Dịch vụ kế toán thuế

Kiểm kê hóa đơn: Hướng dẫn đầy đủ về quy định pháp luật mới nhất 2024

Việc kiểm kê hóa đơn là điều thực sự cần thiết, bởi số lượng hàng hóa, dịch vụ phải ghi chép quá nhiều. Bên cạnh đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành. Cũng quy định kiểm kê hóa đơn cũng có những thay đổi so với Thông tư 39. 

Vậy cụ thể kiểm kê hóa đơn là gì? Những quy định pháp luật về kiểm kê hóa đơn hiện nay như thế nào? Cùng Luật An Khang tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết ngắn dưới đây.

Kiểm kê hóa đơn là gì? Tại sao phải kiểm kê?

Kiểm kê hóa đơn là thực hiện rà soát, đối chiếu số lượng, nội dung hóa đơn đã sử dụng với số lượng hóa đơn được cấp. Từ đó, đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và tuân thủ đúng quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn.

Kiểm kê hóa đơn là gì? Tại sao phải kiểm kê?
Kiểm kê hóa đơn là gì? Tại sao phải kiểm kê?

Tại sao phải kiểm kê hóa đơn?

Căn cứ vào Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 7 năm 2020 quy định về quản lý hóa đơn

Thông tư số 200/2020/BTC-TTg ngày 23 tháng 12 năm 2020.

Hướng dẫn việc thực hiện một số nội dung của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về quản lý hóa đơn.

Theo đó, việc kiểm kê hóa đơn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, một trong những lợi ích đó phải nhắc đến:

  • Kiểm kê hóa đơn giúp doanh nghiệp đối chiếu số lượng hóa đơn sử dụng với số lượng hóa đơn được cấp. Từ đó phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót trong hồ sơ kế toán.
  • Trong qua quá trình kiểm kê, doanh nghiệp có thể phát hiện các trường hợp sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không đúng quy định. Từ đó có biện pháp xử lý kịp thời, tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp và vi phạm pháp luật.
  • Hơn nữa, việc kiểm kê hóa đơn giúp doanh nghiệp nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong việc sử dụng hóa đơn. Góp phần tăng cường quản lý nội bộ và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
  • Việc kiểm kê hóa đơn là một trong những nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn. Việc thực hiện tốt nghĩa vụ này giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm pháp luật và các chế tài xử phạt.

Tham khảo ngay: Dịch vụ kế toán thuế toàn quốc, chuyên nghiệp

Các loại hóa đơn cần kiểm kê

Hiện nay, có những loại hóa đơn kiểm kê sau:

Hóa đơn giấy

Là loại hóa đơn được in trên giấy, có đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn. Điển hình như hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn giá trị gia tăng,…

Hóa đơn điện tử

Đây là loại hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng điện tử, có đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử. Ví dụ hóa đơn điện tử bán hàng, hóa đơn điện tử dịch vụ, hóa đơn điện tử giá trị gia tăng,…

Chứng từ thanh toán thay thế hóa đơn (nếu có)

Đây là  các chứng từ được sử dụng thay thế cho hóa đơn trong một số trường hợp nhất định theo quy định của pháp luật. Ví dụ: Phiếu thu tiền mặt, hợp đồng mua bán, biên lai thanh toán,…

Quy trình kiểm kê hóa đơn

Để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ của hóa đơn trong hệ thống quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp. Quy trình kiểm kê hóa đơn thường được diễn ra dưới các bước cơ bản sau:

Quy trình kiểm kê hóa đơn
Quy trình kiểm kê hóa đơn
  • Trước tiên, bạn cần lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi kiểm kê hóa đơn, thành lập Ban chỉ đạo, phân công nhân sự, trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân.
  • Sau đó, thực hiện kiểm tra trực tiếp từng hóa đơn, ghi chép đầy đủ thông tin theo mẫu biểu đã chuẩn bị. Đảm bảo số lượng hóa đơn kiểm đếm phải khớp với số liệu ghi chép trong sổ sách.
  • Tiếp theo, bạn cần thực hiện việc đốii chiếu số liệu kiểm đếm thực tế với số liệu ghi chép trong sổ sách, báo cáo tài chính. Phát hiện và ghi chép chênh lệch (nếu có) vào biên bản đối chiếu.
  • Lập biên bản: Ghi chép đầy đủ thông tin về quá trình kiểm kê, kết quả đối chiếu, chênh lệch (nếu có) và giải trình. Biên bản có chữ ký của người thực hiện kiểm kê, trưởng Ban chỉ đạo và các bên liên quan.
  • Thực hiện các bước tiếp theo: Như:  Xử lý chênh lệch, lưu trữ hồ sơ kiểm kê theo quy định và báo cáo kết quả kiểm kê lên Ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Xem thêm: Chuyển giá: Hiểu rõ bản chất, phương pháp và ứng dụng để tối ưu lợi ích thuế

Hướng dẫn kiểm kê từng loại hóa đơn

Để bạn hiểu hơn về quy trình kiểm kê hóa đơn theo quy định, dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách kiểm kê từng loại hóa đơn.

Kiểm kê hóa đơn giấy

Để bắt đầu kiểm kê hóa đơn bằng giấy, bạn cần làm tuần tự theo các bước sau:

Kiểm tra số lượng

So sánh số lượng hóa đơn thực tế với số liệu ghi chép trong sổ sách, báo cáo tài chính. Xem có sự chênh lệch nào không. Sau đó, ghi chép vào biên bản kiểm kê đồng thời giải trình nguyên nhân phát sinh chênh lệch.

Kiểm tra nội dung

Đối với từng hóa đơn, cần kiểm tra các nội dung sau:

  • Thông tin chung: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua.
  • Nội dung hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
  • Thuế GTGT (nếu có).
  • Ký hiệu hóa đơn.
  • Chữ ký, đóng dấu của người bán.
  • Phát hiện và ghi chép sai sót (nếu có) vào biên bản kiểm kê.

Kiểm tra ký hiệu

Thực tế, mỗi hóa đơn phải có ký hiệu riêng, đảm bảo in theo quy định của pháp luật. Vì thế, bạn cần kiểm tra tính hợp lệ của ký hiệu hóa đơn (số seri, năm phát hành). Nếu phát hiện và ghi chép ký hiệu hóa đơn sai sót (nếu có) vào biên bản kiểm kê.

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai sót, mất mát, hư hỏng

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai sót, mất mát, hư hỏng
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai sót, mất mát, hư hỏng
  • Đối với  hóa đơn sai sót: Hóa đơn có sai sót về nội dung, ký hiệu nhưng có thể sửa chữa được thì cần sửa chữa theo quy định. Còn đối với những hóa đơn có sai sót về nội dung, ký hiệu không thể sửa chữa được thì phải lập biên bản hủy hóa đơn theo quy định.
  • Đối với hóa đơn mất mát:Doanh nghiệp cần lập biên bản báo cáo mất hóa đơn theo quy định. Đồng thời, đăng tải thông tin mất hóa đơn trên trang thông tin điện tử của cơ quan thuế.
  • Còn với những hóa đơn bị hư hỏng: Cần lập biên bản báo cáo hóa đơn hư hỏng theo quy định và hủy hóa đơn hư hỏng theo quy định.

Kiểm kê hóa đơn điện tử

Kiểm kê hóa đơn điện tử là quá trình kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống (phần mềm kế toán, hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế).

Các bước thực hiện kiểm kê hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

Kiểm tra trên hệ thống phần mềm kế toán

 Doanh nghiệp cần sử dụng chức năng kiểm kê hóa đơn điện tử của phần mềm kế toán để kiểm tra số lượng, nội dung, ký hiệu của hóa đơn điện tử. Sau đó, so sánh số liệu kiểm kê với số liệu ghi chép trong sổ sách, báo cáo tài chính.

Kiểm tra trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế

Ở bước này, bạn cần thực hiện truy cập hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/). Tiếp đó, nhập thông tin tra cứu hóa đơn điện tử (mã số thuế người bán, mã số thuế người mua, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn,…).

Tiếp theo, kiểm tra và so sánh thông tin chi tiết của hóa đơn điện tử được tra cứu. Ghi chép vào biên bản kiểm kê nếu phát hiện sai sót.

Lưu ý

Căn cứ vào Thông tư số 40/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về kiểm tra hóa đơn. Doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 2 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn. Đồng thời, cần đảm bảo bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử, tránh bị đánh cắp, sao chép trái phép.

Lập biên bản kiểm kê hóa đơn

Mẫu biên bản kiểm kê

Doanh nghiệp có thể tải xuống mẫu biên bản kiểm kê hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính tại địa chỉ: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat-doanh-nghiep/bieu-mau/bang-kiem-ke-hoa-don-can-tieu-huy-1532.html  

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tự xây dựng mẫu biên bản kiểm kê phù hợp với đặc thù hoạt động của mình, đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định.

Hướng dẫn cách lập biên bản kiểm kê hóa đơn chi tiết nhất

  1. Thông tin chung:

Tên biên bản: Biên bản kiểm kê hóa đơn

Số: …

Ký hiệu: …

Ngày lập: …

Địa điểm lập: …

  1. Nội dung:

Phần 1: Thông tin về đơn vị kiểm kê:

Tên đơn vị: …

Địa chỉ: …

Mã số thuế: …

Số điện thoại: …

Phần 2: Thành phần Ban chỉ đạo kiểm kê:

Họ và tên: …

Chức vụ: …

Ký tên: …

Phần 3: Nội dung kiểm kê:

Loại hóa đơn: …

Kỳ kiểm kê: …

Từ số: …

Đến số: …

Kết quả kiểm kê:

Số lượng hóa đơn thực tế: …

Số lượng hóa đơn theo sổ sách: …

Chênh lệch (nếu có): …

Lý do chênh lệch (nếu có): …

Ghi chú: …

Phần 4: Ý kiến của Ban chỉ đạo kiểm kê: …

Phần 5: Ký xác nhận của các bên liên quan:

Người lập: … (Họ và tên, chức vụ, ký tên)

Trưởng Ban chỉ đạo kiểm kê: … (Họ và tên, chức vụ, ký tên)

Đại diện phòng Kế toán: … (Họ và tên, chức vụ, ký tên)

Xem thêm: Chuyển giá: Hiểu rõ bản chất, phương pháp và ứng dụng để tối ưu lợi ích thuế

Báo cáo kết quả kiểm kê

Báo cáo kết quả kiểm kê hóa đơn là văn bản ghi chép đầy đủ, chi tiết về kết quả kiểm kê hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo được lập sau khi hoàn thành công tác kiểm kê hóa đơn theo quy định.

Báo cáo kết quả kiểm kê
Báo cáo kết quả kiểm kê

Phần 1: Thông tin chung

Tên báo cáo: Báo cáo kết quả kiểm kê hóa đơn

Số: …

Ký hiệu: …

Ngày lập: …

Địa điểm lập: …

Phần 2: Nội dung báo cáo

Phần 2.1: Thông tin về đơn vị kiểm kê

Tên đơn vị: …

Địa chỉ: …

Mã số thuế: …

Số điện thoại: …

Phần 2.2: Kỳ kiểm kê

Từ ngày: …

Đến ngày: …

Phần 2.3: Kết quả kiểm kê

Loại hóa đơn: …

Số lượng hóa đơn thực tế: …

Số lượng hóa đơn theo sổ sách: …

Chênh lệch (nếu có): …

Lý do chênh lệch (nếu có): …

Hóa đơn sai sót: …

Hóa đơn mất mát: …

Hóa đơn hư hỏng: …

Phần 2.4: Biện pháp xử lý

Hóa đơn sai sót: …

Hóa đơn mất mát: …

Hóa đơn hư hỏng: …

Phần 2.5: Ý kiến của người lập báo cáo: …

Phần 3: Ký xác nhận của người lập báo cáo: … (Họ và tên, chức vụ, ký tên)

Lưu trữ báo cáo kiểm kê

Doanh nghiệp cần lưu trữ báo cáo kết quả kiểm kê hóa đơn theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, thời gian lưu trữ báo cáo kết quả kiểm kê hóa đơn tối thiểu là 2 năm kể từ ngày lập báo cáo. Báo cáo kết quả kiểm kê hóa đơn cần được lưu trữ tại nơi an toàn, dễ dàng kiểm tra, tra cứu khi cần thiết.

Các trường hợp đặc biệt

Thực tế, có một số trường hợp đặc biệt phát sinh trong quá trình kiểm kê hóa đơn. Điển hình như: 

  • Chuyển đổi doanh nghiệp
  • Chia tách doanh nghiệp
  • Sáp nhập doanh nghiệp

Trong những trường hợp này, doanh nghiệp cần kiểm kê hóa đơn khi có thanh tra, kiểm tra thuế. Đồng thời, phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về kiểm kê hóa đơn trong các trường hợp đặc biệt.

Bên cạnh đó, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để thực hiện tốt công tác kiểm kê hóa đơn. Nên tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế để được hỗ trợ tốt nhất trong việc kiểm kê hóa đơn.

Hậu quả của việc không tuân thủ quy định

Việc không tuân thủ quy định về kiểm kê hóa đơn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

Phạt tiền

  • Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
  • Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm hoặc không thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp khác theo quy định.
  • Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi giả mạo, khai man kết quả kiểm kê tài sản.

Truy thu thuế

Nếu việc không tuân thủ quy định về kiểm kê hóa đơn dẫn đến việc thiếu hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế đối với khoản thu nhập tương ứng với số hóa đơn thiếu.

Qua những thông tin được Luật An Khang chia sẻ trên, bạn đã biết kiểm kê hóa đơn là gì? Quy trình thực hiện cũng như hậu quả của việc không thực hiện kiểm kê hóa đơn.

Nếu bạn đang tìm dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín. Có thể liên hệ đến hotline 076.9063686 để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng.

Tài liệu tham khảo

  • Thông tư số 40/2014/TT-BTC 
  • Nghị định số 41/2018/NĐ-CP
  • Thông tư số 40/2014/TT-BTC
5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Lê Khắc Dũng là thạc sĩ Luật Hà Nội với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Pháp lý Doanh nghiệp. Sứ mệnh của tôi và Luật An Khang là đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt trong mọi vấn đề Pháp lý

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *