Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp bắt buộc phải có văn bản ủy quyền khi nào?
Bạn đọc hỏi:
Anh Trung (Hà Nội) gửi câu hỏi: “Tôi chuẩn bị thành lập công ty, nhưng do bận công tác nên muốn ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Xin hỏi từ ngày 01/7/2025, khi nào bắt buộc phải có văn bản ủy quyền đăng ký doanh nghiệp và cần chuẩn bị những giấy tờ gì?”
Luật An Khang trả lời:
Cảm ơn anh Trung đã gửi câu hỏi. Vấn đề anh quan tâm đã được quy định cụ thể tại Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Từ ngày 01/7/2025, quy định này chính thức có hiệu lực, trong đó xác định rõ những trường hợp phải có văn bản ủy quyền hoặc giấy tờ kèm theo khi người khác thay mặt thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Nếu người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (ví dụ: chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên công ty, cổ đông sáng lập) ủy quyền cho một cá nhân khác đi nộp hồ sơ, thì hồ sơ phải kèm theo văn bản ủy quyền đăng ký doanh nghiệp.
- Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Tuy nhiên, người ủy quyền và người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của nội dung ủy quyền.
Ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Nếu ủy quyền cho một tổ chức (ví dụ: công ty luật, văn phòng dịch vụ pháp lý, tổ chức tư vấn đầu tư) thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có:
- Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức đó;
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức cho cá nhân trực tiếp đi nộp hồ sơ.
Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch, giúp cơ quan đăng ký kinh doanh xác định rõ ai là người được tổ chức cử đi thực hiện.
Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích
Trong trường hợp lựa chọn gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích, nhân viên bưu điện khi tiếp nhận hồ sơ sẽ phải nộp:
- Bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu của doanh nghiệp bưu chính công ích;
- Phiếu này phải có chữ ký xác nhận của cả nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Ủy quyền cho đơn vị bưu chính không phải công ích
Nếu doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ bưu chính không phải công ích, thì việc ủy quyền được thực hiện giống như ủy quyền cho tổ chức ở mục 2 nêu trên (hợp đồng ủy quyền, giấy giới thiệu hoặc phân công nhiệm vụ).
Trách nhiệm và xác thực điện tử
Dù ủy quyền cho cá nhân, tổ chức hay đơn vị bưu chính, người ủy quyền và người được ủy quyền đều có trách nhiệm xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp hệ thống xác thực điện tử bị gián đoạn, người ủy quyền phải thực hiện xác thực bổ sung sau khi được cấp đăng ký.
- Nếu người ủy quyền không xác nhận hoặc phủ nhận việc ủy quyền, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ phải kèm theo bản sao Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ của người ủy quyền.
Ví dụ minh họa thực tế
Giả sử anh Trung muốn thành lập công ty nhưng bận đi công tác nước ngoài. Anh Nam có thể:
- Ủy quyền cho em trai đi nộp hồ sơ: hồ sơ phải có văn bản ủy quyền (không cần công chứng).
- Ủy quyền cho một công ty luật: hồ sơ phải có hợp đồng ủy quyền + giấy giới thiệu của công ty luật cho luật sư trực tiếp nộp.
- Gửi qua bưu điện công ích: cần có phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận của bưu tá và anh Nam.
Như vậy, tùy vào hình thức ủy quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng giấy tờ theo quy định, tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Kết luận
Từ 01/7/2025, khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thông qua người khác, bắt buộc phải có văn bản ủy quyền đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương ứng theo từng trường hợp: cá nhân, tổ chức, bưu chính công ích hay bưu chính thường.
Luật An Khang khuyến nghị doanh nghiệp và cá nhân chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, đồng thời thực hiện xác thực điện tử đúng quy định để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng, tránh phát sinh rủi ro pháp lý.
