Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp từ ngày 1/7 được quy định như thế nào theo Nghị định 168?

Trong quá trình thành lập và hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính, trong đó có việc nộp hồ sơ đăng ký tại Cơ quan đăng ký kinh doanh. Một trong những yếu tố tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng, nếu không tuân thủ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, đó chính là ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Việc xác định đúng ngôn ngữ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, là bước đi đầu tiên để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ. Vậy ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp từ ngày 1/7 được quy định như thế nào theo Nghị định 168? Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích các quy định pháp luật hiện hành, làm rõ nguyên tắc chung, các trường hợp đặc biệt và những lưu ý quan trọng về ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, giúp bạn tự tin hoàn thành thủ tục một cách chính xác nhất.

Nguyên tắc chung: Tiếng Việt là ngôn ngữ bắt buộc

Căn cứ Điều 10, nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tất cả các tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải được lập bằng tiếng Việt. Đây là nguyên tắc cốt lõi, không thể thay đổi, nhằm đảm bảo tính thống nhất, công khai và minh bạch trong quản lý nhà nước.

Cụ thể, các giấy tờ như Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập, các quyết định, nghị quyết… đều phải được soạn thảo hoàn toàn bằng tiếng Việt. Việc sử dụng tiếng Việt trong hồ sơ không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp Cơ quan đăng ký kinh doanh dễ dàng thẩm định, đối chiếu thông tin, từ đó rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Ngay cả khi doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, thì tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt cũng phải được ghi rõ ràng và ưu tiên sử dụng trong các văn bản giao dịch chính thức tại Việt Nam. Nguyên tắc này áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, không phân biệt quy mô hay thành phần vốn.

Xem thêm: Hồ sơ TLDN

Quy định đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài

Trong một số trường hợp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể bao gồm các tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài. Điển hình là các giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức nước ngoài tham gia góp vốn, hoặc các văn bản do cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài cấp.

Đối với những tài liệu này, pháp luật Việt Nam yêu cầu phải thực hiện hai bước sau để đảm bảo tính pháp lý:

• Hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có): Tài liệu do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
• Dịch thuật công chứng: Toàn bộ tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Lưu ý rằng bản dịch phải đảm bảo sự chính xác, đầy đủ và trung thực với bản gốc. Cơ quan công chứng sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch, đây là căn cứ quan trọng để Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và chấp nhận hồ sơ. Việc bỏ qua bước này có thể khiến hồ sơ bị trả lại ngay lập tức.

Các trường hợp và ví dụ thực tế cần lưu ý

Để hình dung rõ hơn về việc áp dụng quy định về ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, chúng ta có thể xem xét một số ví dụ sau:

• Hồ sơ thành lập công ty TNHH có vốn đầu tư nước ngoài: Một công ty của Nhật Bản muốn thành lập công ty con tại Việt Nam. Trong hồ sơ đăng ký, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ (bản tiếng Nhật) và hộ chiếu của người đại diện (bản tiếng Nhật) đều phải được dịch công chứng sang tiếng Việt. Các giấy tờ khác như Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty thì vẫn phải được soạn thảo bằng tiếng Việt ngay từ đầu.
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp: Một công ty cổ phần có cổ đông nước ngoài muốn chuyển đổi thành công ty TNHH. Trong hồ sơ chuyển đổi, các giấy tờ liên quan đến cổ đông nước ngoài (nếu có) phải được dịch công chứng sang tiếng Việt. Các quyết định, nghị quyết của Hội đồng quản trị về việc chuyển đổi thì phải được lập bằng tiếng Việt.
• Đăng ký thay đổi nội dung: Một doanh nghiệp có đại diện pháp luật là người nước ngoài. Khi thay đổi người đại diện, hồ sơ phải bao gồm bản sao công chứng hộ chiếu của người mới, đã được dịch sang tiếng Việt.

Những ví dụ trên cho thấy, dù trong bất kỳ trường hợp nào, nguyên tắc chung về ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đều được áp dụng một cách nhất quán.

Xem thêm: Nộp hồ sơ TLDN online

Tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định về ngôn ngữ

Việc tuân thủ đúng quy định về ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:

• Đảm bảo tính hợp pháp: Đây là yêu cầu bắt buộc để hồ sơ được coi là hợp lệ theo pháp luật Việt Nam, tránh những rủi ro pháp lý về sau.
• Rút ngắn thời gian xử lý: Khi hồ sơ được nộp đầy đủ và đúng quy cách, bao gồm cả yếu tố ngôn ngữ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ nhanh chóng xem xét và cấp Giấy chứng nhận, giúp doanh nghiệp sớm đi vào hoạt động.
• Tăng cường sự chuyên nghiệp: Việc chuẩn bị hồ sơ một cách chỉn chu, đúng quy định thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và người thực hiện thủ tục.

Xem thêm: Top 4 trường hợp hồ sơ TLDN bị từ chối

Kết luận

Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không chỉ là một chi tiết nhỏ mà là một yêu cầu pháp lý quan trọng, cần được đặc biệt lưu ý khi thực hiện các thủ tục hành chính. Bằng cách tuân thủ nguyên tắc tiếng Việt là ngôn ngữ chính, đồng thời dịch thuật công chứng các tài liệu tiếng nước ngoài, bạn có thể đảm bảo hồ sơ của mình luôn hợp lệ, giúp quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ hoặc không chắc chắn về các quy định pháp lý liên quan đến ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia. Với kinh nghiệm chuyên sâu, Kế toán và Luật An Khang cam kết sẽ giúp bạn hoàn thành mọi thủ tục một cách chính xác, nhanh chóng, loại bỏ mọi rủi ro không đáng có.

Hotline: 0936 149 833