Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu: Hướng dẫn đầy đủ từ A-Z dành cho doanh nghiệp và cá nhân

Trong thời buổi pháp lý ngày càng được siết chặt, việc không đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động hoặc cá nhân tự nguyện có thể khiến bạn phải đối mặt với những rủi ro pháp lý, chi phí phạt và mất uy tín. Vậy nên, nếu bạn là chủ doanh nghiệp mới, người lao động mới vào làm hoặc cá nhân muốn tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện, thì bài viết dưới đây của Luật và Kế toán An Khang là tất cả những gì bạn cần. Hãy tiếp tục đọc để tránh những sai sót không đáng có!

 Bảo hiểm xã hội là gì? 

Theo khoản 1 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, bảo hiểm xã hội là cơ chế hỗ trợ người lao động bằng cách chi trả một phần thu nhập khi họ gặp phải các rủi ro như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ hưu hoặc tử vong, dựa trên khoản đóng góp vào quỹ bảo hiểm xã hội.

 Loại hình & các chế độ bảo hiểm xã hội hiện nay.

Đến năm 2024, luật BHXH mới đã bổ sung thêm 2 loại hình và thay đổi nội dung của các loại hình bảo hiểm nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động

Theo Điều 4 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, bảo hiểm xã hội gồm 5 loại hình 

• Trợ cấp hưu trí xã hội 
• Bảo hiểm xã hội bắt buộc 
• Bảo hiểm xã hội tự nguyện 
• Bảo hiểm thất nghiệp 
• Bảo hiểm hưu trí bổ sung 

Đối tượng nào cần đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu?

Theo Điều 2 Luật BHXH 2024, đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc bao gồm:

Nhóm 1: Người lao động là công dân Việt Nam

Nhóm 2: Người lao động là công dân nước ngoài

Nhóm 3: Người sử dụng lao động bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập; cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và tổ chức cơ yếu; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động

Lưu ý Cá nhân không làm việc cho tổ chức (lao động tự do, nội trợ, người kinh doanh nhỏ…) có thể đăng ký bảo hiểm xa hội tự nguyện lần đầu cho cá nhân, để được bảo vệ quyền lợi về hưu trí và tử tuất sau này.

Mức đóng & trách nhiệm của các bên khi tham gia bảo hiểm xã hội

Xem thêm: Cập nhật tỷ lệ đóng BHXH từ 1/7/2025 cho người lao động và doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xa hội lần đầu lần đầu gồm những gì?

Đối với người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc:

• Cần nộp tờ khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội theo mẫu TK1-TS.

Đối với người đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài theo hợp đồng:

• Cần nộp tờ khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin (mẫu TK1-TS).
• Kèm theo hợp đồng lao động có thời hạn làm việc ở nước ngoài, hoặc hợp đồng đã được gia hạn kèm văn bản gia hạn, hoặc hợp đồng lao động mới ký tại quốc gia tiếp nhận lao động theo đúng nội dung hợp đồng đã ký.

Đối với đơn vị sử dụng lao động:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (mẫu TK3- TS)
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội (mẫu D02-LT)
• Bản sao văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến điều chỉnh thông tin của đơn vị (nếu có)
• 1 bản sao và 1 bản chính Hồ sơ của người lao động 

Trình tự đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu 

Bước 1: Lập, nộp hồ sơ 

• Người lao động: nộp hồ sơ cho đơn vị quản lý 
• Người Việt Nam lao động tại nước ngoài: nộp hồ sơ và đóng tiền cho đơn vị quản lý hoặc cho cơ quan BHXH nơi thường trú của người lao động trước khi đi làm việc tại nước ngoài 

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy trình 

Bước 3: Tiếp nhận kết quả xử lý

Hình thức nộp

Cách 1: Nộp trực tiếp 

Cách 2: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc tổ chức I-VAN

Cách 3: Nộp qua dịch vụ bưu chính 

Thời hạn giải quyết: 10 ngày 

Xem thêm: Tiền đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên có được xem là chi phí hợp lý của công ty không?

Qua bài viết này, Luật và Kế toán An Khang hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ về đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu từ góc độ pháp lý lẫn thực tế: từ hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu gồm những gì, thủ tục đăng ký BHXH cho người lao động mới, đến cách đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng và cả đăng ký BHXH tự nguyện lần đầu cho cá nhân.