Trong hoạt động kinh doanh, mẫu dấu là “chữ ký pháp lý” không thể thiếu để xác nhận tính pháp lý của hợp đồng, hóa đơn và nhiều giấy tờ quan trọng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng khi thực hiện đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế, dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc bị xử phạt hành chính. Đừng để doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro pháp lý chỉ vì thủ tục này! Hãy cùng Luật An Khang tìm hiểu hướng dẫn đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế một cách đầy đủ, chính xác và đúng quy định pháp luật.
Các căn cứ pháp lý về đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế
Theo quy định hiện hành, việc quản lý và sử dụng con dấu được điều chỉnh bởi:
- Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung năm 2025 (Điều 43) – Quy định quyền quyết định về hình thức, nội dung, số lượng và việc quản lý mẫu dấu.
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP – Quy định chi tiết về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư 105/2020/TT-BTC – Hướng dẫn về đăng ký thuế và thông báo mẫu dấu với cơ quan thuế.
- Luật Quản lý thuế 2019 – Quy định về quyền, nghĩa vụ của người nộp thuế khi thực hiện đăng ký, thông báo thông tin liên quan.
Điều kiện để đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế
Trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép hoạt động đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
- Mẫu dấu được thiết kế theo quy định: Có thể là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác, nhưng phải đảm bảo nội dung rõ ràng, không trùng lặp với cơ quan nhà nước hoặc tổ chức khác.
- Có thông tin đăng ký thuế đầy đủ để thực hiện thông báo mẫu dấu trực tuyến qua Cổng thông tin của cơ quan thuế.
Xem thêm: Những quy định về con dấu doanh nghiệp
Thủ tục đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế
1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu
Theo Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, hồ sơ thông báo mẫu dấu bao gồm:
- Văn bản thông báo mẫu dấu (theo mẫu của cơ quan thuế).
- Hình ảnh mẫu dấu dự kiến sử dụng.
- Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ (nếu ủy quyền cho đơn vị tư vấn).
Ví dụ: Công ty TNHH ABC mới thành lập tại Hà Nội, sau khi khắc dấu, doanh nghiệp lập Thông báo mẫu dấu, in kèm hình dấu, ký và đóng dấu vào văn bản để nộp cho Chi cục Thuế.
2. Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu
Có hai cách thực hiện:
- Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử, tải mẫu dấu và thông báo lên hệ thống.
- Nộp trực tiếp: Đến bộ phận một cửa của Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
3. Thời gian xử lý hồ sơ
Theo Thông tư 105/2020/TT-BTC, trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ cập nhật thông tin mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia và cấp giấy xác nhận thông báo mẫu dấu.
Lưu ý quan trọng khi đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế
- Không sử dụng mẫu dấu trước khi thông báo với cơ quan thuế, tránh bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (phạt từ 1–5 triệu đồng).
- Hình ảnh mẫu dấu phải rõ nét, không bị nhòe, mờ.
- Nộp hồ sơ sớm ngay sau khi khắc dấu để tránh ảnh hưởng đến việc ký kết hợp đồng hoặc phát hành hóa đơn.
Một số tình huống thực tế về đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế
Tình huống 1: Công ty X nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu nhưng hình ảnh mẫu dấu bị mờ → Cơ quan thuế từ chối và yêu cầu nộp lại.
Tình huống 2: Doanh nghiệp Y ký hợp đồng trước khi thông báo mẫu dấu → Hợp đồng có nguy cơ bị đối tác từ chối vì thiếu tính pháp lý.
Câu hỏi thường gặp về đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế
- Có bắt buộc đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế không?
Có. Doanh nghiệp cần thông báo mẫu dấu cho cơ quan thuế trước khi sử dụng để đảm bảo tính pháp lý của các văn bản, hợp đồng. - Có thể thay đổi mẫu dấu sau khi đã thông báo không?
Có. Doanh nghiệp được quyền thay đổi mẫu dấu nhưng phải thực hiện thủ tục thông báo lại với cơ quan thuế. - Thời gian đăng ký mẫu dấu là bao lâu?
Thông thường, thời gian đăng ký mẫu dấu chỉ mất 1 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. - Có thể đăng ký mẫu dấu online không?
Có. Doanh nghiệp có thể đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để tiết kiệm thời gian, chi phí.
Xem thêm: Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp: Những điều bạn cần biết để tránh rủi ro pháp lý
Kết luận
Việc đăng ký mẫu dấu với cơ quan thuế là bước thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro khi ký kết hợp đồng, phát hành hóa đơn. Hy vọng hướng dẫn trên đã giúp bạn nắm rõ quy trình, hồ sơ và lưu ý quan trọng. Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ngay Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được giải đáp và hỗ trợ một cách tốt nhất!
