Dấu chức danh tổng giám đốc: Quy định pháp luật và thủ tục thực hiện mới nhất

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, dấu chức danh Tổng Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận thẩm quyền ký kết, phê duyệt văn bản. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trước câu hỏi: “Có bắt buộc phải khắc dấu chức danh không? Thủ tục thực hiện ra sao?”. Nếu bạn đang gặp những vướng mắc này, hãy cùng Luật và Kế toán An Khang tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Quy định pháp luật về dấu chức danh Tổng Giám đốc

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu (Điều 43). Đối với dấu chức danh, pháp luật không bắt buộc nhưng cho phép doanh nghiệp sử dụng để tiện quản lý và xác thực văn bản.

Ví dụ: Khi Tổng Giám đốc ký hợp đồng dịch vụ trị giá 5 tỷ đồng, việc đóng dấu chức danh giúp đối tác nhận diện rõ ràng người ký là đại diện hợp pháp.

Lưu ý pháp lý khi sử dụng dấu chức danh

• Không thay thế con dấu pháp nhân: Dấu chức danh chỉ thể hiện quyền hạn của cá nhân, không thay cho con dấu pháp nhân trong các giao dịch yêu cầu con dấu của doanh nghiệp.
• Quản lý chặt chẽ: Nên giao cho thư ký hoặc phòng hành chính quản lý và lập sổ theo dõi việc đóng dấu.
• Không lạm dụng: Chỉ đóng dấu khi thực sự cần thiết để tránh hiểu nhầm về hiệu lực pháp lý.
• Tránh vi phạm hình thức: Không sử dụng hình ảnh, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc gây nhầm lẫn với cơ quan Nhà nước.

Nội dung cần có trên dấu chức danh

Pháp luật không quy định bắt buộc nội dung, nhưng để đảm bảo tính rõ ràng, dấu chức danh Tổng Giám đốc thường gồm:

• Chức danh: “TỔNG GIÁM ĐỐC” hoặc “GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH”.

• Tên doanh nghiệp đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Mã số thuế (tùy chọn).

Thủ tục khắc dấu chức danh Tổng Giám đốc

1. Chuẩn bị thông tin

• Họ tên và chức danh Tổng Giám đốc.

• Mẫu dấu mong muốn (hình tròn, hình chữ nhật…).

• Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm Tổng Giám đốc.

2. Liên hệ cơ sở khắc dấu

Doanh nghiệp có thể chọn bất kỳ cơ sở khắc dấu hợp pháp. Sau khi hoàn thành, cơ sở sẽ bàn giao dấu và file mẫu.

3. Quản lý và sử dụng

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quy định về quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ.

Ví dụ thực tế: Công ty TNHH ABC sau khi bổ nhiệm Tổng Giám đốc mới, đã nhanh chóng khắc dấu chức danh để sử dụng trong việc ký các văn bản đối ngoại, giúp quá trình giao dịch diễn ra thuận lợi và minh bạch.

Có cần đăng ký mẫu dấu chức danh với cơ quan nhà nước?

Từ ngày 01/01/2021, theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Điều này áp dụng cho cả dấu tròn và dấu chức danh.

Khi nào nên sử dụng dấu chức danh?

• Khi ký các hợp đồng quan trọng.

• Khi ban hành quyết định nội bộ.

• Khi ký các công văn, thông báo gửi cơ quan nhà nước hoặc đối tác.

Lưu ý quan trọng: Dấu chức danh chỉ mang tính hỗ trợ, không thay thế chữ ký hoặc con dấu pháp nhân nếu văn bản yêu cầu.

Xem thêm: Một công ty có thể có bao nhiêu con dấu? Có giới hạn số lượng hay không?

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về dấu chức danh Tổng Giám đốc

1. Có bắt buộc phải khắc dấu chức danh Tổng Giám đốc không?

Không. Pháp luật không bắt buộc, nhưng khuyến khích để tăng tính xác thực và chuyên nghiệp trong giao dịch.

2. Dấu chức danh có giá trị pháp lý như con dấu doanh nghiệp không?

Không. Dấu chức danh chỉ xác nhận thẩm quyền của cá nhân, không thay thế cho con dấu pháp nhân.

3. Có thể tự thiết kế mẫu dấu chức danh được không?

Có. Doanh nghiệp được quyền tự quyết định hình thức, kích thước, màu mực và nội dung, miễn không vi phạm pháp luật.

4. Có phải đăng ký mẫu dấu chức danh với cơ quan Nhà nước không?

Không. Sau khi khắc, doanh nghiệp chỉ cần ban hành quy chế nội bộ về quản lý và sử dụng.

5. Nếu mất dấu chức danh phải làm gì?

Doanh nghiệp cần lập biên bản, thông báo nội bộ và khắc lại dấu mới. Nếu nghi ngờ dấu bị lạm dụng, nên thông báo bằng văn bản tới các đối tác để tránh rủi ro.

6. Xử lý vi phạm liên quan đến dấu chức danh

Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng dấu chức danh trái quy định, có thể bị xử phạt theo Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng tùy hành vi, kèm theo tịch thu tang vật.

Ví dụ: Một công ty sử dụng dấu chức danh Tổng Giám đốc với ký hiệu giống dấu tròn cơ quan Nhà nước có thể bị xử phạt và buộc tiêu hủy dấu.

Kết luận

Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ quy định, thủ tục và ý nghĩa của dấu chức danh Tổng Giám đốc theo pháp luật hiện hành. Việc sử dụng dấu chức danh không bắt buộc, nhưng sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ khắc dấu đúng quy định, hãy liên hệ ngay hotline 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được giải đáp nhanh chóng.