Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho công ty mới thành lập: Doanh nghiệp cần biết gì?

Doanh nghiệp mới thành lập thường phải đối mặt với hàng loạt thủ tục hành chính rườm rà, trong đó đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu là một trong những yêu cầu bắt buộc nhưng lại khiến nhiều công ty bối rối. Không nắm rõ quy định, không biết bắt đầu từ đâu, hay đơn giản là chậm nộp hồ sơ, đều có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng quyền lợi của người lao động. Nếu bạn cũng đang loay hoay không biết làm sao cho đúng, đừng bỏ qua bài viết sau của Luật và Kế toán An Khang – nơi sẽ giúp bạn tháo gỡ toàn bộ thắc mắc, hướng dẫn chi tiết từ A-Z thủ tục này.

Công ty mới thành lập có bắt buộc đóng BHXH không?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp sử dụng lao động theo hợp đồng lao động bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động. Điều này đồng nghĩa với việc công ty mới thành lập có bắt buộc đóng BHXH ngay khi ký hợp đồng lao động với người lao động thuộc diện tham gia.

Tại sao công ty phải đóng BHXH? 

Doanh nghiệp đóng BHXH nhằm:

• Thực hiện trách nhiệm pháp lý theo quy định;
• Bảo vệ quyền lợi người lao động khi xảy ra các sự kiện: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất;
• Tạo sự ổn định và gắn bó với người lao động lâu dài.

Người lao động là đối tượng được hưởng các quyền lợi từ BHXH. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ là người đứng tên đăng ký mã đơn vị BHXH và trực tiếp thực hiện nghĩa vụ đóng.

Thời điểm nào phải thực hiện đăng ký BHXH lần đầu?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 28 Luật bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký tham gia BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc.

Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp mới gồm những gì?

• Tờ khai TK3-TS: Dùng khi doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH lần đầu, để cấp mã đơn vị.

• Danh sách lao động D02-TS: Kê khai những người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp.

• Bảng kê D01-TS: Tổng hợp hồ sơ doanh nghiệp, làm căn cứ truy thu nếu khai báo tăng muộn.

• Tờ khai TK1-TS: Áp dụng cho lao động chưa có mã số BHXH.

• Hợp đồng lao động: Giữa doanh nghiệp và người lao động.

• Bản sao CMND/CCCD và sổ hộ khẩu của người lao động.

 Hình thức nộp hồ sơ:

• Hồ sơ giấy: Doanh nghiệp thông báo cơ quan BHXH hoặc bưu chính đến nhận trực tiếp tại trụ sở.

• Hồ sơ điện tử: Gửi dữ liệu qua Internet cho cơ quan BHXH.

• Nếu doanh nghiệp đăng ký giao dịch điện tử, thực hiện theo quy định của BHXH Việt Nam.

Nơi nộp hồ sơ:

• Cơ quan thực hiện: Cơ quan BHXH cấp huyện, cấp tỉnh 

• Trụ sở chính đặt ở tỉnh nào thì nộp BHXH theo phân cấp quản lý tại tỉnh đó.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu như thế nào?

Bước 1: Đăng ký cấp mã đơn vị BHXH

Doanh nghiệp có thể đăng ký mã đơn vị theo hai hình thức:

• Hình thức 1: Thực hiện trên phần mềm kê khai BHXH điện tử (như VNPT, Viettel, BKAV…) và sử dụng chữ ký số để ký xác nhận.
• Hình thức 2: Truy cập Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ:
  https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, điền thông tin đăng ký và theo dõi kết quả xử lý hồ sơ trực tuyến.

Thời gian xử lý: Tối đa 7 ngày làm việc. Trong thực tế, thời gian xử lý thường chỉ từ 1–2 ngày.

Lưu ý: Ở một số địa phương, sau khi nộp hồ sơ điện tử, doanh nghiệp vẫn cần nộp hồ sơ bản giấy gồm:

• Tờ khai TK3-TS
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD)

Bước 2: Thực hiện báo tăng lao động

Sau khi được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp tiến hành khai báo người lao động tham gia BHXH bằng một trong các cách sau:

• Qua phần mềm kê khai điện tử
• Trên Cổng thông tin BHXH Việt Nam
• Hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi quản lý

Sau khi hoàn tất việc đóng tiền BHXH cho người lao động, cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH và thẻ BHYT trong vòng 5 ngày làm việc.

Trường hợp nộp hồ sơ giấy: Doanh nghiệp có thể nộp gộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị và báo tăng lao động trong cùng một lần. Khi đó, cần bổ sung bản sao CMND/CCCD của người lao động.

Mức đóng BHXH cho công ty mới thành lập 2025 là bao nhiêu?

• Đối với người lao động khác: 17% tiền lương hàng tháng (3% ốm đau & thai sản, 14% hưu trí & tử tuất)
• Đối với người công tác trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân: 22% tiền lương hàng tháng vào quỹ hưu trí và tử tuất 

Xem thêm: Tiền đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên có được xem là chi phí hợp lý của công ty không?

Doanh nghiệp vi phạm thời hạn đăng ký BHXH có bị phạt không?

Doanh nghiệp trốn đóng bảo hiểm xã hội sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu nghiêm trọng hơn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Căn cứ theo điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt 50.000.000 đồng – 70.000.000 đồng đối với hành vi trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.

Nếu chậm đóng hoặc đóng không đúng mức bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải là trốn đóng, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt 12% – 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm bị xử phạt vi phạm hành chính nhưng không quá 75.000.000 đồng 

Đăng ký bảo hiểm xã hội cho công ty mới thành lập không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.