
Xác định phạm vi, lập kế hoạch kiểm kê. Sau đó, chuẩn bị thiết bị điện tử, phần mềm quản lý kho hàng. Đồng thời, đào tạo nhân viên sử dụng thiết bị điện tử và phần mềm quản lý kho hàng. Cũng như chuẩn bị hàng hóa cho việc kiểm kê.
Bước 2: Tiến hành kiểm kê
Lúc này, nhân viên cần sử dụng thiết bị điện tử để quét mã vạch hoặc nhập liệu thông tin về số lượng, chủng loại, giá trị hàng tồn kho. Hệ thống quản lý kho hàng sẽ tự động cập nhật dữ liệu kiểm kê vào hệ thống. Tiếp đó, nhân viên kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết.
Bước 3: Xử lý kết quả kiểm kê
Ở bước này, nhân viên kế toán cần lập báo cáo kết quả kiểm kê. Điều chỉnh số dư hàng tồn kho trong sổ kế toán. Cũng như tiến hành phân tích kết quả kiểm kê, rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất biện pháp khắc phục.
Xem thêm: Hướng dẫn hoàn thuế TNCN năm 2024: Thủ tục đơn giản, lấy lại tiền thuế nhanh chóng
Quy trình kiểm kê hóa đơn
Thông thường quy trình kiểm kê hóa đơn được thực hiện theo quy định bao gồm các bước sau
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê
Xác định mục tiêu, phạm vi và thời gian kiểm kê. Đồng thời, chuẩn bị các tài liệu, dụng cụ cần thiết cho việc kiểm kê, như:
- Sổ sách kế toán liên quan đến hóa đơn.
- Hóa đơn đã sử dụng.
- Chứng từ thanh toán thay thế hóa đơn (nếu có.
- Biên bản kiểm kê hóa đơn (theo mẫu quy định).
- Phân công nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện việc kiểm kê.
Bước 2: Kiểm đếm hóa đơn
Đếm số lượng hóa đơn đã sử dụng theo từng loại (hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán thay thế hóa đơn). Sau đó, thực hiện ghi chép số lượng hóa đơn đã đếm vào biên bản kiểm kê.
Bước 3: Đối chiếu số lượng hóa đơn
Ở bước này, kế toán cần thực hiện đối chiếu số lượng hóa đơn đã sử dụng với số lượng hóa đơn được cấp (theo sổ sách kế toán). Phát hiện và ghi chênh lệch (nếu có) vào biên bản kiểm kê.
Bước 4: Lập biên bản kiểm kê
Trong bước này, bạn cần ghi đầy đủ thông tin vào biên bản kiểm kê, với những thông tin cơ bản như sau:
- Tên doanh nghiệp.
- Kỳ kiểm kê.
- Mục tiêu, phạm vi kiểm kê.
- Số lượng hóa đơn đã sử dụng theo từng loại.
- Chênh lệch (nếu có).
- Kết luận.
- Ký tên của người lập biên bản và người phụ trách kiểm kê.
Bước 5: Lưu trữ biên bản kiểm kê
Lưu trữ biên bản kiểm kê ít nhất 03 năm kể từ ngày lập.
Các lưu ý quan trọng khi kiểm kê hóa đơn
Căn cứ vào Luật quản lý thuế 2019, và Thông tư 200/2014/BTC. Việc không kiểm kê hoặc kiểm kê sai hóa đơn có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp như:
- Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn.
- Thậm chí còn có thể bị truy thuế nếu không xuất trình được hóa đơn hợp lệ.
- Đặc biệt, việc không kiểm kê hoặc kiểm kê sai hóa đơn có thể làm ảnh hưởng đến uy tín thương mại của doanh nghiệp.
- Gây khó khăn cho công tác quản lý nhà nước về thuế, giá cả, v.v.
- Đảm bảo số liệu kiểm kê khớp với số liệu trong sổ kế toán.
- Ghi chép đầy đủ thông tin về kết quả kiểm kê vào biên bản.
- Lưu trữ biên bản kết quả kiểm kê theo quy định.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ kiểm kê hóa đơn để tiết kiệm thời gian và công sức.
Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện việc kiểm kê hóa đơn một cách đầy đủ, chính xác và bảo mật thông tin hóa đơn một cách cẩn thận.
Kết luận
Qua nội dung có trong bài viết, chắc hẳn bạn đã biết những phương pháp kiểm kê hóa đơn phổ biến nhất hiện nay. Cùng một số lưu ý quan trọng cần biết khi thực hiện kiểm kê hóa đơn.
Nếu bạn đang tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, giá tốt. Vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063686 để được hỗ trợ, tư vấn báo giá nhanh chóng, chính xác nhất.
