Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp: Những điều bạn cần biết để tránh rủi ro pháp lý
Khi thành lập, doanh nghiệp sẽ có con dấu chính thức để đóng trên các giấy tờ quan trọng. Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy, trách nhiệm, quản lý và sử dụng con dấu được quy định như thế nào? Cùng Luật và Kế Toán An Khang tìm hiểu rõ hơn thông qua bài viết dưới đây.
Khái niệm và vai trò của con dấu doanh nghiệp
Định nghĩa con dấu doanh nghiệp
Con dấu doanh nghiệp không chỉ là biểu tượng của sự chính thức mà còn đóng vai trò quan trọng trong quản lý, bảo vệ quyền lợi và đồng thời là công cụ để xác nhận các giao dịch pháp lý.
Trước tiên con dấu được hiểu là một hình thức kí hiệu đặc biệt, dùng để phân biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác hay cá nhân này với cá nhân khác một cách đơn giản, rõ ràng và đặc biệt là có độ chính xác cao.
Nhiệm vụ chính của con dấu là để không xảy ra sự trùng lặp giữa các doanh nghiệp và có thể giúp phân biệt giữa doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác. Con dấu doanh nghiệp vừa thể hiện giá trị của doanh nghiệp để khách hàng có thể đặt niềm tin với doanh nghiệp.
Các loại con dấu doanh nghiệp
Con dấu tròn doanh nghiệp
Con dấu tròn doanh nghiệp giúp thể hiện về năng lực pháp lý cho một công ty, một doanh nghiệp. Thường thì để dùng con dấu này hợp pháp, đòi hỏi doanh nghiệp cần đăng ký cùng cơ quan chức năng có thẩm quyền và được cấp phép sử dụng.
Trên con dấu này đòi hỏi cần phải có một số thông tin quan trọng đó là: Tên đầy đủ của doanh nghiệp (là tên ở giấy tờ đăng ký kinh doanh); Thông tin mã số thuế doanh nghiệp cùng với Địa chỉ đăng ký của doanh nghiệp ấy.
Con dấu tên
Đây chính là con dấu được dùng phổ biến trong cuộc sống hiện nay. Nó được đánh giá phù hợp cho cá nhân dù hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào. Bên cạnh đó thì mẫu con dấu này còn đi kèm những chức danh, chức vụ cùng ngành nghề hoạt động. Một số cá nhân hay dùng con dấu tên đó là: Bác sĩ; Giáo viên, Giảng viên trong trường học hay Giám đốc…
Dùng con dấu tên cũng được xem là cách nhằm thể hiện về chức danh cũng như giá trị pháp lý cá nhân. Qua đó tạo dựng sự chuyên nghiệp để mang lại nhiều lợi ích trong công việc, trong cuộc sống. Do vậy đây được xem chính là một công cụ hỗ trợ đắc lực của nhiều người.
Con dấu chữ ký
Trong số các loại con dấu trong doanh nghiệp thì con dấu này cũng được dùng phổ biến. Nó cũng tương tự như con dấu tên, được dùng nhằm thay thế chữ ký tay. Thường thì con dấu chữ ký hay đi kèm với con dấu tên, giúp cho việc ký kết văn bản, giấy tờ diễn ra suôn sẻ.
Nếu đặc thù bạn cần ký nhiều giấy tờ văn bản như là bằng khen, giấy khen, hợp đồng… Vậy thì đây chính là công cụ quan trọng và hữu ích, giúp tiết kiệm thời gian và mang đến hiệu quả trong công việc.
Con dấu logo
Tiếp tục trong các loại con dấu trong doanh nghiệp thì chúng ta cũng sẽ nghe nói đến con dấu logo. Nhu cầu sử dụng con dấu này hiện nay khá đa dạng, các hình dáng thiết kế cùng nội dung đều được chính khách hàng tự quyết định. Nó không hề tuân theo bất cứ một quy chuẩn nào.
Chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp một số con dấu logo như là: Dấu logo thương hiệu kèm tên thương hiệu; Dấu logo dành cho giáo viên ở trường học; Dấu logo của tổ chức hay cá nhân khác. Con dấu logo này thường được dùng để đóng lên các bưu thiếp, hóa đơn, sản phẩm… Nó giúp cho đối tác cùng khách hàng nhận diện về thương hiệu.
Tầm quan trọng của con dấu trong hoạt động của doanh nghiệp
- Thể hiện tính chuyên nghiệp: Con dấu công ty là biểu tượng của tính chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Khi giao dịch hoặc tài liệu có dấu con dấu, nó tạo ra ấn tượng tích cực và thể hiện rằng công ty hoạt động một cách đáng tin cậy.
- Sử dụng trong giao dịch nội bộ và ngoại bộ: Con dấu công ty không chỉ được sử dụng trong giao dịch với bên ngoài mà còn trong các giao dịch và quyết định nội bộ của công ty. Nó có vai trò trong việc xác định tính chính thức của tài liệu và cam kết nội bộ.
- Xác minh tính hợp pháp: Con dấu công ty giúp xác minh tính hợp pháp của các tài liệu và cam kết. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các giao dịch và tài liệu đáp ứng các quy định pháp lý.
- Đại diện cho công ty trong giao dịch pháp lý: Con dấu công ty thường được sử dụng để đại diện cho công ty trong các giao dịch pháp lý. Điều này giúp xác định rõ quyền và trách nhiệm của công ty trong các thỏa thuận pháp lý.
Ý nghĩa pháp lý của con dấu
- Xác minh tính hợp pháp của tài liệu và cam kết: Con dấu công ty đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh tính hợp pháp của các tài liệu và cam kết. Khi một tài liệu hoặc thỏa thuận có dấu con dấu công ty, nó thường được coi là pháp lý và cam kết của công ty. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch và tài liệu, và nếu cần, nó có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp tranh chấp pháp lý.
- Vai trò trong xác định quyền và trách nhiệm của công ty: Con dấu công ty cũng có vai trò trong việc xác định quyền và trách nhiệm của công ty. Nó thể hiện quyền lực và ủy quyền của công ty, và có thể xác định rõ ràng ai có thẩm quyền đại diện cho công ty trong các giao dịch và cam kết. Điều này giúp tránh hiểu lầm và xác định rõ trách nhiệm của công ty trong các tình huống pháp lý.
Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Quy định về người quản lý, sử dụng con dấu
Thủ trưởng/giám đốc có trách nhiệm quản lý con dấu như sau:
Về nguyên tắc, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức kinh tế có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.
Lưu ý: Tại doanh nghiệp, thông thường con dấu được giao cho nhân viên phụ trách văn thư giữ. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thì người chủ doanh nghiệp chính là người có trách nhiệm giữ (quản lý) và sử dụng con dấu.
Chính phủ quy định con dấu của cơ quan, tổ chức Nhà nước phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Điều này có nghĩa là con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
Nhân viên văn thư giữ con dấu có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.
Hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng con dấu trên các loại văn bản, tài liệu
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Cách đóng dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Đóng dấu treo: Dấu treo là dấu được đóng trên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một phần của văn bản chính. Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản, quyết định nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan.
- Đối với các văn bản có từ 02 trang trở lên cần đóng dấu giáp lai lên tất cả các trang để thể hiện sự liền mạch của văn bản. Các trang tài liệu sắp xếp theo hình dẻ quạt, đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang. Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu. Chú ý con dấu không được đè lên nội dung của văn bản.
Trách nhiệm bảo quản, lưu giữ con dấu
Việc bảo quản và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về bảo quản và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.
Hậu quả của việc sử dụng con dấu doanh nghiệp không đúng quy định
Trách nhiệm hành chính trong việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
- Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc chữ ký của người không có thẩm quyền;
- Mượn, cho mượn con dấu, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;
- Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất con dấu đang sử dụng;
- Sử dụng trái phép con dấu mang từ nước ngoài vào Việt Nam.
Rõ ràng, việc vi phạm các quy định quản lý và sử dụng con dấu gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và phát sinh những thiệt hại không đáng có trong doanh nghiệp.
Trách nhiệm hình sự của cá nhân liên quan
Từ Bộ luật Hình sự năm 1985 đến Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017) đều có quy định các tội danh liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó, các cá nhân của doanh nghiệp làm giả, sử dụng con dấu giả, chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy con dấu sẽ phải chịu trách nhiệm hình sự đối với các hành vi liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp.
Trên thực tế, người thực hiện chiếm đoạt con dấu thường không nhận biết được mức độ nghiêm trọng của hành vi. Tội phạm này thường xuất phát từ những mâu thuẫn, tranh chấp giữa những người, nhóm người có quyền quản lý, sử dụng con dấu. Cùng với trách nhiệm cá nhân thì doanh nghiệp cũng phải chịu thiệt hại do hành vi chiếm giữ con dấu gây ra.
Trách nhiệm dân sự của các cá nhân, tổ chức liên quan
Khi có các hành vi vi phạm về việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp, ngoài việc phải chịu trách nhiệm về hành chính hoặc hình sự nêu trên, các cá nhân, tổ chức liên quan có thể bị áp dụng chế tài liên quan đến trách nhiệm dân sự.
Cụ thể, khi hành vi vi phạm về việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp gây các tổn hại về vật chất, tinh thần của người khác thì các cá nhân, tổ chức có liên quan phải có trách nhiệm bồi thường về các khoản liên quan theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.
Ngoài ra, vấn đề tiêu hủy con dấu là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm khi thay đổi mẫu dấu. Người quản lý của doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc quản lý và hủy con dấu cũ để tránh trách nhiệm hình sự khi có tranh chấp với doanh nghiệp.
Kết luận
Việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp đúng quy định không những giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các bước trong vận hành, quản lý mà còn tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí.
Trên đây là chia sẻ của Luật An Khang về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063 686 đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao của Luật An Khang luôn sẵn sàng, trợ giúp mọi lúc, mọi nơi.
