Hướng dẫn xử lý khi đăng ký doanh nghiệp thực hiện không đúng quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục

Theo Điều 63 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc xử lý các trường hợp đăng ký doanh nghiệp không đúng quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục được quy định chặt chẽ. Bài viết sau đây sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp lý và hướng dẫn cụ thể.

Căn cứ pháp lý

Căn cứ Điều 63 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định rõ các trường hợp xử lý khi việc đăng ký doanh nghiệp không đúng quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo đảm tính minh bạch, đồng thời ràng buộc trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh cũng như của doanh nghiệp.

Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện không đúng quy định

Trong một số trường hợp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thể thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp không đúng hồ sơ, trình tự, thủ tục. Khi đó:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo cho doanh nghiệp.
• Đồng thời, có trách nhiệm thực hiện lại thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.
• Cơ quan này chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc làm sai và việc khắc phục sai sót.

Quy định này khẳng định tính chịu trách nhiệm hành chính của cơ quan quản lý, tránh trường hợp sai sót gây ảnh hưởng quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

Xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không trung thực, không chính xác

Trường hợp hồ sơ doanh nghiệp kê khai không trung thực, không chính xác, Điều 63 đã có quy định chi tiết theo từng tình huống:

3.1. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện

• Nếu hồ sơ thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc thông báo lập địa điểm kinh doanh có kê khai sai sự thật, thì:
  • Giấy chứng nhận đăng ký được cấp từ hồ sơ đó sẽ không có hiệu lực.
  • Thông tin này sẽ được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
  • Đồng thời, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo cho cơ quan thuế và cơ quan có thẩm quyền để phối hợp xử lý.
• Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ mới trong vòng 30 ngày kể từ ngày có thông báo để được xem xét cấp giấy chứng nhận hợp lệ.
• Nếu không nộp, doanh nghiệp phải báo cáo theo khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

3.2. Hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp

• Nếu nội dung thay đổi kê khai không trung thực, không chính xác thì:
  • Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi, Giấy xác nhận thay đổi được cấp trên cơ sở hồ sơ sai lệch sẽ không còn hiệu lực.
  • Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ căn cứ vào hồ sơ hợp lệ liền kề trước đó để công nhận tình trạng pháp lý của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có thể gộp các nội dung thay đổi hợp pháp trong một bộ hồ sơ mới để được cấp giấy đăng ký thay đổi hợp lệ.

3.3. Trường hợp liên quan nhiều cơ quan đăng ký kinh doanh

Nếu sai sót liên quan đến nhiều cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thì cơ quan nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ chịu trách nhiệm xử lý. Sau đó, phải thông báo kết quả đến các cơ quan liên quan, đặc biệt là cơ quan thuế để cập nhật và quản lý theo đúng quy định.

Trách nhiệm phối hợp và tính ràng buộc pháp lý

Điều 63 cũng nhấn mạnh:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có nghĩa vụ thông báo và phối hợp với cơ quan thuế cùng các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi phát hiện hồ sơ sai sự thật.
• Việc công bố công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tạo ra tính ràng buộc pháp lý, đồng thời giúp minh bạch thông tin để xã hội giám sát.

Đây là cơ chế quan trọng để ngăn chặn tình trạng lợi dụng việc kê khai sai nhằm trục lợi hoặc che giấu thông tin bất hợp pháp.

Ý nghĩa thực tiễn của quy định

Quy định tại Điều 63 mang ý nghĩa lớn:

• Đối với cơ quan quản lý: bảo đảm nguyên tắc minh bạch, trách nhiệm, tránh sai sót trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
• Đối với doanh nghiệp: buộc phải kê khai trung thực, chính xác ngay từ đầu, nếu không sẽ đối diện với rủi ro bị vô hiệu hóa giấy chứng nhận và các hệ quả pháp lý liên quan.
• Đối với xã hội: tạo niềm tin vào môi trường kinh doanh, thúc đẩy sự công bằng và kỷ luật trong hoạt động đăng ký doanh nghiệp.

Kết luận

Từ những phân tích trên có thể thấy, xử lý đăng ký doanh nghiệp không đúng quy định theo Điều 63 Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã được thiết kế rất chặt chẽ, đảm bảo cả hai yếu tố: trách nhiệm quản lý nhà nước và nghĩa vụ trung thực của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần hết sức lưu ý để hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hay thông báo thay đổi luôn trung thực, chính xác. Đồng thời, nếu có sai sót, cần khẩn trương khắc phục trong thời hạn luật định, tránh bị vô hiệu hóa giấy chứng nhận hoặc bị xử lý nghiêm theo quy định.