Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) là công cụ bắt buộc giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục BHXH, BHYT, BHTN trực tuyến theo đúng quy định pháp luật. Bài viết sau đây, Luật An Khang sẽ hướng dẫn chi tiết cách áp dụng phần mềm kê khai BHXH năm 2025.
Khái niệm phần mềm kê khai BHXH
Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) là công cụ điện tử cho phép doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) thông qua hình thức giao dịch điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam.
Thay vì lập hồ sơ giấy và nộp trực tiếp, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để:
- Đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.
Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin đóng BHXH. - Gửi tờ khai, báo cáo định kỳ.
- Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trực tuyến.
Nói cách khác, phần mềm kê khai BHXH là giải pháp thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử, vừa đảm bảo giá trị pháp lý, vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và thực hiện đúng quy định pháp luật.
Xem thêm: Đăng ký tham gia BHXH lần đầu
Các chức năng cơ bản của phần mềm kê khai BHXH
Một phần mềm kê khai BHXH hợp chuẩn, được cơ quan BHXH Việt Nam công nhận, thường tích hợp những chức năng sau:
- Đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho người lao động: Khi có lao động mới, doanh nghiệp có thể lập tờ khai điện tử, nhập dữ liệu và gửi trực tuyến cho cơ quan BHXH. Hệ thống sẽ tự động lưu giữ thông tin, tránh trùng lặp và bảo đảm hồ sơ hợp lệ.
- Báo tăng, báo giảm lao động tham gia BHXH: Đây là thủ tục phổ biến nhất. Khi doanh nghiệp tuyển thêm nhân sự hoặc có người nghỉ việc, phần mềm cho phép kê khai thông tin, báo tăng hoặc báo giảm người tham gia, đảm bảo dữ liệu của cơ quan BHXH luôn chính xác và cập nhật.
- Điều chỉnh mức đóng, thông tin nhân sự khi có thay đổi: Ví dụ: người lao động được tăng lương, thay đổi chức vụ, điều chuyển vị trí hoặc cập nhật lại thông tin cá nhân (số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú). Phần mềm cho phép nhập thông tin mới, hệ thống tự động điều chỉnh mức đóng BHXH tương ứng.
- Nộp báo cáo định kỳ và các biểu mẫu điện tử theo quy định: Doanh nghiệp phải định kỳ lập báo cáo tình hình lao động, danh sách đóng BHXH, BHTN, BHYT. Phần mềm hỗ trợ các biểu mẫu chuẩn (theo mẫu BHXH ban hành), đảm bảo thống nhất trên toàn quốc.
- Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ và phản hồi từ cơ quan BHXH: Sau khi nộp hồ sơ điện tử, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng trên phần mềm: đã tiếp nhận, yêu cầu bổ sung hay đã duyệt. Điều này giúp tiết kiệm thời gian so với việc phải gọi điện hoặc đến trực tiếp cơ quan BHXH.
- Quản lý dữ liệu lao động: xuất báo cáo, thống kê: Toàn bộ dữ liệu về người lao động, quá trình tham gia, mức đóng, thời gian tham gia BHXH được lưu giữ tập trung. Khi cần, doanh nghiệp có thể trích xuất báo cáo, thống kê nhanh chóng để phục vụ quản trị nội bộ hoặc khi cơ quan nhà nước kiểm tra.
Một số phần mềm kê khai BHXH phổ biến
Hiện nay, cơ quan BHXH Việt Nam đã công nhận và cho phép sử dụng nhiều phần mềm kê khai BHXH (i-VAN). Tùy vào quy mô, ngân sách và nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp:
- eBHXH (Thái Sơn)
Đây là một trong những phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Ưu điểm là cập nhật nhanh các biểu mẫu, thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. - VNPT BHXH
Do Tập đoàn VNPT phát triển, phần mềm này tích hợp tốt với chữ ký số và có khả năng kết nối trực tiếp với Cổng dịch vụ công. Đây là lựa chọn phù hợp với các đơn vị cần sự ổn định và bảo mật cao. - EFY BHXH
Điểm mạnh của EFY là khả năng cập nhật biểu mẫu mới rất nhanh chóng và có nhiều tiện ích hỗ trợ doanh nghiệp lập báo cáo định kỳ. - TS24 iBHXH
Phần mềm này phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn, có nhu cầu quản trị nhân sự đa dạng. TS24 còn có khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán – thuế, tạo nên hệ sinh thái quản trị đồng bộ. - iVAN – BHXH Việt Nam
Đây là kênh giao dịch điện tử chính thức, trực tiếp của cơ quan BHXH Việt Nam, bảo đảm tính pháp lý cao nhất và thường được các doanh nghiệp lớn, đơn vị nhà nước lựa chọn.
Doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí: quy mô nhân sự, chi phí triển khai, mức độ hỗ trợ kỹ thuật để chọn phần mềm phù hợp, tránh tình trạng mua giải pháp quá phức tạp so với nhu cầu thực tế.
Xem thêm:Thủ đăng đăng ký BHXH cho Công ty mới thành lập
Quy trình sử dụng phần mềm kê khai BHXH
Để thực hiện kê khai qua phần mềm, doanh nghiệp thường phải trải qua 6 bước cơ bản:
- Đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH: Doanh nghiệp cần làm thủ tục đăng ký để được cấp quyền sử dụng hệ thống giao dịch điện tử. Đây là bước bắt buộc trước khi sử dụng phần mềm.
- Cài đặt phần mềm kê khai: Sau khi được cấp quyền, doanh nghiệp lựa chọn một trong các phần mềm i-VAN được BHXH Việt Nam công nhận, tiến hành cài đặt và cấu hình trên máy tính.
- Đăng nhập bằng tài khoản và chữ ký số hợp lệ: Doanh nghiệp sử dụng mã số đơn vị đã đăng ký, cùng chữ ký số đã khai báo với BHXH, để đăng nhập và xác thực.
- Kê khai dữ liệu nhân sự theo biểu mẫu điện tử: Căn cứ theo tình hình thực tế (tăng mới lao động, báo giảm, điều chỉnh lương…), doanh nghiệp nhập dữ liệu vào phần mềm theo biểu mẫu chuẩn.
- Ký số và gửi hồ sơ trực tuyến: Sau khi hoàn tất kê khai, doanh nghiệp dùng chữ ký số để xác nhận và nộp hồ sơ trực tuyến. Hệ thống sẽ ghi nhận thời gian nộp và chuyển hồ sơ đến cơ quan BHXH.
- Theo dõi kết quả xử lý: Trên phần mềm, doanh nghiệp có thể kiểm tra tình trạng hồ sơ. Nếu bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp chỉnh sửa, ký lại và gửi ngay trên hệ thống mà không phải đi lại nhiều lần.
Lưu ý pháp lý khi sử dụng phần mềm kê khai BHXH
Để bảo đảm giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Chỉ sử dụng phần mềm được BHXH Việt Nam công nhận trong danh sách i-VAN chính thức.
- Chữ ký số phải hợp lệ, đã đăng ký với cơ quan BHXH; việc dùng chữ ký số không hợp lệ có thể khiến hồ sơ bị từ chối.
- Khai báo chính xác, trung thực: nếu kê khai sai, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Lưu trữ biên lai điện tử và hồ sơ đã nộp để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra khi có yêu cầu.
- Kê khai kịp thời khi có biến động nhân sự: tránh tình trạng nộp trễ, gây gián đoạn quyền lợi bảo hiểm của người lao động và dẫn đến rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Có thể thấy, phần mềm kê khai BHXH là công cụ bắt buộc và cần thiết cho mọi doanh nghiệp trong năm 2025. Việc sử dụng phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ pháp luật, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, giảm chi phí và thời gian thực hiện thủ tục hành chính.
Xem thêm: Phí BHXH doanh nghiệp
Nếu Quý doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình kê khai hoặc chưa lựa chọn được phần mềm phù hợp, hãy liên hệ với Luật An Khang để được tư vấn, hỗ trợ chi tiết và đồng hành trong suốt quá trình triển khai.
