Khi thành lập doanh nghiệp, việc lựa chọn địa chỉ trụ sở chính công ty là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý, quản lý thuế và uy tín của doanh nghiệp. Không ít doanh nghiệp bị xử phạt, khóa mã số thuế hoặc gặp khó khăn khi giao dịch do đăng ký sai địa chỉ hoặc không kịp thời thay đổi khi chuyển trụ sở. Để tránh rủi ro, bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ giúp bạn hiểu rõ về trụ sở chính, công thức địa chỉ trụ sở chính, các quy định pháp lý cần tuân thủ, cách xác định và kiểm tra địa chỉ trụ sở hợp lệ.
Trụ sở chính công ty là gì?
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc chính thức, được xác định theo đơn vị hành chính gồm số nhà, đường/phố, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Trụ sở chính phải có số điện thoại, fax và thư điện tử (nếu có). Đây cũng là nơi doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ, tiếp nhận văn bản pháp lý và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Ví dụ: Công ty TNHH ABC có trụ sở chính tại “Số 15, Đường Trần Hưng Đạo, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội” – địa chỉ này đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật.
Xem thêm: Quy định địa chỉ công ty mới nhất 2025: Doanh nghiệp cần lưu ý gì để không bị phạt?
Công thức địa chỉ trụ sở chính
Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định công thức địa chỉ trụ sở chính gồm:
Số nhà + Đường/phố + Xã/Phường + Quận/Huyện + Tỉnh/Thành phố.
Tùy vào đặc điểm địa điểm đặt trụ sở, doanh nghiệp có thể ghi địa chỉ theo một số cách sau:
- Nếu là nhà riêng có số nhà rõ ràng, có thể ghi: 123 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 8, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.”
- Nếu đặt tại tòa nhà văn phòng, có thể ghi: Tầng 10, Tòa nhà Hoa Sen, số 25, phố Láng Hạ, phường Thành Công, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.”
- Nếu địa chỉ không có số nhà cụ thể, có thể ghi: “Thôn Phú Xuyên, xã Minh Tân, huyện Phú Xuyên, thành phố Hà Nội, Việt Nam.”
Một số lưu ý và quy định thực thi
a) Trụ sở chính không bắt buộc trùng với địa điểm kinh doanh
Điểm a khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cho phép doanh nghiệp đặt địa điểm kinh doanh khác với trụ sở chính, nhưng phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu không thông báo, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 20-30 triệu đồng theo điểm a khoản 1 Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Ví dụ: Công ty TNHH XYZ có trụ sở chính tại Hà Nội nhưng mở địa điểm kinh doanh ở Đà Nẵng. Điều này hợp pháp nếu doanh nghiệp thông báo theo quy định.
b) Doanh nghiệp bắt buộc gắn tên tại trụ sở chính
Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp gắn tên tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm kinh doanh. Tên tiếng nước ngoài phải in nhỏ hơn tên tiếng Việt. Vi phạm quy định này có thể bị phạt từ 30-50 triệu đồng.
Ví dụ: Một công ty có treo biển hiệu chỉ ghi tên viết tắt bằng tiếng Anh, bỏ tên tiếng Việt, sẽ bị xử phạt theo quy định.
c) Lưu trữ hồ sơ và niêm yết thông tin
Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ điều lệ, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, danh sách cổ đông/thành viên và chứng từ kế toán tại trụ sở chính. Theo Điều 110, khi có sự kiện bất thường như phong tỏa tài khoản, thay đổi nhân sự quản lý…, doanh nghiệp phải niêm yết công khai tại trụ sở chính trong 36 giờ.
Ví dụ: Nếu công ty bị phong tỏa tài khoản ngân hàng nhưng không niêm yết thông tin tại trụ sở, sẽ bị xử lý theo quy định về minh bạch thông tin doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký
Điều 41 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định: “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp mà qua công tác kiểm tra, xác minh của Cơ quan quản lý thuế và các đơn vị có liên quan không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký. Khi đó, doanh nghiệp không thể thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh cho đến khi khôi phục trạng thái hoạt động.
Doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh 1 năm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế sẽ bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Xem thêm: Thuê địa chỉ đặt trụ sở công ty: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp
Cách kiểm tra địa chỉ trụ sở chính công ty
Để xác định địa chỉ trụ sở chính công ty, có thể tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) theo tên hoặc mã số doanh nghiệp. Đây là cách kiểm tra tính hợp pháp và thông tin cập nhật của doanh nghiệp..
Ngoài ra, khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp nên đối chiếu địa chỉ trên giấy phép đăng ký kinh doanh với địa chỉ thực tế để tránh tranh chấp.
Việc xác định và đăng ký địa chỉ trụ sở chính công ty hợp lệ theo công thức địa chỉ trụ sở chính là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và ổn định. Hãy liên hệ ngay hotline 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thủ tục nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi thủ tục pháp lý, giúp bạn an tâm phát triển kinh doanh bền vững.
