Bạn vừa thành lập doanh nghiệp nhưng vẫn bối rối chưa biết phải làm gì để sở hữu con dấu pháp lý hợp pháp? Việc chuẩn bị thủ tục khắc dấu doanh nghiệp không chỉ là bước bắt buộc mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu thực hiện sai. Chính vì vậy, bạn cần tìm hiểu quy trình chính xác, giấy tờ cần thiết, chi phí – thời gian, cũng như cách quản lý con dấu một cách bảo đảm. Hãy tiếp tục đọc bài viết này của Luật An Khang, để nắm vững “thủ tục khắc dấu doanh nghiệp” từ A–Z và tránh mọi sai sót đáng tiếc.

Quy định pháp luật hiện hành về khắc dấu doanh nghiệp 

Hiện hành không có quy định giải thích cụ thể con dấu doanh nghiệp là gì. Tuy nhiên, thực tế có thể hiểu con dấu doanh nghiệp là phương tiện sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

• Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Khoản 2 Điều 43), doanh nghiệp được quyền quyết định loại và số lượng con dấu, không còn phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như quy định trước đây. 
• Trước đây tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP có quy định cụ thể về việc thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi Nghị định 01/2021/NĐ-CP được ban hành (có hiệu lực từ ngày 04/01/2021) thì đã bãi bỏ các thủ tục liên quan đến việc thông báo mẫu dấu hay sử dụng/thay đổi/hủy mẫu dấu để phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Tóm lại, doanh nghiệp tự quản lý con dấu, không bắt buộc đăng ký mẫu dấu nữa. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.

Quy trình – thủ tục thực hiện khắc dấu doanh nghiệp 

Ví dụ cụ thể: Một cửa hàng mới thành lập muốn khắc dấu trong vòng 1–2 ngày để kịp ký hợp đồng thuê mặt bằng.
Các bước hợp lý:

• Chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN) bản photo.

• Gửi file thiết kế mẫu dấu (thường là dấu tròn có nội dung logos và mã số thuế) đến cơ sở khắc dấu.

• Cơ sở khắc dấu gia công, thường 1–2 ngày có thể nhận kết quả.

• Nhận mẫu dấu, giữ biên lai, hoàn thành thủ tục nội bộ.

Lưu ý: Luôn giữ lại bản GCN ĐKDN và biên lai khi đi khắc dấu để làm bằng chứng hợp pháp khi cần.

Xem thêm: Vai trò và ý nghĩa pháp lý của con dấu doanh nghiệp

 Hồ sơ – giấy tờ cần chuẩn bị khi tiến hành thủ tục khắc dấu doanh nghiệp 

Ví dụ: Ông Hà đại diện doanh nghiệp muốn nhờ người khác khắc dấu thay, liệu cần giấy tờ gì?

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• GCN ĐKDN;

• CCCD/CMND của người đại diện pháp luật;

• Giấy ủy quyền rõ ràng nếu nhờ người đi khắc thay;

• File thiết kế mẫu dấu (file ảnh hoặc bản vẽ).

Chú ý: Khi người khác khắc dấu thay, bắt buộc phải có giấy ủy quyền hợp pháp kèm CCCD/CMND của người nhận ủy quyền.

Chi phí và thời gian tiến hành thủ tục 

Ví dụ: Công ty B nhận báo giá khắc dấu là 300.000 ₫ — 500.000 ₫ cho con dấu tròn chuẩn, nhưng không rõ mức giá này có hợp lý không.
Chi phí thông thường:

• Dịch vụ khắc dấu tròn doanh nghiệp thường từ 300.000₫ đến 800.000₫, tùy vào vật liệu (gỗ, cao su, bột…) và thiết kế.
• Nếu nhanh, có thể mất thêm phụ phí dịch vụ khẩn.

Thời gian hoàn thành: Từ 1–3 ngày làm việc, tùy vào cơ sở thực hiện.
Lưu ý giá: Nên hỏi báo giá rõ ràng và có hoá đơn, tránh “luật rừng” nơi chặt chém doanh nghiệp mới thành lập.

Quản lý và sử dụng con dấu

Nguyên tắc quản lý: Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Quan trọng: Khi mất dấu, doanh nghiệp phải xử lý nhanh chóng, thông báo đúng thủ tục pháp lý, tránh mọi hành vi giả mạo hoặc lạm dụng con dấu cũ.

Xem thêm: Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp: Những điều bạn cần biết để tránh rủi ro pháp lý

Các loại dấu phổ biến của doanh nghiệp

• Loại dấu thường dùng:
  • Dấu tròn pháp nhân – bắt buộc;

  • Dấu chức danh (Giám đốc, KTT…) – không bắt buộc nhưng phổ biến để ký văn bản nội bộ;

  • Dấu vuông tên/ mã số thuế – dùng đơn giản, thuận tiện ghi nhận hành chính;

  • Một số ngành (y tế, giáo dục…) có thể sử dụng dấu chuyên ngành.

Lời khuyên: Lựa chọn đúng loại dấu giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp, rõ ràng trong hồ sơ, tránh nhầm lẫn và giảm rủi ro pháp lý.

KẾT LUẬN

Qua bài viết trên, bạn đã nắm được toàn diện “thủ tục khắc dấu doanh nghiệp” từ quy định pháp lý, quy trình thực hiện, giấy tờ cần chuẩn bị, chi phí–thời gian, đến quản lý và các loại dấu phổ biến. Nếu bạn muốn thực hiện nhanh, đúng chuẩn và tránh pháp lý vướng mắc, đừng ngần ngại nhấc máy lên và liên hệ ngay 0936 149 833, Luật và Kế toán An Khang sẵn sàng tư vấn chi tiết, tận tâm, giúp bạn hoàn thiện con dấu doanh nghiệp an toàn, hiệu quả.